淺談集團(tuán)財務(wù)公司賬戶管理電子化的實施

陳靜心

摘要：隨著金融企業(yè)信息化的快速發(fā)展，金融行業(yè)管理模式也發(fā)生著改變，互聯(lián)網(wǎng)金融的強勢崛起對銀行的支付、吸收存款、融資、數(shù)據(jù)挖掘、資產(chǎn)管理等領(lǐng)域都產(chǎn)生了不可小覷的影響。企業(yè)集團(tuán)財務(wù)公司作為集團(tuán)的“內(nèi)部銀行”，在經(jīng)營管理上的轉(zhuǎn)變勢在必行，基于提高客戶服務(wù)能力，簡便業(yè)務(wù)流程的前提，如何優(yōu)化集團(tuán)財務(wù)公司賬戶管理的問題，提出建立相應(yīng)的創(chuàng)新解決策略。

關(guān)鍵詞：財務(wù)公司；電子化；賬戶管理

一、實施背景

隨著信息化發(fā)展，金融電子化發(fā)展迅速，促使全客戶、全業(yè)務(wù)的檔案管理電子化形成必行趨勢。

（一）內(nèi)在需求

1.集團(tuán)成員單位的需求。即開展電子化管理的核心需求，集團(tuán)成員單位的基本需求目前包括以下幾個方面：（1）提高業(yè)務(wù)效率；（2）加速資金周轉(zhuǎn)；（3）操作過程快捷（4）防范資料泄露的風(fēng)險。

2.財務(wù)公司管理方面的需求。此類需求可以概括為：提高效率，節(jié)約成本，控制管理風(fēng)險，提高服務(wù)水平及客戶滿意度。

3.其他方面的需求。其主要指檔案資料傳遞、上級機(jī)構(gòu)監(jiān)管和調(diào)取信息效率等方面的需求，基本都可以概括為節(jié)約成本、提高效率、滿足監(jiān)管統(tǒng)計和客戶需求。

（二）外在條件

1.人民銀行賬戶管理的情況。基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中國人民銀行電子檔案系統(tǒng)使中國人民銀行各項工作中形成的應(yīng)歸檔保存的文件材料可以自動轉(zhuǎn)為PDF文件，并及時歸入檔案庫。有效地提高了查尋檔案的運作效率，業(yè)務(wù)運作的安全性和準(zhǔn)確性得到了顯著的提升。

2.銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)管理方面的情況。目前，國內(nèi)銀行均已建立網(wǎng)上銀行系統(tǒng)或電子銀行系統(tǒng)，內(nèi)部建立了授信審批無紙化系統(tǒng)、客戶信用評級系統(tǒng)等；既滿足人民銀行嚴(yán)格賬戶管理的需求及反洗錢監(jiān)測與分析的需求，又滿足信息共享的時代發(fā)展。

3.政策導(dǎo)向。《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》中明確提出：“銀行應(yīng)改善保管設(shè)施，采用先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)會計檔案管理現(xiàn)代化。”

二、問題闡述

（一）開立賬戶的檔案資料傳遞時效長

開立賬戶檔案資料的傳遞，由溝通開立賬戶的檔案資料開始，到收到完整的開戶資料、開戶審批等流程后，交由前臺人員開立賬戶。整個過程要經(jīng)過多次溝通、跟蹤信息、確認(rèn)資料。整個開戶業(yè)務(wù)時效主要浪費在資料傳遞上；同時，傳遞過程中遺失，存在成員單位資料外泄或盜用的可能性。

（二）開立賬戶檔案資料的保管壓力大

按照《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》的要求，保管場所應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件。因此開立賬戶檔案資料的保管部門需要保證資料保管環(huán)境、專人保管、獨立保存，還要保證在資料調(diào)閱的過程中資料不能丟失與損毀。

（三）查閱及清理效率低，隱藏管理風(fēng)險

紙質(zhì)檔案的調(diào)閱需要專人查找翻閱。在資料變更不及時或登記不完整的情況下查閱或梳理變更開戶檔案資料更是耗時費力。而且，內(nèi)外部檢查時該部分檔案資料還隱藏缺失風(fēng)險，檢查效果受影響。

此外根據(jù)《人民幣銀行業(yè)務(wù)賬戶管理辦法》第六十一條：“銀行應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)賬戶的開立、使用和撤銷的審查和管理，負(fù)責(zé)對存款人開戶申請資料的審查，并按照本辦法的規(guī)定及時報送存款人開銷戶信息資料，建立健全開銷戶登記制度，建立銀行業(yè)務(wù)賬戶管理檔案，按會計檔案進(jìn)行管理。銀行業(yè)務(wù)賬戶管理檔案的保管期限為銀行業(yè)務(wù)賬戶撤銷后10年。”因此，按照現(xiàn)行制度銷戶后10年進(jìn)行清理銷毀，這么長的保管時限隱藏管理風(fēng)險。

三、實施方案

（一）開立賬戶檔案資料由業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一保管，由保管部門設(shè)置單位開戶（資料變更）申請書的電子制式表格、法人授權(quán)書電子制式表格、印鑒卡片電子制式表格，并回收電子檔案，其中印鑒卡是蓋有開戶單位公章和財務(wù)預(yù)留印鑒、的卡片，它與單位開戶（資料變更）申請書均具有法律效力，需要回收原件。

（二）成員單位上傳開立賬戶檔案資料PDF版掃描件，其中法人身份證復(fù)印件增加法人簽字或蓋章，法人授權(quán)書制定制式模板，電子資料不認(rèn)可電子簽字及復(fù)印件的復(fù)刻版。開立賬戶電子資料完整后業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗即可開展開戶審批流程，由業(yè)務(wù)復(fù)核審核材料的真實性、正確性，并完成開戶業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗將電子檔案交至部門檔案管理員，部門檔案管理員建立賬戶檔案資料登記臺賬，對電子資料進(jìn)行加密管理。成員單位原件資料及工行返回的授權(quán)函由業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗督促收集并獨立保管。

（三）協(xié)同完善借閱審批，審批流程完成后，由業(yè)務(wù)部檔案管理員陪同，實行賬戶檔案資料的現(xiàn)場借閱。禁止通過網(wǎng)絡(luò)手段傳輸客戶資料，避免網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。

（四）根據(jù)人民銀行印發(fā)的《銀行會計檔案管理辦法》（銀發(fā)[2002]374號）第十條：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后可暫由會計部門保管1年，期滿后由會計部門移交本單位檔案管理部門統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案管理部門的，由會計部門指定專人保管。”及公司電子檔案管理要求，部門專人保管每年年底形成電子檔案，按照制度進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。

（五）賬戶檔案資料變更信息，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗直接交接部門檔案管理員，由部門檔案管理員更新電子檔案，并在賬戶檔案資料登記臺賬登記。如有涉及印章變更，賬戶檔案資料視同新開賬戶檔案資料進(jìn)行管理。

四、風(fēng)險防控

針對網(wǎng)絡(luò)安全及《銀行會計檔案管理辦法》（銀發(fā)[2002]374號）第十二條：“銀行應(yīng)嚴(yán)格會計檔案調(diào)閱管理，防止會計檔案丟失和泄密。內(nèi)部查閱會計檔案，應(yīng)由調(diào)閱人提出申請，并經(jīng)會計部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的，應(yīng)嚴(yán)格有關(guān)控制制度。…在銀行專人陪同下查閱。查閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制，但不得將會計檔案拆封和借出。銀行會計檔案保管部門應(yīng)對查閱情況進(jìn)行記錄，并由查閱人簽字確認(rèn)。”

具體措施如下：

（一）通過網(wǎng)絡(luò)傳輸開立賬戶檔案資料時，采取保密、認(rèn)證等安全措施。

（二）根據(jù)公司檔案借閱管理要求設(shè)置授權(quán)審批、檔案資料保管部門專人陪同，實行賬戶檔案資料現(xiàn)場借閱并登記臺賬。

五、預(yù)期成果

如果上述改進(jìn)方案得以實施，對于財務(wù)公司：有利于檔案整理保管的安全，節(jié)省人工壓力，同時為公司今后數(shù)據(jù)信息采集提供直觀依據(jù)。對于客戶：快捷方便，加快業(yè)務(wù)辦理時效，避免快遞丟失造成公司信息外泄或盜用的風(fēng)險。這項管理創(chuàng)新將是財務(wù)公司建設(shè)電子化服務(wù)的新進(jìn)程，必將全面提高財務(wù)公司的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)品質(zhì)，實時快速地響應(yīng)客戶需求，減輕客戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的時效，推動財務(wù)公司邁向電子化辦公的目標(biāo)。