檔案管理信息化建設之我見

常煜婧

【摘 要】站在新時代歷史起點下，檔案管理人員要時刻高舉“中國特色社會主義”偉大旗幟，認真學習、領會“習近平新時代中國特色社會主義思想”，并有效強化檔案管理與信息化建設的有機統一，使新時代的檔案管理工作，呈現出“信息化”、“高效化”、“數字化”特點，從而為人力資源及社會保障事業，邁上一個嶄新的歷史臺階。本文以檔案管理中的信息化建設為主題，試圖探尋出一條新時代的高效檔案管理工作路徑，并希望藉以此文，為我國的檔案管理信息化建設，做出積極貢獻。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；人員信息；數據庫

在檔案管理工作中，信息化建設是一項重要的工作任務。筆者根據我縣人力資源和社會保障局的檔案管理信息化建設過程，總結出了一些檔案管理信息化建設經驗，希望能夠為檔案管理工作的信息化建設揭示出一條有效路徑。具體來說，我們首先完善檔案管理中的電子數據庫建設，為檔案管理信息化提供了基礎；其次認真做好紙質檔案的數字化加工工作，確保信息化檔案管理的實效性；最后統籌協調各相關部門的數字化資源整合，提升信息化檔案的實用價值，在總體上取得了令人可喜的工作成績。以下結合情況，分別進行介紹。

一、完善檔案管理中的電子數據庫建設，為檔案管理信息化提供基礎

作為檔案管理信息化建設的基礎，數據庫建設具有著重要的意義和價值。我們在信息化檔案的數據庫建設中，要求相關建設人員，能夠根據本縣的特點，架設便于我縣檔案管理、符合我縣檔案信息化建設特點、能夠促進本縣檔案信息化建設長遠發展的數據庫。我們在數據庫建設完成之后，根據本縣檔案管理的實際特點，設置專門的檔案數據庫管理人員，使得我縣的人員檔案全部被錄入了檔案管理數據庫中，實現了數字化全覆蓋的要求。

二、認真做好紙質檔案的數字化加工工作，確保信息化檔案管理的實效性

在檔案管理信息化建設中，檔案的數字化是工作重點，我們對于沒有實現數字化的紙質檔案，我們認真做好了字化加工工作，從而確保了我縣信息化檔案管理的實效性。具體來說，我們對于紙質檔案中可以進行掃描的內容，利用掃描儀進行數字化加工；對于紙質檔案中需要錄入的文字，由專人負責打字加工。這樣的工作方法使我縣的檔案實現了100%數字化加工，讓我們的檔案電子數據庫能夠包容更加全面的檔案資源，從而有效實現了檔案管理信息化建設。此外我們還在檔案的數據加工過程中，對一些特殊人員進行了標注，如“離休干部”、“軍烈屬”、“勞動模范”等，標注了他們的基本信息，方便在今后的政府補貼過程中對他們實行照顧。

例如我們在對于村民“劉某”的檔案數字化加工過程中，基于“劉某”在1951年參軍并參加朝鮮戰爭的特點，為劉某在數字化檔案中標注了“朝鮮戰爭參戰人員”的標簽，此后在政府對“朝鮮戰爭參戰人員”統計并發放補貼的過程中，在方便了對劉某進行信息查詢的基礎上，使劉某順利地獲取到了補貼，從而提升了檔案管理工作效率，使人民獲得了滿意。

三、統籌協調各相關部門的數字化資源整合，提升信息化檔案的實用價值

檔案管理信息化建設，是為了進行實際運用。我們在檔案管理信息化建設過程中，緊密協調縣政府的相關部門，利用制作檔案查詢網站，使各部門能夠通過互聯網技術對所需人員檔案資料進行信息化查詢，以此提升了信息化檔案的實用價值。此外，利用這樣的信息化建設，為我們的各級政府部門，縮小了工作時間，減少了辦公環節，從而讓檔案信息的采集工作，切實實現了信息化。

在人力資源和社會保障局與其他政府部門的數字化資源整合過程中，我們與各個相關部門的管理人員進行了多次密切協商，找到各個相關部門對于信息化檔案的查閱需求，為我們的檔案查詢網站的建設提供了基本方向。之后我們在檔案查詢網站的建設過程中，將網站與檔案管理數據庫相連接，并為各級政府相關部門，整理和發放了網站賬號，根據各部門的信息化檔案查詢需求，設置了不同的權限。因此，此后我縣各級政府在信息化檔案管理網站上，能夠進行更加快捷、高效的檔案查詢，全面提升了我縣各級政府部門的工作效率，從而讓我縣各級政府部門的工作人員“少跑路”、“多獲取”，切實體現出了檔案管理信息化建設的實用價值。

總而言之，檔案管理中的信息化建設，是提升我們人力資源及社會保障部門工作效率的重要工作內容，需要我們積極地加以完善。我們在檔案管理中的信息化建設過程中，基于本縣的實際情況，建立了本縣檔案的電子數據庫；將未實現數字化的檔案，全部進行了數字化加工；并且統籌協調各相關部門的數字化資源，使各相關部門能夠通過互聯網途徑查詢檔案內容。通過這樣的信息化建設，我縣的數字化檔案率達到了100%，使我縣做到了數字化檔案全覆蓋，真正促進了我縣的檔案信息化建設。

【參考文獻】

[1]朱烜瑩.淺談檔案管理信息化建設的必要性[J].《經濟管理（全文版）》，2018，2（9）：139-140.

[2]韓曉雪.新時期人事檔案管理信息化建設研究[J].《經濟》，2018，1（6）：163-103.