試論辦公自動化條件下的高校檔案管理策略

賈秀芳

摘 要：本文首先分析了辦公自動化應用在高校檔案管理中的意義，接著從轉(zhuǎn)變思想認識，調(diào)整檔案生成階段與歸檔解階段的數(shù)字化管理模式，注重基礎設施建設，提高系統(tǒng)安全性幾個方面提出了辦公自動化條件下的高校檔案管理策略。

關鍵詞：辦公自動化 檔案管理 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）10-00-01

在信息時代，辦公自動化軟件被廣泛應用到多個領域，是提高辦公效率的重要舉措，高校檔案管理也不例外。檔案資源屬于高校信息資源的重要組成部分，具備標準性與規(guī)范性的特點，受到了高校領導與教育部門的重視。檔案信息化建設不但要注重信息資源的共享，還要注重其合理利用。在高校檔案信息化管理過程中，辦公自動化軟件以其獨特優(yōu)勢實現(xiàn)了實體檔案向數(shù)字化存儲的轉(zhuǎn)變，有效的解決了傳統(tǒng)檔案管理中基于文本等手工處理與人工檢查工作量大、出錯率高的問題，實現(xiàn)了管理方式的規(guī)范化發(fā)展，提高了檔案管理的工作效率。

一、辦公自動化應用在高校檔案管理中的意義

1.辦公自動化概述

辦公自動化主要是依托計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫以及電子郵件等進行企事業(yè)單位內(nèi)部信息資源的傳遞與交換，進而實現(xiàn)信息共享，讓管理者能夠在比較短的時間內(nèi)獲取想要的信息資源，提高信息的利用率，屬于科學化、高效率的辦公系統(tǒng)。通過運用辦公自動化系統(tǒng)能夠為領導決策服務，讓辦公操作變得簡單起來，進而實現(xiàn)科學化、無紙化以及自動化辦公的終極目標。事實上，在設計辦公自動化系統(tǒng)的時候，基本上包含了企事業(yè)單位辦公的多個功能，實現(xiàn)了多部門、多環(huán)節(jié)，各個功能之間能夠有機結(jié)合。但是，我們知道網(wǎng)絡系統(tǒng)的功能要實現(xiàn)完全自成體系幾乎不可能，因此把辦公自動化軟件融入到高校檔案管理體系中，才能更好的發(fā)揮其作用。

2.應用意義

對于高校檔案管理工作來說，辦公自動化軟件為檔案資料的數(shù)字化提供了可能，也為檔案管理信息化提供了強大的信息支撐?？梢哉f，辦公自動化是高校檔案的形成過程，而高校檔案又是辦公自動化的成果。辦公自動化技術(shù)能夠把分散的信息進行處理，不管用戶在什么地點進行辦公，都可以通過服務器以及web等連接起來，找出準確的數(shù)據(jù)和信息，突破了檔案形成與查閱的時間與空間限制，改變了傳統(tǒng)方案材料的生成、傳遞以及處理方式。作為辦公自動化的基礎，電子文檔管理系統(tǒng)通過提高檔案信息存儲質(zhì)量，讓檔案信息資源的完整性得以保障，而且辦公自動化系統(tǒng)為用戶提供的知識庫，能夠自動收集和保存互聯(lián)網(wǎng)資源信息，檔案工作人員可以整理這些信息中對檔案管理有利的數(shù)據(jù)來為管理決策服務。除此之外，通過網(wǎng)絡技術(shù)還能夠把檔案的信息與檔案載體分離開來，運用網(wǎng)絡系統(tǒng)把關鍵的信息共聯(lián)，這樣一來，信息的深度就得到了提升，實現(xiàn)了檔案信息共享與在線服務。

二、辦公自動化條件下的高校檔案管理策略

1.轉(zhuǎn)變思想認識，提高應用成效

作為高校檔案管理人員，要認識到辦公自動化在檔案管理工作中的應用成效，是實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)、高效管理的關鍵所在。進行科學有效的管理與規(guī)劃，對辦公自動化進行一個整體的布局，結(jié)合檔案部門內(nèi)部管理與外部需求，改變傳統(tǒng)的信息割據(jù)局面，實現(xiàn)檔案管理各個模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高檔案信息的準確率。因此，高校檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思想，對檔案管理過程中的辦公自動化狀況進行認真的分析，積極優(yōu)化其中的關鍵流程。通過建立一支高素質(zhì)、業(yè)務精良的工作團隊，在工作中樹立辦公自動化化系統(tǒng)理念。

2.調(diào)整檔案生成階段的數(shù)字化管理模式

在檔案生成階段，也就是在管理系統(tǒng)設計的初期階段，就要樹立電子化檔案管理意識。每個高校單位都有自己的局域網(wǎng)，通過辦公自動化軟件可以讓各個部門之間的數(shù)據(jù)接口統(tǒng)一起來，實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)資源共享。一個完整的電子檔案有兩部分組成，一個是歸檔電子文件，一個是元數(shù)據(jù)。電子檔案的元數(shù)據(jù)用過手工輸入以及自動捕獲等途徑獲取，電子元數(shù)據(jù)包含的內(nèi)容有生成部門、責任人員、文件格式等。我們以學生檔案為例，元數(shù)據(jù)就是指學生的姓名、專業(yè)以及學號等，這些都是作為元數(shù)據(jù)存入到檔案信息庫中，屬于一條數(shù)據(jù)的形式，通過調(diào)整檔案生成階段的數(shù)字化管理模式，節(jié)約了存儲空間，提高信息傳輸效率。

3.優(yōu)化電子檔案歸檔管理模式

對于已經(jīng)生成的電子檔案來說，辦公自動化的應用主要是在數(shù)據(jù)信息的流通環(huán)節(jié)與轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)的管理內(nèi)容相對比較寬泛，注重電子檔案的處理過程。在辦公自動化環(huán)節(jié)下，要明確電子檔案的歸檔要求和步驟，并對檔案的價值進行專業(yè)的評估，對檔案的歸檔范圍進行明確，歸檔的是那些具有存檔價值的檔案，刪改沒有存檔價值的檔案，這樣才能更好的識別電子文件。檔案數(shù)字化管理要跟辦公自動化融合為一體，把歸檔工作納入到高校辦公自動化整體中去，進行統(tǒng)一管理，避免形成環(huán)節(jié)與歸檔環(huán)節(jié)之間產(chǎn)生脫節(jié)行為。根據(jù)系統(tǒng)縱深化發(fā)展的需求，注重平臺化與智能化的發(fā)展。也就是說，平臺化就是在檔案管理過程中，要通過辦公自動化系統(tǒng)逐步取消高校部門之間存在的障礙，建立協(xié)同化的辦公平臺，進而提高高校檔案管理成效。

4.注重基礎設施建設，提高系統(tǒng)安全性

首先，在檔案管理過程中，要對辦公自動化程序的操作控制進行強化，這樣才能提高電子檔案信息的準確性，盡可能的減少信息差錯的出現(xiàn)。高校管理人員要結(jié)合檔案管理工作實際，要求專業(yè)人員在系統(tǒng)設計的時候制定相應的操作規(guī)范，包括檔案管理系統(tǒng)操作的步驟與指令。其次，要提高檔案管理中系統(tǒng)的安全性，要設定相應的人員操作權(quán)限，用防火墻等形式來隔絕病毒，定期采用相應的軟件來清理系統(tǒng)垃圾，為系統(tǒng)提供良好的運營環(huán)境。再次，重視計算機上機操作與管理，制定相應的制度，要求檔案管理工作人員按照制度來進行檔案信息的錄入和整理，制定數(shù)據(jù)的備份方案等。

結(jié)論

綜上所述，隨著高等院校教育改革的深入，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適應形勢發(fā)展的需要，辦公自動化應用到其中成為必然趨勢。在檔案管理中應用辦公自動化軟件能夠提高辦公效率與信息效率，是高校信息化管理的一部分。在現(xiàn)階段，要積極轉(zhuǎn)變思想認識，調(diào)整檔案生成階段與歸檔階段的數(shù)字化管理模式，注重基礎設施建設，進而提高系統(tǒng)的安全性。

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