機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理強化途徑

陳亮平

文書檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的核心工作內(nèi)容，對機關(guān)事業(yè)單位的整體運行效率產(chǎn)生著重要影響。加強機關(guān)事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視、提升檔案管理與其他工作環(huán)節(jié)的銜接性、優(yōu)化文書檔案管理工作的信息化程度以及強化檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)是文書檔案管理工作的有效強化途徑。從這四個層面對機關(guān)事業(yè)單位的文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新能夠?qū)π聲r期下的機關(guān)事業(yè)單位工作效率進(jìn)行顯著提升。

機關(guān)事業(yè)單位是為人民服務(wù)的重要社會功能機構(gòu)，在業(yè)務(wù)功能不斷升級、業(yè)務(wù)實踐范圍不斷擴(kuò)展的背景下，文書檔案管理工作面臨著新的實踐工作挑戰(zhàn)。特別是在信息化技術(shù)在社會當(dāng)中以及機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)與事務(wù)當(dāng)中的廣泛應(yīng)用，為文書管理工作帶來了更加艱巨的工作任務(wù)。所以檔案管理工作人員應(yīng)進(jìn)行自我工作能力以及自我職業(yè)素養(yǎng)的提升，進(jìn)而更加高效地完成文書檔案管理工作。

文書檔案管理工作的重要性

文書是機關(guān)事業(yè)單位工作實踐內(nèi)容的重要載體，機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)運行與事務(wù)銜接以及相關(guān)內(nèi)容的記錄都需要以文書的形式進(jìn)行體現(xiàn)或承載。對文書進(jìn)行科學(xué)而系統(tǒng)化的檔案管理，不僅能夠?qū)ξ臅M(jìn)行保存與記錄，同時也能直接提升機關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)與事務(wù)運行效率，進(jìn)而間接地推動了機關(guān)事業(yè)單位對外服務(wù)質(zhì)量。所以對于文書的管理工作是機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容，特別是在一些數(shù)字影響資料以及物品資料相對較少的機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，文書檔案管理工作是檔案管理工作的核心。

文書檔案管理工作的強化途徑

加強機關(guān)事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視。文書檔案管理工作是檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，同時也是涉及到機關(guān)事業(yè)單位所有相關(guān)人員的廣范圍工作，需要所有文書相關(guān)人員與檔案管理人員間的有效協(xié)調(diào)配合。從檔案管理工作在機關(guān)事業(yè)整體運行體系當(dāng)中的作用來看，只有將檔案管理工作與整體系統(tǒng)的運行進(jìn)行有機銜接才能使文書檔案管理工作實現(xiàn)工作效率的最大化，所以需要整體工作體系當(dāng)中所有相關(guān)人員加強對于文書管理工作的重視，并切實地在實踐工作當(dāng)中給予積極的協(xié)調(diào)配合，進(jìn)而實現(xiàn)文書檔案管理工作效率得到實質(zhì)性的提升。同時強化每一個機關(guān)事業(yè)單位工作人員的全局意識，對文書檔案工作給予自主自覺的支持，兌現(xiàn)在文書資料的提供、收集以及保管當(dāng)中的義務(wù)。

提升檔案管理與其他工作環(huán)節(jié)的銜接性。檔案管理工作與其他各崗位工作之間應(yīng)就檔案存檔環(huán)節(jié)進(jìn)行有效協(xié)調(diào)與銜接，使相互之間掌握基本工作流程，進(jìn)而使文書以及其他一些相關(guān)資料能夠在形成初期符合檔案入檔要求，提升檔案管理工作效率。尤其是檔案管理工作人員與文書工作人員之間的銜接性的提升，需要文書管理人員進(jìn)行一定程度的相關(guān)培訓(xùn)，同時檔案管理人員也需要對文書管理工作流程和工作要求進(jìn)行一定程度的掌握。進(jìn)而使文書檔案管理工作能夠形成流暢的工作程序，避免不必要的摩擦與矛盾。使文書檔案歸檔水平得以有效提升。

優(yōu)化文書檔案管理工作的信息化程度。隨著機關(guān)事業(yè)單位在現(xiàn)代社會當(dāng)中的服務(wù)功能增強以及業(yè)務(wù)實踐方式的拓寬，信息化技術(shù)在機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中發(fā)揮著越來越重要的作用。機關(guān)事業(yè)單位很多重要業(yè)務(wù)和事務(wù)互動都需要在網(wǎng)絡(luò)平臺當(dāng)中進(jìn)行實施，進(jìn)而也會產(chǎn)生大量的電子版本文書資料和檔案資料。這些資料的收集與存檔具有一定的便捷性，同時也具有一定的難度。這對于檔案管理者來說既是信息化時代帶來的挑戰(zhàn)，也是信息化時代帶來的機遇。強化檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平以及信息數(shù)據(jù)素養(yǎng)，同時增設(shè)具有先進(jìn)性的信息化檔案管理設(shè)備。進(jìn)而使檔案獲取、收集與入檔等工作環(huán)節(jié)的實踐效率實現(xiàn)質(zhì)的突破，進(jìn)而極大地提升文書檔案管理工作的實踐水平。大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理人員應(yīng)積極提升自身信息素養(yǎng)。信息素養(yǎng)是指對于機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部資料數(shù)據(jù)的保密與保存，同時也對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集與統(tǒng)計。在重要數(shù)據(jù)資料上應(yīng)首先應(yīng)做好收集與統(tǒng)計工作，并利用相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)化的研究與整合，進(jìn)而為相關(guān)崗位人員提供重要的參考數(shù)據(jù)幫助其提升工作能力與工作實效。在信息化技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用的前提下，能夠及時而全面對文書資料進(jìn)行獲取與存檔，進(jìn)而使機關(guān)事業(yè)單位在信息化技術(shù)的應(yīng)用下實現(xiàn)了為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的責(zé)任與使命。同時也使文書檔案管理工作更加科學(xué)化和系統(tǒng)化。

強化檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。檔案管理工作雖然并非是機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中的高難度工作，但是其具有著重要的工作實踐價值，對機關(guān)事業(yè)單位的整體運行效率產(chǎn)生著重要的影響。而檔案管理工作的最為關(guān)鍵環(huán)節(jié)就是檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，尤其是對于文書檔案管理部分的工作，不僅需要基本的業(yè)務(wù)能力，更需要具有較高的責(zé)任心和團(tuán)隊協(xié)作能力。檔案工作人員只有將文書資料獲取、收集、整理以及入檔工作當(dāng)中所有細(xì)節(jié)工作以負(fù)責(zé)任的進(jìn)行實施，并加強與其他部門工作人員的協(xié)調(diào)能力，才能使文書檔案管理工作實現(xiàn)其工作意義，為機關(guān)事業(yè)單位貢獻(xiàn)出崗位實踐價值。特別是先信息化時代背景下，對于網(wǎng)絡(luò)電子文書資料的數(shù)據(jù)信息收集與整理，不僅要求檔案管理人員具有一定專業(yè)水平和責(zé)任心，更需要檔案管理人員具有較高的信息素養(yǎng)，對信息數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行系統(tǒng)而全面的科學(xué)化處理。文書檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，但是對文書檔案管理工作更需要檔案管理人員的責(zé)任心和優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)才能實現(xiàn)工作效率與質(zhì)量。

（作者單位：廣東省河源市重點項目建設(shè)服務(wù)中心）endprint