論加強(qiáng)事業(yè)單位聲像檔案的“藏”與“用”

周心宇

摘 要： 聲像檔案是事業(yè)單位全宗檔案的重要組成部分，作為視聽信息的集合，它忠實(shí)記錄了歷史，具有保存、研究?jī)r(jià)值，對(duì)單位的發(fā)展具有重要的鏡鑒意義。如何加強(qiáng)聲像檔案的“藏”與“用”，成為擺在檔案人面前一項(xiàng)重要的課題，本文就事業(yè)單位聲像檔案管理中普遍存在的問題和相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行論述。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位；聲像檔案；藏與用

聲像檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，并輔以文字說明的歷史記錄，是形、聲、文的有機(jī)整體，其所具有的真實(shí)、形象、鮮活等特性和優(yōu)勢(shì)是文書檔案所不具備的。筆者在本單位聲像檔案管理的實(shí)踐中，不斷提高對(duì)聲像檔案重要作用的認(rèn)識(shí)，注重加強(qiáng)聲像檔案的收集、整理及開發(fā)利用，藏用并重，充分挖掘其價(jià)值，單位于2013年獲得“江蘇省五星級(jí)檔案工作”榮譽(yù)。多年來良好的聲像檔案管理工作給決策者在規(guī)劃?rùn)C(jī)構(gòu)的發(fā)展上提供了有力的支持。下面圍繞事業(yè)單位聲像檔案管理中實(shí)際存在的問題和相應(yīng)對(duì)策進(jìn)行論述，并就如何加強(qiáng)聲像檔案的“藏”與“用”進(jìn)行探討。

1事業(yè)單位聲像檔案管理中存在的問題

1.1長(zhǎng)期分散管理，檔案流失嚴(yán)重

事業(yè)單位聲像檔案主要產(chǎn)生于業(yè)務(wù)部門和單位專業(yè)攝錄人員之手，長(zhǎng)期分散管理現(xiàn)象普遍，未能交予單位綜合檔案室集中保存，導(dǎo)致很多原始聲像資料散落在個(gè)人手中，一旦出現(xiàn)機(jī)構(gòu)、人員的調(diào)整變動(dòng)，就極易造成聲像檔案流失，更談不上長(zhǎng)久保護(hù)和開發(fā)利用[1]。

1.2說明文字缺失，聲像淪為死檔

聲像檔案具有較強(qiáng)實(shí)效性和特殊的歸檔要求，應(yīng)在第一時(shí)間輔以文字說明，如不及時(shí)進(jìn)行文字標(biāo)注，寫明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，那么日后就算是攝錄者本人也很難追憶齊全。更有甚者檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)為聲像原始資料拍攝好就算完成任務(wù)了，不需要標(biāo)注、分類、歸檔，導(dǎo)致原本珍貴的聲像資料淪為死檔，失去其應(yīng)有的價(jià)值。

1.3保管條件落后，造成安全隱患

聲像檔案的保管有嚴(yán)格的條件限制，保管上要做到專庫(kù)、專柜存放，除有嚴(yán)格的溫、濕度要求外，還須具備防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。但是，大多數(shù)事業(yè)單位缺少聲像檔案專柜等保管設(shè)備，處于原始階段，只是將聲像資料大量堆積，進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)式管理，達(dá)不到恒溫、恒濕、防磁等保存要求。保管條件落后，不利于聲像檔案的長(zhǎng)久保存。

1.4藏用難以并重，服務(wù)價(jià)值缺失

目前各級(jí)事業(yè)單位對(duì)聲像檔案開發(fā)利用意識(shí)還很不夠，很多具有開發(fā)利用價(jià)值的聲像檔案僅是接受次數(shù)較少的查閱，“重藏輕用”的現(xiàn)象，造成了檔案服務(wù)價(jià)值的缺失。其實(shí)聲像檔案除了憑證、依據(jù)作用外，還能通過對(duì)其進(jìn)行專題編研、開發(fā)，使之更加生動(dòng)直觀地展示歷史的軌跡和文化的積淀。

1.5數(shù)字處理滯后，不利開發(fā)利用

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，將傳統(tǒng)聲像檔案采用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化，已是必然趨勢(shì)。但目前大部分事業(yè)單位的聲像檔案現(xiàn)代化水平并不高，沒有及時(shí)對(duì)傳統(tǒng)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和翻制刻錄，造成檔案管理水平不能與單位發(fā)展同步，不利于聲像檔案的開發(fā)利用。

1.6專業(yè)人才缺乏，綜合能力不足

聲像檔案的特殊性，決定了管理人員必須具有一專多能的綜合能力。除了檔案管理知識(shí)外，影像拍攝、采集編輯、計(jì)算機(jī)技術(shù)和文字寫作能力都是必備技能。目前，事業(yè)單位的檔案管理人才很缺乏，多為兼職，他們不僅缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)及專業(yè)技能，更缺乏對(duì)聲像檔案進(jìn)行匯編和開發(fā)的能力。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位聲像檔案管理的對(duì)策

2.1健全管理制度，實(shí)行集中管理

要想改變聲像檔案管理混亂的狀況，建立一個(gè)健全的管理制度來規(guī)范此項(xiàng)工作很有必要。應(yīng)從收集、歸檔到移交單位綜合檔案室統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的制度，做到有章可循、責(zé)任到人，防止分散流失，杜絕歸為己有。同時(shí)將檔案管理工作納入年度考核目標(biāo)，以考核確保聲像檔案歸檔質(zhì)量及數(shù)量。

2.2規(guī)范文字說明，科學(xué)分類編目

聲像檔案的整理、分類、編目以科學(xué)有效、便于利用為原則，應(yīng)在全宗號(hào)下設(shè)立獨(dú)立的聲像檔案編目，編目格式建議為：“全宗號(hào)-年度-保管期限代號(hào)-分類號(hào)-聲像號(hào)-描述文字”，此格式比較合理，按照年度歸檔分類，前后一致，便于查閱。其中，文字說明必需及時(shí)標(biāo)注，且要綜合運(yùn)用時(shí)間、地點(diǎn)、事由、人物、背景、拍攝者六要素，概括而全面地揭示聲像檔案反映的全部信息，且做到文字簡(jiǎn)練，語言通順。

2.3努力創(chuàng)造條件，力求妥善保管

單位要根據(jù)聲像檔案介質(zhì)的特殊性，建立符合保管要求的檔案室，嚴(yán)格控制檔案室的相對(duì)溫、濕度，建立防盜、防火、防蛀、防磁、防光、防污染等多種保護(hù)措施。其次，聲像檔案一定要獨(dú)立成卷，并使用聲像專柜單獨(dú)存放。照片、錄影帶、錄像帶、光盤、硬盤等要采取定期檢查、倒帶、清潔等保護(hù)措施。對(duì)于年代久遠(yuǎn)、使用率較高或檢查中發(fā)現(xiàn)污損的聲像檔案要及時(shí)做好數(shù)字化轉(zhuǎn)換及異地備份工作，力求妥善保管，延長(zhǎng)其壽命。

2.4改變“重藏輕用”，合理開發(fā)價(jià)值

聲像檔案作為一種最直觀、真實(shí)的歷史記錄，其利用價(jià)值是不言而喻的。本單位以良好的檔案管理工作為依托，科學(xué)、豐富的室藏為基礎(chǔ)，合理開發(fā)利用編制了材料50余件，建立史料陳列室200余平方米、建成專業(yè)類實(shí)物展示“病媒生物標(biāo)本展示館”250平方米，以豐富的檔案編研開發(fā)利用有效助推了單位文化建設(shè)。

2.5實(shí)現(xiàn)數(shù)字管理，便于開發(fā)利用

傳統(tǒng)聲像檔案的保存與利用存在諸多弊端，比如：介質(zhì)載體不穩(wěn)定、存放環(huán)境要求高、存放空間大、手工檢索難等，所以提高聲像檔案管理現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理就顯得十分必要，也是今后的必然趨勢(shì)[2]。傳統(tǒng)聲像檔案的數(shù)字化，是指借助信號(hào)數(shù)字化轉(zhuǎn)換技術(shù)，將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)可以識(shí)別的數(shù)字信號(hào)，然后提供利用的過程，主要包括：錄像帶、錄音帶等的數(shù)字化。

2.5.1視頻檔案數(shù)字化 視頻檔案數(shù)字化主要是利用計(jì)算機(jī)、視頻采集卡、視頻采集編輯軟件將盒式錄像帶中的模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字信號(hào)，并將其直接導(dǎo)入聲像檔案資源庫(kù)。首先，將錄像機(jī)或放像設(shè)備與裝有視頻采集卡的計(jì)算機(jī)相連，然后可利用視頻編輯軟件實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換。現(xiàn)行的許多軟件都可以輕松完成錄像帶數(shù)字化轉(zhuǎn)換及后期剪輯。視頻文件以MPEG及AVI格式較為通用，MPEG文件大小適中，對(duì)計(jì)算機(jī)配置要求不高，可用于編輯，AVI文件較大，無損無壓縮，常用于重要視頻資料的存檔。但需注意的是，由于視頻文件占用儲(chǔ)存空間很大，應(yīng)定期對(duì)其進(jìn)行光盤刻錄，以節(jié)約儲(chǔ)存空間，增強(qiáng)保護(hù)。

2.5.2音頻檔案數(shù)字化 音頻檔案的數(shù)字化主要是利用計(jì)算機(jī)、錄音機(jī)和聲卡將錄音帶中模擬信號(hào)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的數(shù)字音頻信號(hào)。軟件方面較常用的有cool edit等。數(shù)字音頻主要采用MP3和WAV格式進(jìn)行儲(chǔ)存。MP3格式大小適中，常用于預(yù)覽和編輯。WAV為高保真格式，文件較大，但質(zhì)量較高，常用于重要音頻資料的存檔。

2.6加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)，提升綜合能力

要改變聲像檔案管理人員綜合能力不足的現(xiàn)狀，可創(chuàng)造條件為其提供各種聲像技術(shù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，也可向?qū)I(yè)檔案館或工作做得好的同行單位借鑒學(xué)習(xí)，交流經(jīng)驗(yàn)，以此創(chuàng)造人才培養(yǎng)的環(huán)境，多途徑提升綜合能力。使其掌握聲像拍攝、采集、編輯等專業(yè)技術(shù)。檔案管理人員自身也要主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高職業(yè)修養(yǎng)。

綜上所述，聲像檔案是事業(yè)單位全宗檔案的重要組成部分，作為視聽信息的集合，它忠實(shí)記錄了歷史，具有保存、研究?jī)r(jià)值，對(duì)單位的發(fā)展有著重要的鏡鑒意義。我們應(yīng)從制度條例、保管條件、開發(fā)利用、數(shù)字轉(zhuǎn)換、人員素質(zhì)等方面重點(diǎn)強(qiáng)化，改“重藏輕用”為“藏用并重”，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技能，使之發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]高建華.聲像檔案管理面臨的問題與對(duì)策.《浙江檔案》.2013年第2期55-56頁(yè)共2頁(yè).

[2]任廣偉.陳麗.淺析醫(yī)院聲像檔案的數(shù)字化管理.《中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥》.2008年12月第3卷第34期245-246頁(yè)共2頁(yè).