淺析信息時代下檔案管理工程的創新

劉連紅

摘要：創新是改革的動力源泉，如今我國的發展日益加快，各行各業想要得到更長遠的發展都必須要進行創新，因此，在信息時代飛速發展的今天，檔案管理工作也需要進行相應的創新。而傳統的檔案管理模式已經不能滿足現代社會發展的需求，因此一定要對檔案管理工作進行創新，如果想保證檔案管理工作能夠得到進一步的發展，就要開展科學化、信息化的建設，利用科學、信息化的手段來開展檔案管理工作。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；創新

引言：

檔案主要是負責記錄人類的歷史以及社會的發展，具有十分重要的保存和研究價值，對我國未來的發展起到了關鍵作用。隨著信息技術在各行業的普及和發展，而現代的檔案管理也要在傳統的手工模式上進行創新，還要對管理制度進行改革，增強管理人員的專業能力和業務水平，保證檔案信息的安全性和可靠性。

1.信息時代中檔案管理工作存在的問題

1.1管理信息規劃和制度的落后

據調查數據發現，導致我國檔案信息規劃及設計滯后的原因有很多：①如今我國的檔案管理制度較為落后，許多的檔案資源相互隔離，缺乏聯系，由于資金和權限等因素的限制，導致檔案管理項目無法在全國內開展統一的設計和規劃工作。②由于檔案數字化會隨著社會的發展而變化，因此檔案信息化具有較強的不確定性，導致在建設中，難以對檔案數字化的管理系統開展設計和規劃工作，從而降低了信息化檔案全面性和準確性。檔案的信息化有利于資源的整理和歸納，但是想要共享信息檔案還是具有一定的困難。③地方檔案館的信息化一定要滿足相關行政部門的需求，既要整理好歷史的檔案，也要保證新生成檔案的信息化。

1.2檔案管理服務手段落后

隨著信息化時代的發展，我國越來越重視檔案管理的信息化，著重于信息化高速公路的建設。現階段，我國的檔案管理信息化水平得到了逐步的提高，但還是與發達國家的信息化水平具有很大的距離。目前我國的檔案資源尚未完全，在檔案查詢及對接方面的技術較為落后，不能充分的滿足用戶的各項需求。還有相當一部分的檔案管理人員操作時，還是通過人工操作的方式來進行檢索和編輯，導致經常會出現檔案資料不能按時歸還的情況，不能保證檔案信息的安全性。

1.3缺乏高素質的檔案管理人員

雖然檔案管理工作是一項較為簡單的工作，但是它需要工作人員具有較強的責任心。檔案管理工作單一，需要員工具有較強的職業道德，才能保證工作的順利開展。而檔案管理工作對專業性的要求高，管理人員一定要具備相關的檔案管理專業知識和一定的信息技術。如今我國十分缺乏專業性較強的檔案管理人員，從而嚴重影響到檔案管理信息化的創新和改革。

1.4缺乏檔案管理信息化創新的保護制度

檔案資料的數量十分龐大，工作量較大，因此開展檔案管理工作需要一定的制度保障，這樣才能保證檔案管理工作開展的安全性和可靠性。然而目前我國的檔案管理工作缺乏標準化的保障體系，并且各部門間缺乏溝通、聯系，導致信息不流通。正是這些因素阻礙了檔案管理工作的創新及發展，許多的檔案信息資料泄露，降低了檔案信息的安全性，影響了檔案管理事業的穩定發展。

2.信息時代下檔案管理的創新

2.1管理理念的創新

如今隨著全球化和信息化的發展，各種知識及信息呈爆炸性的增長，而人們對檔案資料及信息的需求也逐漸提升，檔案信息的類型也更加廣泛，檔案的獲取速度也有所加快，因此，檔案管理工作一定要對管理理念進行創新、改革，才能滿足社會發展的需要。

全面了解檔案管理工作的各項內容，單位的領導層要定期學習相應的檔案文件，加強對檔案管理工作的重視，結合單位的實際情況來制定規范性的檔案制度，并且保證制度能夠得到貫穿和落實，從而確保檔案管理工作的順利開展。

轉換傳統的思想意識及觀念，在工作中貫徹服務的理念，舍棄傳統的用戶上門查詢的模式，保證服務的主動性和公開性，滿足用戶的各項需求，改變傳統的觀念及想法，一定要重視用戶的各項需求，落實好檔案管理工作，針對用戶的需求來對檔案資源進行收集、整理、和利用，還要對管理內容進行創新。

目前我國正處于信息化的時代，檔案管理人員應當跟上時代的發展步伐，不斷的充實自我，擴展視野、提高能力、創新服務方式、優化服務措施，充分發揮出檔案具有的服務作用。

2.2管理機制的創新

在信息時代的背景下，檔案管理一定要結合自身情況來創新管理制度，提高檔案的有效利用率，充分發揮檔案管理的服務作用。

創新人才機制。想要對檔案管理工作進行優化，首先要有足夠的管理人才，才能保證檔案管理工作的順利開展，而隨著信息時代的發展，當今社會對檔案管理人才有了更高的要求，而檔案管理的人員隊伍也會對檔案工作的創新產生一定的影響。其次，還要結合檔案管理部門的工作經驗來制定人才培養機制，定期對人員進行教育和培養，優化人才培養制度，提升管理人員的綜合素質。除此之外，在工作中，要盡力發揮員工的作用，挖掘員工的潛力，促進人才的發展。

創新競爭機制，在檔案管理部門中引進競爭制度，提高管理部門人員工作的積極性，在每項檔案管理環節中，都要開展效率競爭和服務競爭體制，從而刺激員工的工作活力，營造良好的競爭氛圍，協調檔案管理工作的各項內容，提高工作效率，保證檔案管理人員積極進取，提升自身的專業能力及素養，順應信息時代的發展。

創新懲獎機制。強化檔案管理人員的監管和考核力度，結合管理人員在工作中的表現及能力來評級，根據其表現的優異程度、工作成效來給予一定的獎勵，而對于工作態度有問題和缺乏責任感的人員予以一定的懲罰，在檔案部門內營造良好的工作氛圍，確保檔案管理工作的順利開展，從而強化檔案資源的管理力度。

2.3管理手段的創新

在信息時代的背景下，一定要對檔案管理模式進行不斷的創新和改革，提高檔案管理的工作效率、管理能力以及服務質量。

向國外的先進技術學習，利用合理的管理措施以及科學的檔案管理理念，在實踐的過程中，不斷的強化、發展管理手段，制定科學、合理的檔案管理體系。

借鑒先進的管理技術及模式，在管理部門中引進相關的設備及工具，優化檔案的資源管理模式，并在檔案管理工作中注入新鮮的血液。例如，利用網站來制定檔案管理的網頁，要對網上的數據和信息進行收集、整理，保證檔案管理服務系統與企業單位的網站相連，能夠利用網絡來檢索檔案信息，通過現代技術對電子文件進行收納，并且保證網頁上提供的電子文件具有限制性和保密性，編制相應的檔案管理體制，還要開展數據庫查詢、在線咨詢、信息交流等多項服務措施，最大程度上提高檔案的利用率。此外，還應充分發揮現代化服務模式的作用，促進檔案管理工作的多樣性和全面性，推動檔案管理的進一步發展，保證檔案管理人員能發揮自身的價值，增加檔案信息的容納量，提高管理的工作效率。

結語：

綜上所述，隨著全球化的邁進，各行各業都要對自身進行改革和創新。現階段，我國對檔案管理的信息化發展有了更高的要求，只有對檔案管理工作進行創新和改革，才能推動檔案管理工作的發展。

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