如何創新信息化時代的學校檔案管理工作

李莉

[摘要]在信息時代的背景下，學校檔案管理工作也以信息化手段為主，但是從目前學校檔案信息化管理形勢來看，依然存在著一些問題。因此，創新檔案管理工作的步伐必須加快，從而使其能夠適應學校和社會的發展。本文首先介紹了信息時代高校檔案管理工作中存在的不足，然后介紹了學校檔案管理工作創新的現實意義，最后闡述了信息化時代下學校檔案管理工作創新路徑。

[關鍵詞]創新 信息化 學校檔案 管理

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）02-0123-02

在進行學校管理工作時，最基礎的工作就是管理檔案，此項工作反映出了學校管理水平的高低。隨著信息時代的到來，各高校對檔案的管理工作做出了改革和創新。采用信息化的方式進行管理，采用電子介質管理檔案，管理的方式逐漸自動化，逐步實現改革創新。面對此類管理方式與當前時代特點，創新管理檔案的工作也變得尤為重要。針對當前我國各類學校辦公室的檔案管理工作來看，管理檔案的相關設備被更換成了符合當前社會條件的技術設備，為創新管理檔案方式提供了有利條件，但是檔案管理因為傳統觀念的限制無法實現創新，這明顯已經跟不上時代發展的腳步。

一、信息時代高校檔案管理工作存在的不足

（一）信息風險意識差

受到信息時代的影響，高校逐漸改變了傳統的檔案管理工作理念，檔案管理工作的環境更加透明。但是隨著互聯網技術的發展，黑客等危險因素的增加，使高校檔案管理的信息風險也隨之增多，直接導致了信息安全受到威脅。上級部門文件、各機關部門政策方針等此類信息文件都屬于辦公室檔案管理的重要部門的重要文件。此類文件分為學校、省級等文件，其特征是單一性與保密性較高。目前參與辦公室檔案館的工作人員大部分是兼職，特別是檔案管理的內容較多，強度較大，這就使得工作人員不重視信息安全管理。另外，就算是管理人員按正常信息保存和管理，但是由于受到了技術與能力的限制，不能很好地保護信息安全，不具備完整的風險意識，容易泄露檔案信息。

（二）信息化管理人員素質不高

計算機在信息時代背景下逐漸被應用與普及，提高了高校辦公室檔案管理的水平與質量。但是如果管理檔案的方式是用現代化技術，那么專業的理論知識與全面的管理方法也是非常重要的，逐步實現對知識的管理，使信息管理更加智能化、科學化、自動化。比如說，管理人員在管理檔案的過程中必須依靠專業技能建立和管理數據庫。由于目前管理檔案的人員大都不是本職工作，當遇到技術水平高的管理要求時，其本身的綜合素質就限制了信息化管理的進步與發展。

（三）管理組織不健全

通過調查各高校檔案管理工作發現，行政部門成為了高校檔案管理的主要部門，沒有建立獨立的管理組織，而且不具備完整的制度體系，崗位責任制也形同虛設，就算是某些高校設立了此類獨立的組織，但往往也是形式使然，不關心內在管理的重要性。由于不具備完整的管理組織，使檔案管理工作缺乏保密性，容易使資料流失，降低了檔案使用效率。

二、學校檔案管理工作創新的現實意義

（一）節約時間，提高工作效率

在傳統的檔案管理形式與檔案信息服務上，手工管理與服務成為了主要形式，此類形式的工作質量與效率并不是十全十美的，也有一定的缺陷。傳統的管理方式無法對電子檔案產生影響，電子檔案也不能實現采集、收集與利用的作用，手工管理與服務相較于電子檔案，其速度遠沒有電子檔案快，這就浪費了信息使用者與管理人員的時間，降低了檔案管理的工作效率，達不到信息使用者的要求。改革創新檔案管理工作，不僅增加了學校檔案信息的利用率，而且提高了管理工作的透明度，使檔案信息資源得到充分利用與合理分配，增加了檔案管理工作的質量與效率。

（二）檔案管理事業發展的必由之路

很多現代化的設備在信息時代的發展下也逐漸被普及應用，使學校在管理檔案時更加方便。采用新設備與技術來進行檔案管理工作，為檔案管理帶來了新的面貌，促進了其事業的發展。在學校的實際使用過程中，即使很多新設備被制造出來，但是并沒有得到普及，信息使用者還是使用傳統的方式來查閱，難度大，效率低。隨著互聯網的普及，數字化檔案出現在了人們面前，網絡檢索為檔案管理帶來了很大的幫助，檔案管理工作必須進行創新來適應信息技術的發展與服務對象的多元化，這也促使了檔案管理事業向更便捷更有效的方向發展。

（三）促進資源共享，更好地為信息使用者服務

目前，計算機網路逐漸得到普及，網絡信息技術不僅應用于科研，學校教學也開始使用此類技術，其先進的技術與網絡環境逐漸改變了學校檔案管理的工作中心。信息技術能搜集和整理檔案信息，使其具有共享性，檔案管理部門通過校園網可以將學校的檔案文件、信息與服務全部提供給使用者，信息使用者不再用傳統的查閱方式，檔案信息共享為使用者提供了更為便利的條件，使服務質量得到很大程度的提升。值得注意的是，必須加強管理某些保密的檔案信息，保證能安全有效地進行資源的共享。

三、信息化時代下學校檔案管理工作創新路徑

（一）創新管理機制

完善的管理機制是改革傳統辦公室檔案管理工作最基本的保障機制。完整來說就是制定出一套統一的規范和標準，使辦公室檔案建設的更加標準，監控和管理檔案材料的全過程，即材料的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等過程，逐步實現更加標準的管理方式。另外，綜合檔案室是否達到規定標準也是非常重要的，標準的綜合檔案室能合理地存放硬件設備與歸檔信息材料。

（二）創新服務理念

檔案管理也能為使用者提供服務，因此創新檔案管理必須創新服務。檔案管理人員必須有一個正確的服務理念，創建的服務體系更為科學性，服務機制更具創新性，提供讓使用者更為滿意的服務水平。第一步就是更加專業地提供信息服務，根據不同的專業領域來提供不同的信息服務，逐步增加服務的質量，確保使用者能滿意。第二步，除了專業服務外，應提高服務的個性化，根據不同用戶對信息的不同使用習慣，提高檢索的性能與功能，讓使用者有更多的方式來進行信息查詢，使信息服務更具個性，更符合使用者的要求。由于使用者在使用信息的過程中所處的環境與所需信息不同，檔案管理者通過對信息進行采集和管理，搜索捕獲內部信息，跟蹤搜索外部信息，分出不同的知識體系，然后根據這些信息進行管理提供服務，創建出一套服務方式來管理各類知識，使用戶能檢索得更為便利有效。

（三）人才隊伍建設

辦公室管理人員的專業一般為計算機或是非檔案專業的，沒有很高的積極性來參與檔案管理工作。在當前信息時代背景下，檔案管理人員的使命感與責任感是非常重要的。因此可通過學習交流、教育培訓與學術研究等方式來提高辦公室管理人員的整體素質，優化其知識結構，提高辦公人員對信息安全、重要保密材料等的重視程度，增加對新技術與知識的渴望，全面提升人員的職業素質與業務水平，從而完善管理體系的建設。

四、結束語

總體來說，隨著學校的發展，高校辦公室的材料逐漸增多，對學校在每個階段的發展做出了更為客觀真實的記錄，檔案管理在信息時代得到了優良的客觀條件。所以，高校的檔案管理工作如何在信息時代進行創新也是非常重要的。管理人員應該在此基礎上提高辦公室檔案的服務水平，為學校的發展壯大做出更為實際有效的作用。

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責任編輯：彭海多