淺議加強(qiáng)基層單位聲像檔案的管理

吳燕

摘 要：基層單位聲像檔案作為基層單位管理工作的重要組成部分，留存著基層單位各個(gè)時(shí)期以及各個(gè)方面的發(fā)展面貌，同時(shí)，對(duì)其管理工作的開展有著積極的促進(jìn)作用?；诖耍恼孪仁呛?jiǎn)單介紹了聲像檔案的概念和特點(diǎn)，然后對(duì)基層單位聲像檔案管理存在的問題展開分析，最后就如何加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理提出幾點(diǎn)建議，以供相關(guān)人員借鑒利用。

關(guān)鍵詞：基層單位；聲像檔案；管理

引言

聲像檔案對(duì)展現(xiàn)基層單位管理工作以及基層單位其他活動(dòng)具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。因此，加強(qiáng)基層單位的聲像檔案管理工作，并發(fā)揮其歷史研究和文化傳播的作用成為目前基層單位需要努力的方向。因?yàn)樽龊寐曄駲n案管理工作能夠更好地為基層單位管理提供便利，從而使得基層單位管理更加科學(xué)、有效。

1聲像檔案的概念以及特點(diǎn)

1.1聲像檔案的概念

聲像檔案指的是基層單位利用電子設(shè)備對(duì)單位開展的各項(xiàng)活動(dòng)進(jìn)行記錄和保存，其中聲像檔案的記錄形式有拍照記錄、錄像記錄以及聲像記錄。基層單位對(duì)相關(guān)資料采取聲像存儲(chǔ)，對(duì)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)現(xiàn)了更直觀、更保真的生動(dòng)還原，便于基層單位的查證考核。除了以不同形式的載體的記載，還有文字記載，這些資料檔案的收集、整理以及歸檔的過程是基層單位進(jìn)行檔案管理的重要內(nèi)容。

1.2聲像檔案的特點(diǎn)

聲像檔案與其他形式的檔案相比，具有不可替代的特點(diǎn)，以下是對(duì)聲像檔案特點(diǎn)的分析：一，真實(shí)性。聲像檔案不僅能夠真實(shí)反映出人物和事件，還能將當(dāng)時(shí)的場(chǎng)景、環(huán)境、氣氛展現(xiàn)出來，傳遞的信息真實(shí)且可信性極高；二，直觀可視性。聲像檔案內(nèi)的相關(guān)資料都是以音形并茂的狀態(tài)儲(chǔ)存下來的，相關(guān)人員在查證考核時(shí)能夠直觀其動(dòng)態(tài)畫面，對(duì)資料信息有更準(zhǔn)確、更形象的認(rèn)識(shí)；三，時(shí)效性。聲像檔案能夠加快基層單位在科研生產(chǎn)上取得的重大成果，具有一定的時(shí)效性。

2基層單位聲像檔案的管理存在的問題

2.1聲像檔案收集和整理不規(guī)范

檔案管理工作包括對(duì)檔案的收集整理，對(duì)于聲像檔案來說，在聲像資料的收集和整理過程中需要檔案管理人員遵循相關(guān)的規(guī)章制度，并按照一定的歸檔原則，舉一個(gè)典型的例子，在基層單位的聲像檔案管理人員對(duì)照片檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將照片以及照片的沖洗底片、電子照片全部歸檔處理。但是，在實(shí)際的歸檔工作中，并未對(duì)照片檔案的原底片做嚴(yán)格要求，或是有所要求在歸檔時(shí)因有直觀的照片資料，對(duì)其底片隨意處理，使得多數(shù)照片資料與底片不對(duì)應(yīng)，這會(huì)給后期的審查工作增加困難。同樣，在對(duì)錄音、錄像帶進(jìn)行歸檔管理時(shí)不重視保存原始錄音與錄像，極易造成重要資料信息的丟失。

2.2聲像檔案保管方式不當(dāng)

聲像檔案因其儲(chǔ)存載體的特殊性，在進(jìn)行檔案資源歸檔管理時(shí)檔案管理人員必須考慮到其儲(chǔ)存載體材質(zhì)的物理特性，然后選擇適宜的保管方式。但就目前我國(guó)多數(shù)基層單位對(duì)聲像檔案進(jìn)行保管的情況來看，未能滿足嚴(yán)格的檔案管理要求，這是對(duì)聲像檔案的保管工作的不重視，因此，在實(shí)踐中極易出現(xiàn)因保管方式不當(dāng)導(dǎo)致聲像檔案資料表面受損或不能正常播放的情況，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)聲像檔案的長(zhǎng)久保存。

2.3聲像檔案格式不統(tǒng)一

聲像檔案包括錄音、錄像以及圖片，與紙質(zhì)的檔案有著明顯的差別，在查閱、保存和共享過程中更要注重統(tǒng)一格式，如對(duì)圖片資料的保存統(tǒng)一以PNG格式來保存。但目前基層單位在收集聲像資料時(shí)往往不是由專業(yè)的攝影攝像人員進(jìn)行錄制的，因而忽視了圖像角度、像素的大小、存儲(chǔ)的格式、正光側(cè)光逆光等問題，最終使得拍攝的影像、圖片質(zhì)量不高且達(dá)不到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不僅影響了聲像檔案資料的質(zhì)量，也使得聲像檔案的數(shù)字化工作效率下降。以此同時(shí)，格式不統(tǒng)一的聲像檔案，難以實(shí)現(xiàn)聲像資料的共享和利用。

3加強(qiáng)基層單位聲像檔案管理工作的建議

3.1規(guī)范聲像檔案保管流程

針對(duì)基層單位檔案管理工作存在的聲像檔案收集和整理不規(guī)范問題，應(yīng)當(dāng)采取措施規(guī)范聲像檔案保管流程，具體從以下幾個(gè)方面實(shí)施：第一，按照聲像資料的年度進(jìn)行歸檔整理，將有共同主題且內(nèi)容相關(guān)的聲像資料進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，并將聲像資料逐一標(biāo)號(hào)；第二，將標(biāo)好編號(hào)的聲像資料按照相關(guān)的內(nèi)容組成案卷，并在案卷中附有文字說明；第三，在聲像檔案與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案作出參見號(hào)或指引卡，編制對(duì)應(yīng)目錄，便于查詢和利用。另外，基層單位檔案管理部門為規(guī)范聲像檔案保管流程，還需制定的各項(xiàng)檔案管理制度，以期在實(shí)際工作中落實(shí)，提高聲像檔案的利用率。

3.2統(tǒng)一聲像檔案格式

統(tǒng)一聲像檔案格式是聲像檔案管理工作的重中之重，因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)的聲像檔案格式有助于使用者的查詢和利用，這就需要基層檔案管理部門在聲像檔案管理過程中引入數(shù)字化技術(shù)，以科學(xué)、先進(jìn)的技術(shù)手段來提高聲像檔案的利用率。因此，基層單位檔案管理部門首先需要建立檔案資源信息庫(kù)，將收集到的聲像檔案資源內(nèi)容逐一錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中；其次對(duì)錄入聲像檔案資源進(jìn)行分類管理，對(duì)類型、內(nèi)容不同的聲像檔案建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)；最后在聲像檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過程中，要以基層單位的實(shí)際情況為依據(jù)，建立可行性較強(qiáng)的聲像檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)，從而方便基層單位開展聲像檔案管理工作。

3.3改進(jìn)聲像檔案保管環(huán)境

為提高聲像檔案資源的有效利用率，需要改進(jìn)聲像檔案保管環(huán)境，并且依據(jù)《聲像檔案管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定：聲像檔案中的照片檔案的保管環(huán)境溫度要求是14～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%～67.5%；錄音、錄像帶庫(kù)溫應(yīng)保持18～24℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%～60%，對(duì)聲像資源進(jìn)行保管。此外，考慮到磁化對(duì)照片底片的影響，在照片底片歸檔時(shí)不能將照片底片平放，錄音帶、錄像帶等同樣如此?；谶@些影響因素以及相關(guān)規(guī)定，基層單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面對(duì)聲像檔案進(jìn)行保管：一，聲像檔案不同于文字檔案，應(yīng)獨(dú)立保管聲像檔案；二，在聲像檔案歸檔前聲像檔案管理人員需利用溫濕度表來控制檔案室內(nèi)的溫度與濕度，并做好避光措施以及防止磁化影響；三，要對(duì)聲像檔案進(jìn)行定期倒帶、復(fù)制和轉(zhuǎn)存處理，以提高聲像檔案的使用年限。其中對(duì)錄音、錄像帶等磁性載體檔案進(jìn)行倒帶的間隔為4年，而復(fù)制處理為10年一次；光盤等數(shù)字存儲(chǔ)載體檔案一般是4年轉(zhuǎn)存一次，對(duì)原盤的保留時(shí)間不少于4年。

3.4加強(qiáng)聲像檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

為加強(qiáng)基層單位聲像檔案的管理工作的有效開展，基層單位檔案管理部門要加大對(duì)聲像檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)，比如對(duì)在重要的聲像檔案資料原件不能外借時(shí)，檔案管理人員需要為資料使用者提供復(fù)制件，而復(fù)制聲像檔案一般采用專業(yè)性較強(qiáng)掃描、刻錄等方式，這就需要聲像檔案管理人員具有較強(qiáng)的刻錄技能。同時(shí)，也要監(jiān)督聲像檔案管理人員在聲像檔案管理工作中的行為，嚴(yán)格規(guī)范其收集、歸檔以及保管聲像檔案資料的流程，為實(shí)現(xiàn)聲像檔案規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案不僅僅是文字形式的檔案資料，聲像形式的檔案也成了基層單位檔案的重要組成部分，因此，對(duì)聲像形式的檔案同樣需要做好管理工作?；鶎訂挝辉诼曄駲n案管理的過程中要注意保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整，這樣能為基層單位進(jìn)行重大決策時(shí)提供科學(xué)、完整的依據(jù)，在一定程度上提高其管理工作的效率。

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