基于要素分析的高校檔案信息服務模式發展對策

任家英

摘 要：隨著信息網絡技術的普及，信息傳遞愈發快捷便利，用戶對信息的需求也呈現多樣化、個性化的發展趨勢，這給高校檔案服務工作帶來挑戰和機遇。本文結合當前高校檔案服務模式的現狀，積極開展檔案信息服務模式創新，拓展檔案數字化服務職能，并構建基于要素分析的高校檔案信息服務模式。

關鍵詞：要素分析；檔案管理；服務模式

1.引言

數字化技術的發展，推動了高校檔案信息服務模式的發展，傳統以紙張為載體的文檔使用環境發生巨大變化，網絡和計算機成為檔案工作的重要手段，依托計算技術生成的電子文件在高校檔案資源中的比重越來越大，檔案數字化是檔案管理發展的必然趨勢。檔案信息服務模式是對服務對象、服務資源、服務主體、服務方式四要素相互關系的描述，因此從要素分析的視角，構建高校檔案信息服務模式，能夠有效的推動高校檔案服務的發展。

2.我國高校檔案信息服務模式現狀

（1）現狀調查

通過網絡調查、問卷調查和檔案館走訪的方式，對高校檔案信息服務模式現狀進行分析研究，調研的內容則是高校檔案信息服務模式的四要素。服務對象包括用戶類型與檔案類別，服務主體包括檔案服務人員、機構設置與管理體制，服務資源包括檔案館藏檔案信息，服務方式包括檔案網站建設、提供的服務方式等。

（2）統計與分析

對調查結果進行統計分析可知：①服務對象中，檔案用戶主要包括教師、學生、管理人員、社會公眾四類，其中教師對檔案內容注重系統性、可靠性、準確性，偏好內容多以教學相關資料為主。學生則主要側重升學、就業相關資料，比如學籍、成績、學歷證明等。社會公眾的需求則較為復雜多樣，他們對手續簡化的要求較高；

②服務主體主要包括高校檔案館、高校博物館、檔案館管理體制，檔案館工作包括行政管理、業務管理、提供服務、宣傳教育等。檔案工作者在職稱結構、學歷結構、專業結構方面表現較為合理，但仍需進一步提升；

③服務資源方面，高校檔案館館藏類別十分豐富，基本滿足《高等學校檔案管理辦法》中對檔案材料分類的要求，檔案館還在此基礎上增添了若干分類，尤其是檔案數字化建設以來，較為前沿、利用頻率較高的檔案資料進行了單獨的、更細致的分類，基本能夠涵蓋全部類型的檔案。此外，高校檔案館還積極地深入挖掘再生資源，開展編研工作，拓展服務范圍；

④服務方式方面，不僅能夠提供傳統檔案服務方式，還建立了檔案網站，能夠滿足遠程服務、在線交流溝通、在線服務等服務方式，使檔案服務更加豐富多元化。

（3）存在的問題

調查分析可知，雖然高校檔案信息服務模式發展取得良好的效果，但仍然存在一些問題需要解決。一是高校檔案館特色精品資源缺乏，使得檔案信息服務對公眾缺乏吸引力，尤其是針對個性化需求的用戶，還需提升精品意識，通過優化整合來提升自身品牌。二是檔案部門自身建設不足，檔案信息化、數字化、網絡化發展需要檔案館自身加強建設，注重自身隊伍建設，但從調查中發現，高校檔案館檔案信息流通共享不足，檔案數字化、網絡化建設有待進一步提升。三是檔案服務公眾意識淡薄，多以服務學校黨政管理工作為主，缺乏以人為本、服務公眾的意識。四是服務方式傳統單一，提供服務的多元化創新不足，尤其是依托互聯網技術的服務方式較少。

3.高校檔案信息服務模式發展對策

（1）服務對象

高校檔案擁有自己的特點，其具有更強的知識性和獨特性，且傳統上對檔案信息呈現封閉性。但隨著社會公眾對信息需求越來越廣泛，高校檔案信息服務發展中應進一步拓寬服務對象的范圍，向社會化、公眾化發展。高校檔案館應進一步簡化對校外人員的利用手續，并積極分析社會公眾的需求，并通過建立專題檔案數據庫來滿足不同服務對象的個性化需求。對校外用戶，要在情況許可的前提下擴大利用權力，吸引更多用戶使用高校檔案信息。高校檔案館也應積極配合社會熱點、重大事件開展編研，以及積極展覽、宣傳高校自身文化優勢，傳播校園文化，通過擴大用戶范圍來宣傳學校形象，樹立良好的學校品牌。

（2）服務主體

高校檔案館應進一步完善服務機構，突出高校檔信息的文化教育功能，設立愛國主義教育基地、校史館、檔案網站建設等，積極融合檔案館、圖書館、博物館，成立體系化的管理機構。針對檔案服務工作者，檔案館應積極加強人才建設，合適的引入人才，豐富人才結構。給在職人員提供更多的培訓，提升他們的檔案服務知識和技能，增強綜合素質。

（3）服務資源

檔案信息資源是高校檔案館提供信息服務的重要基礎，為滿足用戶全方位、多元化的信息需求，高校檔案館應進一步整合、優化、豐富館藏資源，多渠道、多途徑開展資源收集，建立“四位一體”的資源體系建設。校內資源建設中要提高各部門專兼職檔案人員綜合素質，完善檔案歸檔制度，強化工作規范性，保證檔案材料齊全、完整。社會資源建設中要采取積極主動的態度，通過考察、征集、走訪等方式將散落的檔案資源收集入館，盡可能的搜集與檔案館需求相關的各類資料，包括文字、音頻、視頻等資源。館際資源建設中，應加強館際間交流，提升檔案信息資源共享，使各館之間資源互補，維護檔案館藏資源的系統全面。媒體資源建設中，應抓住現代媒體的信息資源優勢，采用相關技術收集、整理相關資料，編制主題檔案，以滿足不同用戶的需求。

（4）服務方式

在服務方式上建立“一體兩翼”服務體質，即以業務性服務為主體，以增值性服務和個性化服務為兩翼。在業務性服務上，拓展服務范圍，加強網絡服務方式建設，比如網上瀏覽、信息發布、用戶信息反饋、檔案信息檢索、咨詢服務、教育培訓、檔案統計等。個性化服務方面，樹立“以人為本”的服務理念，開展主動推送、定期服務、移動應用、個人數字檔案館等服務。增值服務方面，把握高校檔案信息的知識價值，開展原始檔案增值服務與知識服務，滿足社會公眾用戶的知識信息需求。

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