新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用

田園

摘 要 信息技術發展與計算機技術廣泛應用背景下，檔案管理的信息化建設要求不斷提高，在開展檔案管理工作時，將計算機技術合理應用其中，能夠顯著提高檔案管理整體水平，為其更好發展起到一定促進作用。對此，文章首先對計算機技術的重要作用予以分析，然后研究當前檔案管理面臨問題，最后闡述新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用。

【關鍵詞】計算機技術 檔案管理 應用

檔案屬于各企業寶貴財富，同時也是記錄社會活動情況的主要方式。伴隨社會進步與科學技術快速發展，使計算機技術得到廣泛應用，尤其是在檔案管理中的應用，可以在某種程度上促進企業檔案管理的發展。然而，由于各影響因素的存在，導致檔案管理出現信息安全、檔案保存等問題，需要在深入研究計算機技術的基礎上，將其合理應用于檔案管理，以便于更好解決當前問題。

1 計算機技術在檔案管理中重要作用

（1）檔案管理工作中，利用計算機技術以手工錄入、掃描方式進行信息轉換，使其全面錄入計算機中，進而對信息進行自動處理，保證檔案信息可以快捷壓縮至計算機內，然后以光盤的方式進行存儲。

（2）就傳統檔案管理來講，對于計算機技術的應用，主要是以文字處理和表格處理等為主，且具有獨特優勢，對此，利用計算機技術構建計算機系統，以便于檔案管理工作的順利進行，使其檢索具有自動化特點，同時發揮其在入庫排架工作中的重要作用，從而更好提供管理與決策等服務，同時達到系統化檔案管理的目的。

（3）利用計算機掃描與光盤存儲等功能，在減少總空間的同時，還有利于對其進行保存，使檔案管理效率得到明顯提升。另外，計算機技術的應用，還能夠向檔案管理提供技術支持，為實現數字化檔案管理起到一定促進作用。

2 目前計算機技術在檔案管理中面臨的問題

2.1 檔案保存問題

計算機技術高速發展，使電子文檔存儲環境逐漸復雜化，若是僅實施文字處理，電子文件的處理程序可以基本滿足，同時在技術環境方面要求較低。然而，伴隨信息技術日益復雜化，文件信息能夠存放于不同數據庫內，加之信息技術快速更新，使其標準不斷增加，導致部分電子文檔逐漸和環境相偏離，最終無法進行相應讀取。

2.2 管理標準缺少統一性

因為行業和部門在進行檔案管理時，其管理體系和方法存在較大差異化，使管理標準隨之出現許多不同。在實際事務中，各單位間缺少及時溝通和協調的情況較為常見，極易造成檔案管理相關標準無法統一，同時我國信息技術的迅速發展，往往會導致檔案管理工作面臨較大挑戰。

2.3 信息安全問題

雖然網絡可以向人們提供較大便利，但同時也會引發一系列問題，如檔案信息可靠性與安全問題的出現，使網絡存在諸多不安全、不穩定因素，最終阻礙了檔案管理工作的開展。與此同時，網絡安全因素還包括：黑客與計算機病毒等，基于計算機用戶的持續增加，網絡危險性會隨之不斷增加，需要引起人們的高度重視。

3 新形勢下計算機技術在檔案管理中的應用

3.1 加大計算機技術的普及力度

由于相關因素造成的影響，管理部門中計算機專業人才呈現嚴重匱乏現狀，甚至出現專業人員所占比例不斷下降。因此，目前需要通過相關措施的實施，積極聘請計算機人才，例如：從各高校招聘部分優秀畢業生；針對當前工作人員開展專業知識、技能培訓工作等，使其正確掌握計算機有關知識內容。我國進行檔案管理時，對于計算機技術的應用屬于起步階段，需要相關企業單位加大計算機技術的普及力度，將其應用落到實處，以促進檔案管理的現代化和智能化發展。

3.2 提升檔案管理工作標準化

若要確保檔案管理工作的順利進行，則應按照計算機技術應用情況與特點，對當前極易出現問題進行總結和分析，例如：檔案網絡管理、數據著錄與信息輸入等方面，對其問題進行逐一列舉，以此進行管理標準、制度的制定，使其更加針對性與科學化，在提升檔案管理標準化的同時，還可以強化計算機技術的應用，以發揮計算機技術獨特作用。

3.3 檔案信息的安全管理

結合相關實際經驗發現，計算機技術的發展，除了會對檔案管理提供便利之外，還會產生安全問題，對此，檔案信息管理過程，應該按照資料級別對檔案信息進行安全管理，例如：一級保密信息不聯網，對于二級保密信息進行局部聯網，而三級保密信息則可以正常聯網。除此之外，還應該構建完整檔案相關法律規定，強化管理人員法律宣傳，使其具有較強法律意識。現階段，我國已經頒布《中華人民共和國檔案實施辦法》、《檔案法》等，使檔案管理部門執法力度顯著提升，并成為檔案管理工作的重要衡量標準。

3.4 防止出現文檔分離情況

若要防止檔案管理過程發生文檔分離情況，則應進行檔案管理時，對文檔一體化進行貫徹落實，避免出現重復工作的情況，進而提升檔案管理整體質量。對于檔案管理人員來講，需要進行文檔文件的總體規劃，正確應用計算機技術，在構建檔案一體化、連續性管理模式的同時，保證文檔分離問題得到有效解決，以促進檔案管理工作的持續發展。

4 結束語

本文以計算機技術為出發點，首先對其重要作用進行分析，以此研究檔案管理中計算機技術應用面臨的問題，通過措施與建議的總結，以保證計算機技術合理應用于檔案管理，進而發揮其最大價值。除此之外，為了確保計算機技術得到有效運用，還需要重點注意計算機技術普及和檔案管理工作標準化等，使檔案管理更好適應當前新形勢發展需求。

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作者單位

南陽醫學高等?？茖W校 河南省南陽市 473061endprint