如何加強基建工程檔案管理

黃金華

摘要：探索基建工程檔案管理的加強措施。方法：通過認識檔案管理工作的特點和重要性，結合目前檔案管理工作突出的問題找到合理的管理工作加強方式。結果：檔案管理工作對基建工程具有重要意義，需要加以重視并提高管理工作效率。結論：可以通過加強意識、健全機制、提高工作人員素質、引入計算機技術來加強基建工程檔案管理。

關鍵詞：基建工程；檔案管理；管理方法

基建工程即基礎建設工程，包括基礎設施建設和建筑主體基礎建設，是城市建設的基礎，提高城市建設品質的核心，基建工程中的檔案記錄了整個工程的進展情況，是重要的參考資料，如何加強基建工程檔案管理，是需要引起現代化工程企業重視的課題。

1基建工程檔案管理概論

1.1檔案管理重要性

（1）保證工程質量。基建工程檔案一般來說貫穿了整個工程包括工程前期項目決策審批、預算編制、概要計劃，施工過程中材料供給、技術方案等的所有文件信息，實行檔案管理，能夠系統便捷地存儲、查找這些文件信息，保證工程更能夠有條不紊地進行，一旦出現紕漏也能夠快速在檔案中找到問題來源，良好的檔案管理能夠很大程度上保證工程的質量。

（2）提高工程企業發展水平。基建工程檔案真實地反映了工程建設的全部過程，為企業的發展提供了依據和保障，在企業不斷發展的過程中，檔案管理必然逐步趨向規范化、系統化、科技化，工程檔案為基建工程各階段建設提供了憑證依據，加強檔案管理就是提高企業工程管理水平，對企業的長遠發展有著積極的意義。

（3）促進經濟發展。城市經濟發展與城市建設規劃息息相關，基礎工程建設是城市建設的重要組成部分，管理好基建工程的文檔資料對于工程建設、工程后續跟進都有很大的指導意義，基建工程檔案不僅僅記錄著工程進展狀況和企業發展里程，更代表著城市發展進程，是城市建設和城市管理的重要參考資料。

1.2檔案管理特點

（1）涉及部門多。基建工程項目工程量大，涉及包括行政許可、涉及、勘查、施工、設備等多個部門單位，所產生的檔案信息也就來源廣泛，需要各部門協調配合，加強檔案管理工作。

（2）專業性強。在工程施工過程中不僅僅會產生紙質的文件資料，還包括了大量的圖紙設計、技術參數、視頻圖片等等，這些資料具有很強的專業性，這就要求了參與檔案管理的人員需要有足夠的能力進行不同領域和性質的資料分類。

（3）形成周期長。基礎建設工程涉及范圍廣，施工過程復雜，流程多，從一個工程計劃實施到竣工往往需要很長的時間，工程檔案的收集和管理工作就比較吃力，需要緊跟工程進度并保存好已產生的檔案。

2基建工程檔案管理存在的問題

2.1檔案管理意識不足。

很多企業領導沒有認識到這項工作的重要性，所聘請的檔案管理人員很多是缺乏專業知識和工作經驗的業余人員，沒有專業的檔案管理流程和制度，對檔案疏于管理，造成重要資料的損壞、流失，在需要調用資料的時候不能及時準確查找到資料所在位置，給工程和企業都帶來了不必要的麻煩。

2.2檔案管理模式過于陳舊。

隨著經濟發展現代化工程建設注入了新的活力，越來越多的工程建設采用高新科技提高工程進度，人們生活的提高對工程質量也提出了更高的要求，參與建設的企業單位也越來越多，基建工程正快速地發展著，傳統的檔案管理模式已經與現代化工程建設逐步脫節，管理措施不夠完善，使得管理工作效率低下。

2.3管理體制不完善。

很多工程和企業因為人力資源缺乏和資金缺乏沒有建立專業的基建檔案管理部門，只是隨意地將檔案資料存放在資料室，也沒有專業的檔案管理工作者和檔案管理設備來保存、整理，使得檔案質量和安全都得不到保障，嚴重影響檔案管理的工作效率和經濟效益。

3基建工程檔案管理加強措施

3.1提高的檔案管理的重視。

要加強檔案管理，做好檔案管理工作，最源頭的措施就是提高對檔案管理的重視，認識到檔案管理工作對基建工程的重要意義和推動作用，給予檔案管理工作人力物力方面的支持和保障。要規范化檔案的收集、整理、存儲和調用流程，建立標準、切合企業實際的檔案管理網絡系統，實現檔案管理科學化。在企業內部要宣傳檔案管理理念，協調各部門積極配合管理人員工作，及時將檔案移交檔案管理處；企業外部要加強檔案收集力度，積極與其他參建單位溝通，保證檔案資料的完整性；檔案管理人員更應該在工程之初就整理好需要收集保管的檔案名目，積極參與工程建設，深入現場，恪守管理人員職責。

3.2建立健全檔案機制。

首先在項目設立開始就要建立相關檔案管理部門并招聘專業的工作人員進行檔案管理工作，按照相關法律法規建立健全的檔案管理機制，制定嚴格的工作制度，明確管理人員工作內容和責任義務。在檔案資料方面，資料信息要齊全，保證文件的完好，堅持檔案收集與工程建設同步，管理部門與工程建設部門相結合，使每個部門的檔案資料齊全，分類明確，體系鮮明，存取方便，提高檔案管理體系的使用價值；移交手續要正式正規，檔案管理人員要在交接檔案的時候保證檔案的真實性、精確性、完整性，監督資料生成進度；做好后續整理工作，確保為工程項目提供可靠地數據，將檔案管理工作的價值發揮出來，保證基建工程的質量和進度。

3.3加強檔案管理工作人員綜合素質。

檔案管理工作繁瑣復雜，企業應優先招聘有專業管理知識的人員或者有管理經驗的人員擔任檔案管理工作，要對檔案管理工作人員進行專業的業務培訓，拓展他們的知識面，強化專業管理素養，提高檔案管理理念，培養現代化管理意識。除此之外，還要提高檔案管理人員的職業道德水平，嚴格遵守相關法律法規和企業管理規定，保證檔案管理工作不托工程后腿，做好檔案保密工作，保證基建工程核心信息不被透露，維護工程企業基本權益。

3.4建設現代化管理手段。

計算機技術的高速發展給很多行業帶來了質的改變，檔案管理也應該順應時代潮流，緊跟科技發展的步伐，將檔案管理工作與計算機技術相結合，利用網絡進行對檔案資料的傳輸、分類、管理、查閱，建立基建工程檔案數據庫，普及電子檔案的使用，引進先進的檔案管理技術和設備，實現基建工程項目現代化管理，提高檔案管理工作效率。

結束語

現代化城市建設是國家經濟發展的重要組成部分，基礎工程建設是城市建設的基礎，基建檔案能夠真實反映工程面貌，對于提高工程質量，保證工程進度，工程后續跟蹤服務都有重要作用，應該得到相關企業和部門的高度重視，切實加強基建工程檔案管理，為城市建設提供可靠地保障，促進社會經濟發展。

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