關于辦公自動化中計算機技術應用研究

廖駿杰

摘 要 隨著計算機技術的普及和推廣，在辦公中的使用范圍也在擴大，辦公自動化逐漸在全面使用，對于日常辦公效率的提升具有非常重要的意義，因此在進行計算機使用過程中需要對計算機技術進行更加規范化的操作，掌握更加科學的對計算機技術進行應用，提升計算機技術的應用范圍，保證自動化技術在計算機方面的全面使用。本文主要針對辦公自動化中計算機技術的應用進行研究，使得自動化技術可以得到更加全面的推廣和使用，為計算機技術的推廣提供更加全面的管理。

關鍵詞 辦公自動化；計算機技術；應用研究

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）199-0159-02

計算機技術的使用和推廣使得辦公得到更加快捷的提升，為人們的工作提供了更加便捷的條件，使得辦公效率得到全面的提升，但是在辦公方式轉變的過程中，計算機技術的應用在進行推廣的過程中，一些企業和個人對自動化的認識存在不足，并且計算機維修人員在技術使用過程中無法掌握更加全面的技術和知識，造成計算機的優越性無法實現，因此需要在使用中對計算機技術進行更加全面的使用，掌握更加科學的方法，實現計算機技術在辦公自動化中的全面推廣和使用。

1 計算機技術在辦公自動化中的應用優勢

計算機技術強大的處理功能可以為辦公提供更加便捷的方式，簡化整個的辦公過程，提升辦公整體質量，因此在計算機技術的使用對于辦公自動化來講具有較為明顯的優勢，具體表現在以下方面。

1.1 加強內部交流與合作

計算機技術在辦公自動化中進行使用，可以通過計算機技術實現相互之間的交流與合作，使得相互之間的聯系得到提升，企業人員可以通過辦公自動化進行相互之間的管理，將辦公業務與人員之間的交流進行密切的聯系，在辦公的同時加強相互之間的交流與溝通能力，使得企業內部各個部門之間的交流與溝通更加的和協調，相互之間的交流與溝通也更加的密切，避免了因為信息交流不到位造成的信息交流與溝通的不順暢，進而更好的保證企業在內部管理中的和諧，實現管理的整體進步。

1.2 節約辦公成本

企業在進行辦公成本的控制中，使用無紙化辦公可以節省紙張等辦公耗材的消耗，不需要將各個事項通過紙質方式進行留存，企業各個審批流程也可以直接的通過自動化系統盡心實現，這樣的方式可以將辦公中的打印機費用、電話費用等進行減少，使得企業在發展中的費用問題得到一定的解決，提升設備的使用時間，促進辦公各項消耗的減少，為企業的成本節約提供可能。

1.3 提升辦公效率

企業的辦公效率是進行企業管理的重要方面，在很大的程度上為企業的發展提供更加全面的管理方法，保證企業在管理中的辦公效率得到顯著的提升。以往的辦公過程中，因為辦公信息之間的交流主要是通過紙質文件和電話進行交流與溝通，這個過程中容易出現信息的延誤，信息時代的帶來這種管理方式已經不能適應發展的需要，而采用計算機管理方式，可以改善信息交流方式較為落后的情況，實用網絡技術加強相互之間的信息交流速度，進而實現辦公效率的顯著提升。

2 辦公自動化管理中計算機技術的主要組成要素與功能分析

計算機技術使用到辦公自動化的管理中，實現了辦公各個方面的進步，并且計算機的各個模塊的使用可以整體的提升管理質量，需要全面的進行分析和整理，需要從自動化構成要素和構成方式方面進行整體的分析。

辦公自動化構成要素需要從以下方面著手，首先是辦公人員，對于計算機基本要素的構成，也是進行辦公自動化系統操作的關鍵性組成部分，辦公人員在這個系統中是進行實踐的環節，可以實現對辦公系統中各個環節的操作，各個人員在不同的辦公部門擔任的席位是不同的，具有執行、決策和分析職能，是實現計算機從指令到技術操作的必要步驟，可以更好的將計算機中的各項功能進行實踐。其次，辦公自動化中計算機技術應用還包括計算機運行環境，計算機技術的使用需要在相應的環境下進行操作，需要在一定的網絡條件下進行工作，因此網絡的環境是保證辦公自動化系統運行中計算機技術整體發展的保證，也是實現相互之間協助的基礎，對整個系統的整體管理起到非常重要的作用。最后，實踐是整個辦公自動化系統中的重要組成部分，對于實踐的管理事進行辦公自動化系統工作的主要方式，主要是通過事件將整體的管理進行檢驗，繼而實現整體管理的科學化，制定更加適宜的辦公化系統，為整體的發展提供更加科學的管理環境。

3 計算機技術在辦公自動化中的具體應用

計算機技術在辦公自動化中的應用是非常多樣化的，需要結合具體的問題進行更加全面的分析，具體包括以下方面。

3.1 快捷的文字處理能力

計算機技術在進行辦公過程中對于文字的處理能力是非常強的，以往的辦公文字的傳輸主要是依靠紙質的問題，通過手寫的方法對問題進行處理和整合，這樣的方式效率較慢，因此通過計算機技術，將文字從具體進行虛擬化的處理，通過便捷的現代化辦公系統，將文字進行整體的輸出。文字的處理是辦公自動化系統中非常基礎的工作，也是重要的途徑，作為整個自動化系統的根基，實現了工作的全面進步，例如在進行辦公中使用較為廣泛的Word文檔編輯，就是通過便捷化的計算機處理系統，對文字進行整理，使得文字在傳輸過程中可以更加的協調，進而實現整體管理技術的創新，實現文字的便攜化操作，促進文字處理能力在辦公中的提升。

3.2 提升數據處理能力

在日常辦公中牽涉到非常多的數據處理問題，因此對于數據的處理也是辦公自動化中通過計算機進行工作的主要方式，對于數據的處理，主要是通過辦公軟件中的各項基礎功能實現的，例如，在Office中使用的Excel，可以對大量的數據信息進行更加全面的整理和分析，將大量的數據進行處理，借助軟件強大的數據整理技術，對辦公中一些數據的計算、排序等進行計算，并且將得到的數據進行匯輸出，減少人工在進行數據處理中的一些困難，實現數據處理能力的全面提升。例如在使用Excel表格的過程中，需要對大量的數據進行處理時，可以先將需要計算的原始數據進行輸入，在輸入結束會之后，Excel表格提供了大量的數據處理功能，可以對數據進行加減乘除計算，結合實際情況輸入公式即可。endprint

3.3 多媒體技術

多媒體技術主要是通過PPT等技術軟件實現的，現代化的辦公方式需要通過圖片與文字的結合對一些辦公過程進行處理，這樣就需要借助計算機的多媒體技術，將圖片、視頻、語音等各種信息進行全面的整合，實現辦公技術的整體提升。多媒體主要是借助計算機技術將一些語音信息、視頻信息、圖片信息和文字信息進行全面的整合，并且可以通過編輯的形式將各種形式的文字、圖片、視頻進行組織，實現人機之間的相互交互，進而實現多媒體技術的整體創新，使得多媒體技術可以更好的得到使用，為辦公提供更加便捷的工作方式。

3.4 提升部門間的交流速度

網絡技術的普及使得我國各個部門之間的交流與聯系得到進一步的加強，主要體現在兩個方面，首先是實現了辦公系統的網上交流與溝通，通過相互之間的交流加強各個部門之間的交流與溝通速度，進而實現信息的全面傳遞，這個過程中主要是使用計算機的網絡技術，包括內部網絡和外部網絡，一般企業而言都存在自身的內部網絡系統，工作過程中可以通過內部網絡進行相互之間的工作聯系，對工作信息進行及時的交流。而外部的網絡系統則是通過一些郵件的形式，將一些工作中的信息進行傳遞，實現信息之間的相互交流與溝通，在工作區域之外實現信息的管理和控制。其次，計算機網絡技術的使用，使得一些視頻會議和電話會議得到更加全面的普及和推廣，這樣可以通過網絡進行距離較遠得會議，縮小因為距離造成的企業的發展局限，提升企業在會議中因為人員無法到場造成的信息傳遞不流暢，使得全球化的電話會議得以發展，在工作方面企業的應對能力更強。

4 結論

綜上所述，隨著社會經濟的迅速發展，各個單位中的辦公事務也隨之增加，需要處理的信息也越來越多、越來越復雜，為提高工作效率和工作的準確性，計算機技術在辦公自動化中被廣泛應用，并且取得較好的效果，值的推廣。

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