合同管理信息系統的設計與實現

郭皓

摘 要 采用信息技術管理合同是企事業單位急需解決的問題，合同管理信息系統具備提高履約率、縮短合同周期、監管進度等職能，從而為企業帶來直接和間接的效益。技術方面，MVC架構設計保證開發模型的穩定，JSON規范數據格式，ExtJs開發控件提升用戶體驗度，AJAX無刷新使信息聯動更為快速便捷。本文結合國內外合同管理模式、調研企事業單位對合同管理要求和實際狀況為研究依據，開發合同管理信息系統做支撐，進行深入研究。

關鍵詞 合同；信息系統；B/S架構；接口

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）199-0135-02

合同是事業單位、企業重要契約憑證，可有效保證雙方合法權益。鑒于合同頻繁簽訂、合同數量多、合同狀態跟蹤起來會有很大的工作量并且歸檔統計都需要更高的精準度。因此各單位對合同新簽、續簽、終止、進程監管等環節要求很高，維護信息量非常龐大等問題日益嚴峻，開發合同管理信息系統迫在眉睫，單位需要開發一款適合自身實際情況的合同管理信息系統對合同信息和狀態進行維護、歸檔及監控。

1 背景

國外合同管理在60年前就有管理方法，自1959美國就成立了合同管理協會NCMA，專門為企業做依據和參考。早期合同狀態分為7個部分：1）合同執行，即準備、分析、合同類型、付款、合同執行文件、執行計劃；2）合同日常執行；3）合同變更，即變更基礎、加個變更、主題名稱變更及協議；4）轉包合同和權利義務分配；5）糾紛解決；6）合同效力補救和終止；7）合同結束。

國內合同主要研究關注點大多是建筑工程、勞動合同、項目合同、招投標等。隨著網絡技術、軟件技術的不斷發展，對合同信息化管理日趨凸顯，另外企事業單位注重人才使用、各類工程建設飛速發展引起合同數量日益增加，通過開發合同信息管理平臺，能夠對合同準確、及時的管理和跟蹤從而為管理者提供決策依據，最終提高單位工作效率，已成為各類企業生存發展的必要條件。

2 開發思路

為保障合同信息完整性、滿足部門間信息協同、數據一致性、審核及時性等特點，達到合同信息與財務、資產、項目進展整體關聯，是減少人員因溝通不暢、流程環節未形成閉環造成工作效率降低、影響公司效益的重要因素。

鑒于客戶功能需求，本系統采用B/S架構，瀏覽器訪問為客戶降低了維護成本、安裝成本。針對客戶體驗度，AJAX異步腳本技術無刷新頁面在顯示時間、下拉框信息聯動功能上發揮重要作用，JSON數據格式使得數據傳遞和交互更加標準。ExtJs技術在多層部門關系的基礎上采用樹形控件、友好型彈出框、統計圖形上更提供新的頁面風格。MVC架構設計保證開發模型的穩定，并提供HTML、CSS、JAVASCRIPT的完全控制，核心技術、功能設計以及技術實現企業所要求的功能，從開發角度出發，MVC 三層對于管理復雜的程序設計，工程師可以分工明確、匯總工程便捷。可以在不依賴業務邏輯的情況下專注于視圖設計。同時也讓應用程序的測試更加容易，圖1為整體信息化建設系統架構圖。

3 功能需求及設計實現

3.1 權限要求

管理員具有最高級別權限，能夠開設、新增普通合同用戶，管理能夠對所有合同信息、包含新增處理、變更處理、違約處理等，對于刪除合同信息請謹慎使用，刪除時提示2次是否確認，同意后合同即被刪除；部門管理權限，對企業部門進行信息維護；合同類型維護，由于合同具有不同類型，且可以自定義類型，定義后普通用戶在新增合同的時候即可以選擇合同類型；付款方式維護，為規范付款方式，管理員對該信息字段進行維護，定義后普通用戶在進行合同結款的時候選擇付款方式。

普通用戶能夠對合同進行正常維護，具有新增功能、變更功能、違約功能、續簽功能；進入合同系統后，在首頁能夠掌握合同基本數據信息，如合同總數、正常進行合同數、結束合同數量、延期合同數量等；合同起始需新增信息，編寫合同開頭編碼、合同編號、名稱、類型簽署部門、合同項目、金額、生效日期、終止日期等合同信息；新增合同乙方聯系人、聯系方式等信息；合同信息較多，用戶在使用的過程中需要各種查詢功能，為此，該系統應提供合同編號、合同名稱、乙方名稱、進展情況、終止日期、結束日期、使用部門、簽署部門、付款方式、是否預提的組合查詢，并且支持模糊搜索；針對合同信息量較大，在生成查詢結果后，導出excel存檔；預提合同，在合同維護里有預提合同維護，該維護里有預提資金記錄，此功能模塊針對合同未簽署前的資金流動。

3.2 客戶管理

客戶為創建合同時的必選對象，基本資料共有兩個部分：客戶資料和關聯信息。基本信息包含客戶基本信息、開票信息、聯系人、客戶備忘、客戶附件等。

關聯信息有多項內容，含合同信息、合同標的、審批信息等；對于客戶的基本資料和關聯信息此處設置必要的打印和查詢關聯。

對客戶基本信息進行增、刪、改、查功能；查詢條件：客戶名稱、客戶編號、開票名稱、行業等。

4 非功能需求

4.1 合同信息安全

合同信息屬于二級保密信息，里面涉及項目金額、款項、報價等信息，采購部門需對此信息進行安全防護。高長度賬號、密碼僅能對賬號登陸進行保密，從系統角度應采取關鍵合同文檔加密，文檔不以附件形式存放在服務器，本系統將文檔以二進制流格式存放到數據庫中，來提高合同文檔的安全性。

4.2 u-key加密與保護

系統中使用人員根據不同權限登錄時需插入u-key（數字證書）進行權限核對，從而達到多身份認證方式和提升安全為目的。u-key中存在權限密鑰，實現原理是將權限編碼與用戶賬號統一進行加密，密鑰64位長度來增強破解難度。u-key同時具備寫入功能，在用戶權限或用戶名發生變化時由管理員重新寫入加密信息生成新u-key。

4.3 接口

本系統還具有在實際環境部署中與各單位門戶平臺集成的特點，使用單位建立數據中心，將合同關鍵信息提醒、合同流程提醒、項目驗收提醒等數據抓取到數據中心后，分發給用戶首頁面顯示，本系統采用LDAP認證方式實現門戶單點登錄。

5 結論

合同管理信息系統適合于各類單位，應用功能較為廣泛，用戶依賴性強。

綜合很多企業的使用中也存在一些問題需要解決，比如合同信息項目繁多、分類復雜，需要字段維護功能，接口方面于數據中心對接有響應要求等。

參考文獻

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