淺析大數(shù)據(jù)時代的高校檔案利用服務(wù)

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景下，我國檔案利用的方式、方法正在發(fā)生革命性的變化，高校檔案提供利用服務(wù)也應(yīng)該與時俱進(jìn)，使之日臻完善。本文闡述了在大數(shù)據(jù)的洪流下，高校檔案如何利用環(huán)境中的有利條件和機(jī)會，進(jìn)一步改善利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；高校檔案；利用服務(wù)

自2012年以來，大數(shù)據(jù)一詞成為了人類生活的代名詞。如今，數(shù)據(jù)幾乎滲透到了每一個行業(yè)的每一個領(lǐng)域之中，成了必不可少的生產(chǎn)因素。龐大的數(shù)據(jù)資源的沖擊，讓商界、學(xué)術(shù)界等所有領(lǐng)域都開啟了新的變革，檔案學(xué)界也紛紛抓住機(jī)遇，迎接新的挑戰(zhàn)。高校檔案在教育文化事業(yè)中占有重要地位，同時也在社會檔案服務(wù)體系中占據(jù)一席之地，高校檔案的服務(wù)對象既包括高校人員，同時也為社會群體服務(wù)。因此，在信息化時代背景下，高校檔案利用服務(wù)的目標(biāo)和努力方向，就是可以最大程度地突顯高校檔案的價值。

一、大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)一詞源于英文的“Big Data”一詞，以往也有相類似的詞語，如“信息爆炸”“海量數(shù)據(jù)”等等似乎都很難準(zhǔn)確的概括這個詞的具體內(nèi)涵。有別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)源的大數(shù)據(jù)有不少重要的特征，絕大多數(shù)的大數(shù)據(jù)或多或少地都存在一些這樣的特征。

大數(shù)據(jù)趨勢的深層原因就是海量數(shù)據(jù)的存在，包括越來越多以數(shù)據(jù)形式存在的事物。大數(shù)據(jù)的第一個特征是數(shù)據(jù)的量大，隨著時間的推移和技術(shù)的發(fā)展，我們必須知道“大數(shù)據(jù)”的量會越來越大。只不過，大數(shù)據(jù)不單單只是量大，海量存儲危機(jī)的產(chǎn)生不僅僅只是由于數(shù)據(jù)量爆炸性的增長，還有數(shù)據(jù)類型的改變帶來的，也就是第二個特征，大數(shù)據(jù)的多樣化。

在這樣一個信息紛繁復(fù)雜的時代，每個領(lǐng)域都可以獲得海量的數(shù)據(jù)流，但是同時也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，能夠獲得最真實(shí)可靠的數(shù)據(jù)并進(jìn)行準(zhǔn)確的分析和預(yù)測是所有行業(yè)和領(lǐng)域保持領(lǐng)先的重要條件。檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，也是檔案工作諸環(huán)節(jié)中最富有活力的一個環(huán)節(jié)，將大數(shù)據(jù)與高校檔案提供利用服務(wù)有機(jī)的結(jié)合，不僅可以使得檔案和檔案工作更加深入人心，也有助于進(jìn)一步打開高校檔案利用的局面。

二、大數(shù)據(jù)在高校檔案利用服務(wù)中的重要意義

傳承校園文化。檔案是歷史文化傳承的手段，高校檔案中凝聚了歷史經(jīng)驗(yàn)，它生動地描述了社會和事物的本質(zhì)及其運(yùn)動規(guī)律。高校檔案通過收集、管理、保存、利用這4個大環(huán)節(jié)，讓檔案得以一代又一代的延續(xù)下去，也起到了傳承文化的作用。通過高校檔案延續(xù)文化有兩種方法，一是依靠檔案本身的流傳，二是學(xué)者和工作人員通過學(xué)習(xí)探索檔案資料再寫出的科研文章和其他形式的研究成果。而高校檔案信息化建設(shè)有利于整合這些資料，提高檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)校園文化有續(xù)傳承。校園文化在社會文化中占據(jù)核心地位，是其他任何社會組織所不能相比的，它是物質(zhì)文明和精神文明的集中體現(xiàn)。校園文化的任務(wù)是多重的，它的主要任務(wù)是教書育人，同時它具備了更重要的任務(wù)，推動社會文化的發(fā)展。

推動高校發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代，誰掌握數(shù)據(jù)，誰就搶占了發(fā)展的先機(jī)。高校的發(fā)展和進(jìn)步應(yīng)具有以下因素：大局意識和戰(zhàn)略思維，全球視角和前沿意識，科學(xué)的定位和長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略，協(xié)調(diào)學(xué)校與外界環(huán)境的關(guān)系，善于調(diào)配各種資源。高校檔案的內(nèi)容廣泛而豐富，記錄了人類思想和活動的成果，也見證了一所高校的發(fā)展過程。高校收集并分析檔案信息資源，可以探索更多潛在的有價值的信息，能夠?yàn)楦咝５陌l(fā)展決策提供重要的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)高?？缭绞桨l(fā)展。

助力高校檔案事業(yè)發(fā)展。檔案提供利用工作在檔案工作和檔案事業(yè)中占有突出地位。檔案事業(yè)要發(fā)展，檔案工作要開創(chuàng)新局面，最重要的一環(huán)就是做好檔案提供利用工作。高校檔案借助信息手段和數(shù)據(jù)分析可以加大檔案的宣傳力度、加快檔案館智能化建設(shè)、豐富檔案館藏資料、提升檔案館工作人員素質(zhì)，達(dá)到全面、及時、準(zhǔn)確、有效地為檔案利用者服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的全面發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下提升高校檔案利用服務(wù)的方法

在數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案迎來了各種機(jī)遇和挑戰(zhàn)，若高校善于抓住機(jī)遇，就會使得檔案和檔案工作穩(wěn)步提升。當(dāng)今環(huán)境下，高校檔案傳統(tǒng)的利用方式遭遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，這時候就需要結(jié)合數(shù)據(jù)時代中的有利條件去打破枷鎖，突破重圍，以期更好的為用戶提供利用服務(wù)。

（一）用大數(shù)據(jù)思維挖掘高校檔案信息資源利用價值

數(shù)據(jù)的價值是無可限量的，當(dāng)然這價值猶如沙灘中的黃金一般需要挖掘。在傳統(tǒng)模式下，高校檔案業(yè)務(wù)流程主要包括收集、管理、保存、利用4個大的環(huán)節(jié)，檔案利用直接采用原始數(shù)據(jù)。而在大數(shù)據(jù)時代下直接利用原始數(shù)據(jù)已經(jīng)變得比較困難。因此，在利用前需要加入數(shù)據(jù)挖掘環(huán)節(jié)使得利用者可以在海量的數(shù)據(jù)中及時定位到自己所需要的信息，從而提高檔案服務(wù)質(zhì)量。如何從海量原始檔案數(shù)據(jù)中發(fā)掘出有價值的信息和知識，滿足不同檔案用戶的信息需求，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將會起到巨大作用。

高?？梢赃\(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來提升高校檔案利用服務(wù)的質(zhì)量。各高校檔案管理要在龐大的數(shù)據(jù)中提取最具有價值的檔案資源信息，應(yīng)該緊隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，將理論轉(zhuǎn)為實(shí)踐。運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維理念、大數(shù)據(jù)分析、挖掘技術(shù)為用戶提供個性化服務(wù)，使得高校檔案利用服務(wù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。

大數(shù)據(jù)中最優(yōu)價值被的部分被確定了，也就能確定用什么辦法選擇提取這些最優(yōu)而且精確的部分，這是最為關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。最優(yōu)價值的確定是為了保證能夠更好地為目標(biāo)服務(wù)。在數(shù)據(jù)時代下，高校檔案利用服務(wù)又有了新的方向，那就是高校憑借大數(shù)據(jù)思維和技術(shù)手段挖掘高校檔案信息資源的價值，使之物盡其用。

（二）高校數(shù)字檔案館的建設(shè)

隨著國家信息化建設(shè)的推進(jìn)，高校檔案館作為檔案和檔案事業(yè)的主體，建立數(shù)字化檔案館已經(jīng)成為了提高高校檔案利用服務(wù)能力的最佳選擇。數(shù)字檔案館的起步時間相對較晚，雖然是新興事物，但近些年來發(fā)展迅速，在檔案界和社會其他領(lǐng)域中引起了廣泛的關(guān)注。

數(shù)字檔案館一種在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，是一個與軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、計算機(jī)工程、信息組織工程有著密切聯(lián)系的系統(tǒng)工程。除了館藏資源的數(shù)字化之外，它還包括與之相適應(yīng)的管理手段、職能實(shí)現(xiàn)與服務(wù)方式的數(shù)字化?！皵?shù)字”一詞強(qiáng)調(diào)的是這種新型檔案館在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中所處的數(shù)字化生存狀態(tài)和環(huán)境。數(shù)字檔案館的自動化包含辦公自動化系統(tǒng)、計算機(jī)輔助設(shè)計和管理系統(tǒng)、公共信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等更為廣闊的大系統(tǒng)中的組成部分。它涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及法規(guī)的制定與推行、軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)字資源建設(shè)、人才隊(duì)伍培養(yǎng)等方面的內(nèi)容，具有深層次的功能。數(shù)字檔案館由分布式文件、檔案數(shù)字資源構(gòu)成的具有強(qiáng)大服務(wù)功能的跨機(jī)構(gòu)、跨地域的信息系統(tǒng)，它在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中為用戶建立起一個更廣闊的、更開放的信息共享平臺。

高校建立數(shù)字檔案館，可以極大的豐富館藏的檔案信息資源，不僅包含傳統(tǒng)檔案館館藏的檔案信息資源，也將與之相關(guān)的現(xiàn)行文件、具有檔案性質(zhì)和價值的資料囊括其中，最大程度的滿足高校檔案用戶的需求。數(shù)字檔案館也可以存儲海量數(shù)據(jù)，不再受傳統(tǒng)檔案館空間的限制。數(shù)字檔案館提供的智能檢索和咨詢服務(wù)，不僅讓教職工和學(xué)生用戶可以不受時間、地點(diǎn)場所的制約，隨時掌握館藏信息，及時互動溝通，也讓除高校人員外的社會人士接觸、利用高校檔案，從而提升了高校檔案的影響力。

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作者簡介：

申韓冰（1991—），女，漢族，安徽合肥市人，安徽大學(xué)管理學(xué)院2015級圖書情報與檔案管理專業(yè)在讀碩士研究生，研究方向：檔案學(xué)。