水利工程檔案“紙質化”與“電子化”的交融共存

石莉

【摘要】隨著信息技術的影響日益加深，紙質化檔案與電子化檔案彼此交融共存。我們應提升配套管理水平，加快檔案資源的開發與利用，從根本上加快水利工程檔案信息化進程，推動水利工程檔案管理的健康發展。

【關鍵詞】水利工程;檔案“紙質化”;“電子化”;交融共存

一、水利工程檔案紙質化與電子化管理模式的優勢分析

（一）紙質化檔案是信息存儲與傳播的媒介

1.紙質化檔案原始價值突出，更具現實意義

紙質檔案資料的突出特征是直觀性較強，能夠進行信息的直接獲取。同時，物理與邏輯結構具有一致件，對維護檔案資源的真實與原始性意義重大。水利工程檔案的形成、發展與利用貫穿于整個工程建設的始終。同時，經過專業實踐，在反復修改與完善的過程中形成的第一手原始資料，與電子檔案相比較，更具行業存儲價值，彰顯針對性，現實價值突出，具有顯著的考證意義。

2.紙質化盡顯檔案的真實性、歷史性與客觀性

紙質化檔案能夠全面、客觀地體現水利工程檔案的客觀性與真實性。水利工程檔案主要源于水利工程建設文件，很多是直接轉化而成。正是由于這種行業的特殊性，使得水利工程檔案擁有濃厚的歷史痕跡與自然性，代表了歷史的真實性與客觀性，很難被更改或者偽造，這是電子檔案難以與之相比的。

（二）電子化是推動檔案事業發展的強大動力

1. 電子化檔案管理模式彰顯立體化的特征

電子文件便于修改，存儲空間較大，能夠進行信息之間的快速傳播，滿足遠距離的傳輸需要。隨著水利工程建設項目規模的擴大，水利工程檔案范圍得到拓展，相關單位對檔案資源提出了更高的要求，借助電子文件模式能夠節省成本，并有利于妥善保管。同時，檔案資源安全性提升，可有效避免檔案遺失與無故變更的現象。

2. 電子化檔案更顯水利檔案的專業性

對于水利工程檔案而言，強化對工程建設全過程的反映，實現對水利建設規劃、設計、施工、管理、運行以及工程竣工維護、評估的有效反饋，資料極具龐大性與復雜性。

二、水利工程檔案紙質化與電子化檔案管理模式的缺陷分析

（一）紙質化檔案管理方式的不足

1.對于紙質化的檔案資源而言，需要較為煩瑣的管理程序進行管理

鑒于水利工程的系統性，需要借助煩瑣的程序進行工程檔案的歸檔和管理，同時投入大量人力資源。

2.紙質化的檔案在保存方面難度較大

紙質檔案如果需要進行長時間的保存，極易發生破損、字跡模糊等現象，一旦經過多次、頻繁的借閱與使用，檔案原始資料也容易丟失，直接影響檔案資料的使用周期，不利于維護自身的完整性與準確性。

3.紙質化檔案信息收集與獲取效率不高

紙質檔案存儲量相對較小，在遠距離傳播方面受到限制，速度較慢，共享程度不高，加之手工查閱方式速度較慢，人員使用受到限制，很容易受到時空條件的制約，對水利工程檔案利用范圍與效率產生阻礙，影響信息資源自身價值的發揮，對水利工程事業發展產生不良影響。

（二）電子化檔案的弊病

1. 電子化檔案推廣過程中缺乏強有力的運行環境

新時期水利工程檔案對技術成果與技術資料的需求更高。目前，檔案軟件的通用性有待增強，但不同機構與部門的檔案信息網絡處于各自獨立的狀態，尚未構建系統性的網絡平臺，很難滿足新時期檔案資源共享性的要求。

2.檔案自動化缺乏普遍性的統一標準

檔案業務在發展過程中由于受到歷史等因素的影響，自身缺乏扎實的基礎，尤其是案卷質量不高，軟件很難實現較高水平的移植使用，檔案自動化管理缺乏統一、科學與全面的標準。

3.電子檔案載體要求較高，一旦存儲環境不佳，很難維護檔案的完整性

對電子文件而言，其功能的實現離不開相應的載體，如磁盤、光盤等。而這種載體具有一定的使用壽命。同時，外界環境中的溫濕度、磁場、光線等因素對其也有一定的影響，需要較高要求的防范措施，尤其是對水利工程檔案而言，圖像與影像資料較多，一旦保存不利，很難維護信息的安全性與完善性。

三、如何促進水利工程檔案“紙質化”與“電子化”的交融共存

立足新的發展時期，紙質化與電子化檔案模式處于共存的狀態，各自具有不可替代的作用。為此，要借助先進的現代信息技術與設備，進行合理、有效地開發利用，強化二者的配套管理，最終實現交融共存。對于電子化與紙質化，要將一體化作為發展目標。水利檔案管理部門要重視做好紙質化與電子化檔案的超前收集管理，對相關流程、控制策略等進行合理設計，全面做好各種形式檔案資料的掃描與處理，要合理進行數據轉換，達到紙質化與電子化雙軌制度并行，保障信息數據能夠高效地進行傳遞，提升資源共享程度。

綜上，基于新的發展階段，水利工程檔案管理要堅持與時俱進，積極創新，加快檔案信息化建設，有效發揮電子檔案中的優勢。同時，要正視紙質檔案的現實價值，強化紙質化與電子化的有力融合與統一，制定科學有效的檔案管理模式與方法，為水利工程檔案管理工作奠定堅實基礎，加快檔案的開發與利用，為水利工程發展提供更加全面和完整的信息支持。