基于服務功能分析的高校檔案網站建設

陳玲

摘 要 隨著信息技術的飛速發展，檔案信息化建設的全面推進，許多高校都建立了自己的檔案網站。本文分析了目前我國高校檔案網站的現狀，發現了普遍存在的問題，提出基于服務功能的高校檔案網站的定位與規劃。

關鍵詞 服務功能；檔案網站；定位與規劃

中圖分類號 G2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）199-0124-02

隨著信息技術的飛速發展，檔案信息化建設的全面提高，高校檔案館的館藏資源由原來的物理資源逐步向數字信息化資源進行轉化，通過建立檔案網站的形式發布到互聯網上，實現其宣傳、服務、交流等目的，從而使檔案信息能更好地服務于社會。

檔案網站是由檔案部門建立、以檔案數字信息資源為基礎，通過互聯網技術，向社會有效提供檔案信息專業化服務的專門網站。它是檔案部門對外服務的渠道，通過建立檔案網站，檔案用戶的數量激增，截止到2017年9月29日的統計，上海檔案信息網站的訪問人次為28 107 665；浙江為9 440 763；清華大學為137 819；復旦大學為39 391；從這些數據中可以看出，檔案網站業已成為檔案部門對外宣傳和交流檔案的窗口，受到了社會的廣泛關注。

1 我國目前高校檔案網站現狀

高校檔案網站是檔案工作人員經過信息技術的方法向社會提供檔案信息交流與服務的平臺，也是增加檔案知識與檔案法規受教育面的必然方式，更是高校檔案信息資源開發和使用的發展方向。文章針對不同高校檔案網站的調查，發現存在以下幾個問題。

1）高校檔案網站的信息內容少。內容建設是網站建設的核心。大多數高校檔案網站提供了概況簡介、服務指南、館藏指南、檔案法規等材料，但能提供電子文件目錄檢索的不多，全文檢索的更少；所能夠提供全文檢索的大多也只是局限于一些檔案的法律法規和現行文件，有價值的檔案原文更少，缺乏有特色的內容；很多網站都重視文本和圖片的信息內容，視頻等多媒體數據的相關信息很少，有些雖然設置了聲像檔案一欄，但還是以文字或圖片介紹為主，真正的聲像內容直接展示的不多，形式比較單一，內容不夠豐富。

2）組織結構混亂，欄目設置單一。有些網站的欄目設置不盡合理，組織結構也混亂，條理不是很清楚，不同的欄目內所放置的內容有雷同或者重復情況。有些欄目設置甚至有雷同現在，使用戶不能迅速、準確的找到所要查閱的內容。同時還缺乏服務功能的欄目設置，如咨詢服務、教育服務、館藏珍品等。

3）網站缺乏特色，整體風格不一。高校檔案網站有別于一般的政府網站，可根據學院的辦學特點和辦學歷史，館藏特色和行業特點等，以此來充分體現高校自己的特點。通過建立電子展覽、校史網上館、名人紀念館、館藏珍品展覽、名人手記等形式面向社會，面向公眾，增加與外界的交流與溝通。同時要注重網站整體風格的統一，要使學院網站與檔案網站相協調；要使網站內的字體與顏色相協調，要使布局具有合理性等。

4）檔案網站資源缺乏有效整合。高校檔案信息化建設的核心是高校檔案信息資源的有效整合，這個有效整合也是目前網絡情況下高校檔案信息資源進行合理開發和充分使用的必然趨勢，不僅要對檔案信息資源的常識內容進行組合與擴展，縱向發掘和橫向開發有關的信息資源，而且要把使用不同技術開發的不同內容和形式的檔案信息資源進行整理組合，以最大的限度為用戶提供服務。目前高校網站有的連站內地圖、鏈接、站內搜索引擎、信息溝通平臺等信息資源的欄目、渠道都沒有，信息缺乏有限的整合，建設還不夠完善。

2 檔案網站建設中的服務功能分析

“服務功能”是檔案網站的精髓所在，通過檔案網站不斷開創檔案服務的新手段，拓展檔案服務的渠道。本文對部分檔案網站進行了研究，發現其服務功能主要體現在以下幾個方面：

1）檢索服務：通過檢索通道，網站能否提供檔案目錄或者全文的在線查找或查閱功能，能否根據相關信息，直接快速準確的找到所要查找的檔案文件。

2）電子文件全文服務：電子文件的全文在線閱讀，是充分發揮網站服務功能的最好窗口和核心，也是檔案信息化建設的基礎。通過電子文件全文，可以方便用戶查找文件，及時提供服務，簡化了以前手工查找文件及提供服務的繁瑣過程。

3）編研服務：主要是指檔案的一些編研成果在網上公開展示，也可直接提供利用。一般檔案編研成果屬于二、三次文獻，除去需要保密的部分以外，都可以提供服務。如：學校大事記、文件匯編、年鑒、史料出版等。

4）咨詢服務：咨詢服務功能可以分為在線或線下兩種方式。有條件的網站可以提供在線咨詢服務，能及時和更快的解決用戶提出的各種問題。線下咨詢服務，可有專人負責，根據用戶的相關咨詢，解答問題。

5）展覽服務：改變了傳統的展覽方式，通過網絡手段，使用戶在線瀏覽館藏精品檔案和特色檔案，使展覽更加多彩多樣，以此來增加檔案的使用程度。

6）教育服務：進行專業和學術方面的檔案教育，例如檔案學會、檔案學術期刊、學術論文、培訓、繼續教育等等，同時進行史實檔案方式的愛國主義教育。

7）鏈接服務：主要是提供各關聯高校檔案網站的鏈接，國內外、省市檔案網站及政府、情報、圖書、傳媒等相關信息資源的鏈接。

8）日常事務服務：如今電子政務不斷推進和使用，檔案網站進一步成為了政務信息公開的窗口，經過文件上網和傳輸，實現文檔異地修改、保存和資源共享，提高行政辦事效率。

9）交流服務：檔案網站為檔案工作者之間、檔案工作者與用戶之間、用戶和用戶之間提供的一個交流服務的平臺。經過在網站建立的留言信箱、信息公告欄、論壇等方式，聽取用戶的有效建議，實時了解對檔案工作的意見和改進建議，以此讓檔案管理與檔案服務不斷完善進步。

3 檔案網站的定位與規劃

檔案網站不是網頁與網頁之間的單純結合，而是具有合理功能定位、科學規劃的系統工程。在基于服務功能分析的前提條件下，在建設檔案網站的過程中，合理的定位與規劃是極其重要的。

3.1 提高思想認識，找準網站定位

高校檔案相關人員要找準定位同時要了解檔案的重要性和建設檔案網站的必然性。如今檔案信息化建設快速發展，建立檔案網站，改進檔案服務方法就更加有必要。檔案網站是檔案服務與溝通的平臺，通過網站宣傳和展示自己。

3.2 強化服務功能，統籌規劃建設

檔案信息網站建設要強化服務功能，就必須統一規劃、合理安排。其中包含硬件、軟件配置，平時的管理和維護，相關工作者的培訓及軟硬件升級等。檔案信息網站不能孤立存在，在同圖書館等情報信息服務部門、檔案的產生與形成與業務部門緊緊相連，讓檔案網站的建設進入國家信息資源整體的規劃和建設當中，這樣才能實現它的服務功能。

檔案信息網站的建立，重在應用。在技術上，要充分考慮技術的先進性、科學性和實用性。在配備設備的過程中，要充足考慮軟、硬件使用的安全性、穩定性、兼容性。

在檔案管理人員配備上，要既懂得檔案管理知識又懂得計算機技術的復合型人才。要提高檔案管理人員的素質，使其具有充足的專業知識技能，具有堅實的提供信息服務的能力。

檔案網站的設計上，要體現高校檔案網站有別與一般網站的特點，要有文化性。其次，網頁內欄目的設置要考慮其服務功能，要簡潔合理，要體現實用性；要建立科學合理的檔案信息數據庫體系，要根據不同要求，設置不同的使用權限；要設置相關檔案信息資源導航鏈接，實現各高校、國內外檔案信息網站以及圖書情報等信息部門的網絡導航和鏈接。

參考文獻

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