基于數字化的高校檔案館開展移動服務的策略分析

姚秀峰

摘 要：隨著移動互聯網的興起與快速普及，人們越來越依賴移動設備獲取信息，這為高校檔案開發利用提供了新的方向。如何創新服務模式，如何拓展服務功能，是移動互聯網環境下高校檔案管理的工作重點。本文針對當前高校檔案管理現狀，從移動互聯網視角構建移動共享服務體系，為高校檔案管理提供支持。

關鍵詞：高校檔案；移動互聯網；移動服務

1.高校檔案開展移動服務的可行性

從技術保障層面來看，互聯網和移動通訊的技術融合使得移動互聯網被普及，以智能手機為代表的職能終端也已普及，這滿足了用戶層面的技術需求。而且高校檔案館有條件建立數字檔案館，開通網站，建立電子化的檔案信息庫。從物質保障層面來看，高校檔案館館藏資源豐富，且具備成熟的檔案信息資源產品服務開發能力。從人力保障層面來看，在高校檔案數字化建設過程中，培養了很多業務熟練、熱愛崗位的檔案人才，而且也擁有一批計算機、移動互聯網技術人才，滿足開發檔案移動服務的人才需求。從經驗借鑒層面來看，國內外已有檔案館開展移動服務的案例，并積累了很多寶貴的經驗，能夠為高校檔案館開展移動服務提供經驗借鑒。

2.高校檔案館開展移動服務的調查

（1）移動工具調查

從當前高校檔案開展移動服務的模式來看，微博、微信、APP是三種主要工具。從微博服務形式來看，雖然有些高校檔案館開通了微博，但其維護與運行力度不強，微博發布內容缺乏針對性，而且更新不及時。微博名稱與頭像設計較有針對性，一般為“**大學檔案館”，這容易使用戶檢索到，而且也一目了然。微博活躍度的關鍵衡量要素是粉絲數量、粉絲活躍度、微博轉發率，在這幾個方面， 不同高校檔案館表現有較大的差異。

從微信服務方式來看，多數高校已經開通了微信平臺，具體包括微信公眾號、微信小程序、微信群等，而且微信認證情況良好，多數有自定義菜單和服務指南，能夠有效的提升檔案信息服務質量。微信名稱多以“**大學檔案館”為主，能夠提供的服務較多，服務范圍也較廣泛，而且還具備即時通訊、交流溝通功能。相比之下，微信的移動服務效果較為理想，而且開發潛力更大。調查中發現，高校檔案館微信所能提供的服務主要包括查檔服務、檔案文化宣傳、工作動態發布、在線聯系等，但個性化服務優勢并未突出，這需要進一步減少發展。

從APP服務形式來看，高校自主開發檔案服務APP軟件較少，多數高校不具有獨立的APP，即使有些高校自主開發了檔案服務APP，但由于用戶數量較少，也疏于維護和運營。現狀來看，檔案服務APP軟件開發、運行、推廣、宣傳的難度較大，而且投資費用較高，以當前高校檔案館的實際情況，尚不具備推廣的空間。

（2）存在的問題

高校檔案微博服務方面，檔案館微博意識淡薄，重視程度不夠，缺乏與用戶有效的互動。微博賬號的用戶粉絲表現也不甚理想，用戶影響力偏小，這說明互動性差，信息發布不足。受限于微博篇幅因素，微博難以滿足公眾需求，內容覆蓋面偏小，一定程度上影響了用戶活躍度。微信公眾平臺服務來看，微信平臺的信息推送、信息發布、在線溝通等有待進一步加強，內容缺乏創新，導致用戶關注檔案微信號后，由于無法得到有效信息而取消關注。此外微信賬號功能單一，自主服務功能需加強，推廣宣傳力度不足，缺乏特點特色。

3.高校檔案開展移動服務的建議

（1）移動服務應對策略

高校及檔案館層面應充分認識各種移動服務方式對檔案館工作的利弊，結合自身情況認真選擇移動服務方式，比如微信公眾平臺方式，增強重視，加大開發、宣傳與推廣力度，并對內容進行創新，突出館藏特色，推出個性化服務和私人訂制服務。檔案館應加強移動服務的精力投入，樹立“以用戶為中心”的意識，深入分析用戶需求，并針對性的提供檔案信息服務。檔案館還需將信息資源整合運營，建立共享體系，并樹立一套對應的激勵機制和操作規范，加強服務平臺發布信息的內容管理，強化關于檔案信息安全的服務意識。

（2）移動服務功能拓展

結合用戶需求調查分析，高校檔案移動服務功能應在原有基礎上進一步拓展，提供給用戶更豐富的服務種類。在微信公眾號上增加提醒功能，通過微信號或短信及時通知用戶檔案查詢、預約結果。也可通過微信向用戶微信號發送各種檔案展覽、宣傳、教育活動的信息。增加個性化推送服務，深入挖掘用戶偏好，并將相關主題檔案信息推送給用戶。開發移動展覽服務功能，檔案館特色館藏資源信息通過移動設備呈獻給用戶，激發用戶興趣，使其主動尋求檔案移動服務。此外還應注重互動咨詢服務，提升互動咨詢的效率，最大限度的滿足用戶需求。

（3）移動服務基礎層級體系構想

以用戶需求為導向，以先進技術為支持，高校檔案館應基于智能移動設備構建移動服務系統。在系統的基礎層，分為應用層、服務層、數據層和網絡層。應用層是高校檔案館建設的移動服務系統，用戶借助自己的智能移動設備就能通過網絡訪問，所有信息資源能夠在用戶移動終端呈現。服務層主要負責信息獲取、組織和整理，并結合用戶需求分析結果向用戶推送個性化信息，給用戶帶來更好的體驗。數據層是高校檔案移動服務系統的資源數據庫，是實現移動服務方式共享體系的基礎。

（4）移動服務共享體系構想

從高校檔案移動服務的資源和用戶層面，構建兩種共享體系，一種是檔案信息資源共享體系，另一種是用戶信息即需求共享體系。在檔案信息資源共享體系中，側重檔案服務人員與用戶的互動交流，比如一對一咨詢、個性化信息推送、私人訂制信息溝通等。在用戶信息及需求共享體系中各平臺通過對用戶信息的收集、分析、對比，總結出用戶需求，并在檔案管理系統中共享，以便開發更豐富的服務模式。檔案館不斷要加強移動服務的建設，而且還應加強移動服務、網絡服務與其他服務形式的融合，進而做到優勢互補，取長補短，推動高校檔案信息服務的發展。

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