數字校園建設下高校檔案館信息化利用方式研究

陳曉慧

摘 要：隨著數字校園建設的不斷推進，高校檔案館的數字化、信息化建設也在不斷完善，用戶也越來越習慣運用互聯網進行信息檢索，習慣于接受檔案館推動的個性化信息服務。本文通過對比研究，參照知識管理的運作模式，提出高校檔案信息化利用的建議，并設計出需求分析和多種個性化服務模式。

關鍵詞：數字校園；高校檔案館；信息化服務；知識管理

1.引言

在數字校園建設的推動下，高校檔案服務呈現多元趨勢，服務方式更加智能化，越來越多的信息技術被應用于檔案管理中。高校檔案服務資源呈現數字化、信息化、虛擬化趨勢，文檔案管理一體化，這大大推動了檔案服務信息化的發展。從當前高校檔案用戶的需求動機來看，主要包括研究型、個人查證型、工作考察型、休閑型等動機，不同需求動機表現出不同特點，這需要高校檔案館結合實際情況構建科學合理的信息服務模型。

2.高校檔案館信息利用模型與策略

（1）模型要素與流程

基于數字校園建設，依托互聯網技術、信息技術，構建高校檔案信息利用模型，并對模型要素與流程進行分析，以使模型理想化。高校檔案館數字化信息利用方式理想模型分為四部分，包括用戶群分析、信息利用流程、只是加工后的檔案產品、效果反饋。

用戶群分析包括顯性需求獲取和隱性需求挖掘，一般可通過檔案網站收集信息進行分析。檔案網站界面設計可結合不同用戶群有所差別，比如教工界面外觀風格符合高校教工審美，學生界面設計得青春活潑。對用戶信息的收集、用戶需求的挖掘，主要有兩種方式，一種是用戶登錄后生成的用戶數據庫，并分析其檔案利用范圍、偏好、個性需求等，另一種是互動，用戶提出需求，檔案館做出回應。在得到用戶信息后，針對需求選擇個性化的傳播方式。

檔案館對只是產品的加工包括兩部分，一是對傳統紙質、膠片、錄音帶、光盤等檔案資料的數字化轉換，既保留檔案價值，又豐富檔案呈現形式；二是網絡檔案信息資源的開發與再生產，以主題的形式通過網絡信息搜集、整理、整合、濃縮等方法，生產出高質量的檔案產品。在高校檔案信息利用中，對檔案進行深加工，產生知識型產品與服務，為用戶提供個性化知識服務，主要包括以下內容：原始信息檢索服務、文獻信息加工服務、參考咨詢服務、信息推送服務、職能代理服務、信息導航服務、在線咨詢服務等。

綜合來看，高校檔案信息化利用的流程為：用戶分析→檔案加工→選擇傳播方式→檔案館信息把關→信息個性化傳播→效果反饋。

（2）信息化利用的主要策略

①面向檔案用戶的知識管理方面，對用戶需求信息的獲取，可利用數據庫統計獲取，獲取的主要內容包括個人資料、職業、愛好、需求方向等，也可利用AGENT技術獲取，并對用戶需求進行分析，分析的過程為：需求信息的獲取→數據采集與預處理→確定數據挖掘目標→數據挖掘→分析與評估；

②提高檔案工作人員信息素養，使其能夠適應檔案信息化利用的要求。高校檔案館應確保經常性開展學習計劃，并建成廣泛參與的團隊學習體系。培訓內容主要包括：了解新信息資源類型、掌握信息的存取技能、評判性的信息評價、創新能力、交流合作能力、信息管理能力等；

③個性化傳播策略，深入挖掘館藏檔案資源，根據館藏信息生成知識，然后設計檔案信息系統和個性化傳播網絡平臺，向用戶傳遞信息。面向用戶個性化需求的檔案服務主要有個性化推送與定制服務，個性化推薦與報道服務，個性化知識決策服務，網絡書簽的信息推薦服務，移動數據平臺的信息推送，定向檢索服務，以及QQ群、微信群等即時交流軟件的信息推送等。比如在高校檔案網站上，可開設“我喜愛的信息”模塊，并進行詳細的分類，用戶進入分類后會留下“足跡”，數據庫即可獲取用戶偏好信息，后期可指定個性化服務策略。

④高校檔案信息化利用中檔案館對信息的把關策略包括進行身份認證、知識產權保護、授予權限等，比如為確保檔案信息安全，要求用戶用學校自身的IP登錄，并賦予不同類型、不同范圍的使用權限。

3.高校數字檔案館信息化服務發展趨勢

（1）用戶信息系需求變化

從需求內容上看，檔案用戶對信息的需求由傳統載體向現代信息需求轉變，而且用戶的需求范圍也呈現多元化、集成化、縱深化、高效化、綜合化、電子化的特點。檔案用戶對檔案信息的需求更加精準，多要求檔案信息中知識的提煉，希望以精準的、主題化的、單元化的檔案知識服務。用戶不再滿足單一目錄線索，而希望能夠提供動態性、系統性、綜合性的信息，希望檔案服務建立在互聯網、移動互聯網平臺上。用戶需求形式方面，突出反映在對檢索工具、互動方式、服務手段等發生了質變。用戶對檔案信息的需求形式更偏愛主動性，被動接受式的服務越來越淡化。因此高校檔案信息化利用服務中，應注重檔案資源載體的深度開發，不斷創新服務手段，向集成化、遠程化、電子化、自主化方向拓展。

（2）服務模式創新

從高校檔案信息化服務發展趨勢來看，創新服務模式需要結合用戶需求變化進行決策，從傳統全面覆蓋式服務向個性化服務靠攏，積極開展個性化信息服務。首先檔案館需對館藏檔案資源進行科學整合，建立網絡信息平臺，形成新的數字資源體系。其次檔案館還要結合特色館藏進一步豐富資源，積極整合網絡相關資源，加工成主題化的檔案包，以滿足更多用戶需求。再次積極創新檔案服務手段，引入互聯網技術，比如網站、博客、論壇、網絡書簽、即時通訊等。還需加大移動服務的創新力度，抓住移動互聯網發展優勢，積極開展檔案移動服務，比如微信、APP等。最后高校檔案館應積極參與數字化校園、智慧校園建設，使檔案館成為數字校園的一部分，并積極推出信息共享服務。

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