計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理

倪偉民

信息時(shí)代到來(lái)以后，傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)前項(xiàng)目的實(shí)施需求，必須引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，開啟信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理模式。本文從項(xiàng)目需求變更與范圍管理出發(fā)，對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理展開深入分析。依據(jù)當(dāng)前項(xiàng)目管理需求變更及產(chǎn)生原因，結(jié)合啟動(dòng)過(guò)程、范圍計(jì)劃、范圍核實(shí)、范圍變更控制4項(xiàng)范圍管理內(nèi)容，提出相應(yīng)的管理控制策略。通過(guò)本文的研究可以在一定程度上提高項(xiàng)目管理水平。

近年來(lái)，我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。該項(xiàng)技術(shù)的出現(xiàn)，改變了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理方式，通過(guò)引進(jìn)新型技術(shù)，形成計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理。對(duì)于IT項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，范圍管理和需求變更均為軟件開發(fā)不可缺少的一部分，是項(xiàng)目開發(fā)成功的基石。如何利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)降低項(xiàng)目開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，合理管理管理項(xiàng)目成為了當(dāng)前首要解決問(wèn)題，本文將針對(duì)這一問(wèn)題展開探究。

一、計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理概述

集成項(xiàng)目管理指的是在規(guī)定時(shí)間范圍之內(nèi)，為了實(shí)現(xiàn)某個(gè)目標(biāo)，采用特殊方法臨時(shí)對(duì)運(yùn)行機(jī)制進(jìn)行合理組織，設(shè)置一個(gè)管理計(jì)劃方案，掌握項(xiàng)目實(shí)施情況，做好領(lǐng)導(dǎo)和控制工作，使得所有資源價(jià)值得以充分發(fā)揮。按照管理內(nèi)容的不同，可以將項(xiàng)目管理劃分為9種類型，分別是整體管理、采購(gòu)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、資源管理、成本管理、范圍管理、質(zhì)量管理、時(shí)間管理、溝通管理。

二、需求變更及產(chǎn)生原因

大部分人認(rèn)為項(xiàng)目大致的目標(biāo)與范圍確定后就成功了一大半，實(shí)際上項(xiàng)目合同書中撰寫的內(nèi)容不明確，大部分內(nèi)容都是套話，沒(méi)有具體說(shuō)明，甚至界限含糊不清。面對(duì)這種情況，為了避免項(xiàng)目實(shí)施期間客戶需求發(fā)生變化，加大項(xiàng)目進(jìn)展難度，項(xiàng)目經(jīng)理必須認(rèn)真查看項(xiàng)目合同書中的內(nèi)容，并且與用戶商定一個(gè)具體的方案，要求該方案必須讓公司和用戶都滿意。然而產(chǎn)生需求變更的原因是什么呢？接下來(lái)本文將對(duì)這一問(wèn)題進(jìn)行分析。

（一）項(xiàng)目范圍不明確

限于經(jīng)驗(yàn)或時(shí)間有限，公司的銷售人員或IT工程師在與用戶商談的時(shí)候可能留有開口，讓用戶認(rèn)為項(xiàng)目?jī)?nèi)容還有商談?dòng)嗟兀哟罅隧?xiàng)目開展難度，修改次數(shù)較多，沒(méi)有辦法確定最終方案。然而產(chǎn)生這一現(xiàn)象的主要原因在于公司初期派遣人員自身掌握的專業(yè)技術(shù)有限，他們對(duì)項(xiàng)目開發(fā)內(nèi)容沒(méi)有深入了解，造成了項(xiàng)目范圍不明確。部分派遣人員還會(huì)答應(yīng)用戶一些無(wú)法完成的條件，為后期項(xiàng)目開展埋下了隱患。

（二）用戶與項(xiàng)目組的理解不一致

項(xiàng)目合同簽訂以后，合同中的內(nèi)容不可以輕易修改，雖然用戶已經(jīng)認(rèn)定合同中的內(nèi)容，但是后期還是想修改內(nèi)容，項(xiàng)目開發(fā)結(jié)束以后，項(xiàng)目組拿著簽訂的文件與用戶進(jìn)行核對(duì)時(shí)，用戶才發(fā)現(xiàn)還有部分需求沒(méi)有得到滿足，其認(rèn)知與項(xiàng)目組的認(rèn)知存在很大差異。

（三）項(xiàng)目驗(yàn)收和后續(xù)跟蹤不完善

項(xiàng)目施工結(jié)束以后，整個(gè)項(xiàng)目還沒(méi)有徹底結(jié)束，通過(guò)項(xiàng)目驗(yàn)收以后才可以交工，并且做好后期跟蹤工作，才能夠讓用戶滿意，為今后贏得更多合作機(jī)會(huì)。通常情況下，在項(xiàng)目施工結(jié)束之前，用戶會(huì)看一下項(xiàng)目實(shí)施情況，告知項(xiàng)目負(fù)責(zé)人自身需求，針對(duì)未解決問(wèn)題進(jìn)行完善。大部分用戶認(rèn)為一旦項(xiàng)目驗(yàn)收成功以后，項(xiàng)目施工人員就不會(huì)再對(duì)自己的需求進(jìn)行修改，并且項(xiàng)目成員流動(dòng)性大，很難在后期為用戶提供修改服務(wù)，所以用戶會(huì)找很多理由不驗(yàn)收項(xiàng)目。拖了一段時(shí)間以后會(huì)提出很多意見(jiàn)，加大了項(xiàng)目進(jìn)展難度，老項(xiàng)目遲遲無(wú)法結(jié)題，很多資源壓在項(xiàng)目中，導(dǎo)致流動(dòng)資源斷裂。

三、范圍管理

以上內(nèi)容是開發(fā)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)軟件功能時(shí)經(jīng)常遇到的問(wèn)題。雖然變更需求可以使得用戶對(duì)項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容更加滿意，但是變化需求以后，項(xiàng)目組在簽訂合同之前做的大部分工作都將付諸東流，需要根據(jù)用戶需求重新擬定項(xiàng)目實(shí)施方案，人員調(diào)配也需要做相應(yīng)變動(dòng)。為了解決這一問(wèn)題，本文擬采用項(xiàng)目范圍管理方法更好地管理項(xiàng)目。項(xiàng)目范圍管理主要由4項(xiàng)內(nèi)容構(gòu)成，如圖1所示為項(xiàng)目范圍管理結(jié)構(gòu)。

（一）啟動(dòng)過(guò)程

該項(xiàng)管理內(nèi)容指的是1個(gè)項(xiàng)目的正式開始階段或者繼續(xù)開展項(xiàng)目的下一個(gè)階段。項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程的核心是掌握項(xiàng)目章程，對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)全面認(rèn)識(shí)，并提供項(xiàng)目預(yù)覽。整個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程的核心部分為項(xiàng)目章程，該文件中的內(nèi)容可以為用戶與管理人員提供項(xiàng)目全面預(yù)覽。根據(jù)項(xiàng)目需求、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施范圍，開展后期范圍管理工作。在項(xiàng)目章程中，除了每個(gè)部門工作人員的工作職責(zé)設(shè)置以外，還對(duì)其做出具體工作分配，明確項(xiàng)目經(jīng)理執(zhí)行權(quán)利，以便于后期工作的有序開展。

（二）范圍計(jì)劃

項(xiàng)目范圍計(jì)劃指的是將整個(gè)內(nèi)容劃分成多個(gè)文檔，將這些文檔下發(fā)到各個(gè)部門，以便管理小組負(fù)責(zé)人做出準(zhǔn)確判斷。每一個(gè)文檔中均以不同項(xiàng)目階段或者1個(gè)完整的項(xiàng)目完成情況作為衡量標(biāo)準(zhǔn)，除了范圍管理計(jì)劃以外，還包括范圍說(shuō)明書。其中范圍說(shuō)明指的是在各個(gè)項(xiàng)目參與人員之間構(gòu)建一個(gè)范圍共識(shí)，將其作為文檔基準(zhǔn)，為項(xiàng)目管理人員決策提供有效依據(jù)。項(xiàng)目范圍說(shuō)明主要由4部分組成，分別是項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目成果、項(xiàng)目產(chǎn)品、項(xiàng)目論證。項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃指的是管理項(xiàng)目范圍的一種描述，采用哪一種方式才能夠使得范圍變化與項(xiàng)目要求相符。除此之外，該項(xiàng)內(nèi)容還包括評(píng)估范圍預(yù)期的穩(wěn)定性，在實(shí)施管理計(jì)劃之前，必須確定變化范圍，對(duì)描述清楚此問(wèn)題屬于哪一種類型。

（三）范圍核實(shí)

該項(xiàng)內(nèi)容指的是正式認(rèn)定項(xiàng)目范圍，項(xiàng)目發(fā)起人與項(xiàng)目用戶在這個(gè)過(guò)程中正式接受項(xiàng)目可提交成果。確定項(xiàng)目范圍以后，在開始實(shí)施項(xiàng)目之前，要求合同簽訂雙方均做出承諾。承諾以后不可以隨意更改，并按照承諾內(nèi)容完成。項(xiàng)目范圍核實(shí)以后可以對(duì)項(xiàng)目展開有效控制與管理，在一定程度上節(jié)省資源，避免需求變更問(wèn)題的產(chǎn)生，但是想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要求項(xiàng)目管理人員花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)計(jì)算項(xiàng)目范圍。

（四）范圍變更控制

目前為止，很少有項(xiàng)目范圍確定以后不進(jìn)行任何修改就完成整個(gè)項(xiàng)目，好的項(xiàng)目計(jì)劃也需要做出相應(yīng)調(diào)整，如何合理變更控制成為了重點(diǎn)研究?jī)?nèi)容。項(xiàng)目范圍變更控制指的是針對(duì)項(xiàng)目范圍的變更采取合理控制，主要包括三項(xiàng)內(nèi)容，首先需要對(duì)項(xiàng)目范圍做出合理變更，接下來(lái)對(duì)此次變更行動(dòng)進(jìn)行糾正，最后對(duì)變更中獲取的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)。一般情況下，每做一次變更都需要對(duì)其進(jìn)行識(shí)別處理，判斷變更內(nèi)容是否在項(xiàng)目范圍之內(nèi)。假如該項(xiàng)內(nèi)容在變更范圍之內(nèi)，則項(xiàng)目管理人員需要對(duì)此次變更方案可能造成的影響做出相應(yīng)評(píng)估，針對(duì)這些影響給予對(duì)應(yīng)解決措施，并且合作雙方都應(yīng)該清除的認(rèn)識(shí)到自己受到的影響；假如該項(xiàng)內(nèi)容不在范圍之內(nèi)，則客戶與項(xiàng)目管理人員需要重新談判，確定是否需要變更。

四、項(xiàng)目范圍管理控制策略

（一）制定完善的范圍管理計(jì)劃

在優(yōu)化項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃的過(guò)程中，需要明確項(xiàng)目管理計(jì)劃的階段性制定，這是確保項(xiàng)目管理計(jì)劃逐步完善及落實(shí)的基礎(chǔ)性條件。其工作的開展需要從項(xiàng)目開發(fā)、合作溝通、項(xiàng)目方案制定、項(xiàng)目落實(shí)、項(xiàng)目質(zhì)檢、項(xiàng)目交接等環(huán)節(jié)進(jìn)行管理，其整體流程如下：

在注重信息資源采集、整理及應(yīng)用的基礎(chǔ)上，是利用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目，對(duì)用戶方面的不確定信息需求、變更性問(wèn)題等方面進(jìn)行傳輸，以此實(shí)現(xiàn)用戶需求定義與范圍驗(yàn)收權(quán)利的落實(shí)。計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的應(yīng)用是通過(guò)移動(dòng)交接的方式，加快信息傳輸?shù)臅r(shí)效性及準(zhǔn)確性，進(jìn)而提高項(xiàng)目的整體落實(shí)進(jìn)度。

（二）確認(rèn)項(xiàng)目需求

在利用項(xiàng)目溝通機(jī)制進(jìn)行轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，需要對(duì)項(xiàng)目變更情況、可能發(fā)生的項(xiàng)目變更等方面進(jìn)行處理，以反復(fù)確認(rèn)信息準(zhǔn)確性的方式，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目需求的細(xì)致化管理及調(diào)整。例如，在對(duì)產(chǎn)品編程進(jìn)行控制及管理時(shí)，其整體的項(xiàng)目需求確認(rèn)流程如下：

在注重溝通機(jī)制應(yīng)用的前提下，其項(xiàng)目需求變更后，需要利用書面文件，將其變更方式、變更內(nèi)容、變更流程、變更成本、項(xiàng)目落實(shí)時(shí)間等相關(guān)信息匯總，并以客戶當(dāng)面簽字的方式，確保項(xiàng)目需求及項(xiàng)目變更的準(zhǔn)確性、時(shí)效性提升。在利用專家判斷機(jī)制的前提下，對(duì)項(xiàng)目變更需求的工作量進(jìn)行相對(duì)準(zhǔn)確評(píng)估，以此避免工作延期而影響雙方合作的情況出現(xiàn)。

（三）降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)

在對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制與管理的過(guò)程中，需要以談判依據(jù)（書面簽字）為依據(jù)，并對(duì)項(xiàng)目的變更、調(diào)整等方面進(jìn)行準(zhǔn)確性落實(shí)，以此要求客戶重新考慮項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，這對(duì)降低項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)、逾期風(fēng)險(xiǎn)等方面有指向性作用。進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目范圍管理的細(xì)致化落實(shí)，需要從需求變更、需求闡述全面性、交付產(chǎn)品依據(jù)等角度進(jìn)行信息采集與溝通，充分利用書面文件及合約，強(qiáng)化合作雙方的約束力，進(jìn)而確保項(xiàng)目變更、項(xiàng)目開展及項(xiàng)目合作下的“共贏機(jī)制”落實(shí)。

結(jié)束語(yǔ)

本文主要對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目管理展開探究，在明確了項(xiàng)目管理定義以后，對(duì)需求變更以及產(chǎn)生變更的原因展開詳細(xì)分析，具體體現(xiàn)在3個(gè)方面。接下來(lái)，根據(jù)范圍管理內(nèi)容不同，將其劃分為啟動(dòng)過(guò)程、范圍計(jì)劃、范圍核實(shí)、范圍變更控制4項(xiàng)內(nèi)容。最后從制定完善的范圍管理計(jì)劃、確認(rèn)項(xiàng)目需求、降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)3個(gè)方面提出項(xiàng)目范圍管理控制策略。