科研院校辦公自動化優化策略

李欣

摘 要 本文回顧了辦公自動化的發展過程和趨勢，分析了科研院校的人員結構特征和辦公自動化存在的主要問題，提出了當前科研院校辦公自動化優化策略。

【關鍵詞】辦公自動化 工作流 優化策略

1 辦公自動化研究現狀及發展趨勢

辦公自動化是在辦公業務量急劇增加對企業生產率產生巨大影響的情況下，發展起來的一門融合計算機技術、通信技術、系統科學、管理科學等先進科學技術為一體的綜合性技術。隨著我國信息化進程的推進，辦公自動化在企事業單位被廣泛應用并極大地降低了辦公成本，提高了辦公效率、優化了辦公流程，改善了辦公質量。

辦公自動化的發展大致經歷四個階段。第一個階段以PC機和個人辦公軟件為技術特征，主要是實現了文字處理，也就是單機的辦公自動化。第二個階段以局域網和關系數據庫為技術特征，實現了文件共享、信息共享。第三個階段以群件技術為技術特征，實現協同工作和知識管理。第四個階段以協同辦公門戶技術為技術特點，辦公系統作為整個組織內部信息化的入口，實現組織內各個業務系統集成和數據集中展現。

2 科研院校辦公自動化存在的問題

高等院校行政構成一般分校、院（部、處）兩級結構。人員構成主要分為行政人員、后勤人員、教學科研老師和學生四類。研究院所與高校有類似的結構，人員構成分為行政人員、科研人員和工人三類。老師、學生和科研人員為高等院校和研究院所（統稱為研究院校）的主體，是辦公系統業務范疇涉及的主要對象，是辦公系統的主要使用者和服務對象。研究院校辦公系統的使用者以高素質、高學歷的知識人群為主，能熟練的使用現代信息技術和辦公軟件。

自上世紀八、九十年代，國家提出科教興國以來，科研院校蓬勃發展，科研院校的規模和數量大增。為提高科研院校辦公效率和辦公質量，辦公自動化系統得到完善。盡管取得了信息化建設的重要成就，但從應用現狀以及需求來看，現有科研院校辦公自動化系統存著如下共性的問題：

2.1 設備孤島

各研究室、教研室的辦公設備獨立申報購置，缺乏以學校、院和團隊為整體的辦公硬件設備購置的統一規劃，導致很多辦公設備的重復購置，使用率低。

2.2 信息和應用孤島

由于信息技術的快速發展，系統建設對后期技術發展嚴重缺乏預見，同時部門各自為政，缺乏整體規劃，這導致工作流互相獨立、業務數據不致性、信息共享度差、管理分散的應用系統成為現在的“應用孤島”，其對應的存儲數據成為“信息孤島”。

2.3 重視系統建設，忽略系統內化

科研院校信息中心決策者錯誤地把辦公自動化系統建設理解為辦公過程中的先進技術和設備的引進，卻容易忽略辦公自動化系統的培訓和普及。

2.4 重視數據積累，忽略數據維護和使用

決策支持是現代辦公自動化的重要發展，大數據技術和辦公系統長期運行積累的海量數據的結合，理應對科研院校部分策略的制定提供參考信息。然而，事實上辦公系統很少能為科研院校決策層提供幫助，究其原因，信息部門對積累數據維護不夠重視，對數據使用的權限不明晰，過于擔心信息的安全性。

2.5 客戶端智能化水平不高

科研院校辦公智能化水平不高體現在：數據的輸入格式固定化，沒有提供常用文檔的數據導入方式；數據導出功能不完備，比如，科研管理系統提供了數據的錄入，而沒有提供數據的智能化，格式化導出；信息流轉缺乏通用的收發平臺，特別是工作流在相對孤立的應用內部流轉，工作流的處理必須在相應的系統內部處理。

3 科研院校辦公自動化的優化策略

科研院校作為我國科教興國的重要機構，作為國家的事業單位，其機構結構和人員構成等多方面都存在很大特殊性，其辦公系統自動化優化也應具有一定針對性和側重點。針對以上科研院校人員結構的特點和辦公自動化存在的問題，本文提出以下優化策略。

3.1 優先考慮教師科研人員辦公效率的提高

教師、科研人員是科研院校職工的主體，至少占職工數半數以上。教師、科研人員在科研院相同的角色，涉及相同的辦公業務，因此提升很少模塊的智能化卻能節約大量的時間，極大地提高工作效率。

3.2 構建統一的工作流平臺

工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程，根據一系列過程規則，文檔、信息或任務能夠在不同的執行者之間傳遞、執行。工作流是實現協作辦公的辦公自動化技術。然而，如果工作流在應用系統內部傳遞，雖然單個工作流可以有效提高了單個業務辦公的效率，然而在不同系統內處理不同的工作流，對于參與人來說卻是繁瑣的事情。因此，以人為本的工作流構建理應打破工作流局限于應用系統內傳遞的局限，構建統一平臺處理工作流，至少構建工作流通知平臺是十分必要的。

3.3 構建全局人事信息數據庫

人事信息是角色抽象的基礎，角色是工作流安全性規則定制的基礎。因此，構建全局人事信息數據庫是系統安全使用的保障。同時基于角色的信息傳遞和信息過濾，尤其辦公系統內存在的大量垃圾化信息的情況下，能有效提高用戶信息處理的效率。人事信息數據庫構建嚴格信息的準確性，由信息部門組織，用戶自行完善、更新，人事部門校驗。同時系統累積形成的大數據，應基于人事信息構建的角色有限開放，構建大數據使用的批準制度，為更多人員參與大數據信息提取提供安全的開放政策。

3.4 重視應用間和應用與外部的數據轉化

應用與系統外部的數據轉化能有效提高數據的輸入效率和應用數據庫數據的良好重復使用。應用間的數據轉化，特別是業務系統與郵件系統的數據交換，實現業務輸出直接通過郵件系統將相應的表格發送到用戶。

參考文獻

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作者單位

湖南省科學技術信息研究所 湖南省長沙市 410001endprint