項目工程電子檔案管理與安全利用

趙靈迪

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，我們逐漸進入一個信息化時代，信息技術被應用到我們生活、學習以及工作中的各個方面，無紙化辦公也成為社會發(fā)展的一個必然趨勢。項目工程檔案的數(shù)量龐大，無論是在檔案保存還是檔案查找上都是一大難題。為了簡化辦公程序，減少辦公的復雜性，近年來，電子檔案被廣為應用。本文對項目工程電子檔案管理與安全利用展開了初步的討論，希望以此來優(yōu)化項目工程電子檔案的管理，提高項目工程電子檔案的利用率。

關鍵詞：項目工程 電子檔案 管理 安全利用

中圖分類號： G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）11-00-01

一、傳統(tǒng)項目工程檔案的缺點

傳統(tǒng)的項目工程檔案內的數(shù)據(jù)和文字都是由紙張來記錄的，聲像是通過錄音帶，影像則是通過照相機來記錄，這就使檔案的成本大大增加，檔案的制作十分復雜，需要投入大量的人力和物力，并且傳統(tǒng)檔案的容量較大，需要一個專門的場所來進行檔案的保存，檔案占用的空間大，這些實體檔案不便于保存，會給檔案的保存工作帶來很大的麻煩。另外，在查找項目工程檔案時，需要在眾多檔案中找到對應的檔案，這個過程會花費較長的時間和大量的人力，因此，這就要求相關的檔案管理人員優(yōu)化檔案的管理方法。

二、建立項目工程電子檔案的重要意義

項目工程檔案能夠將項目工程中的大小內容詳細的記錄到其中，無論是企業(yè)在日后想要改建、擴建還是維護項目工程，都需要參考項目工程管理內的資料。若在項目工程完工后出現(xiàn)相關問題，可以通過項目工廠檔案內的內容找到該部分的負責人，將責任具體到個人。項目工程檔案有很多不同的載體文件，包括文字、圖片、圖表、音頻等。通過這些載體文件能夠將項目工程的所有內容詳細清楚的記錄到檔案中，便于之后查找利用。電子檔案能夠將檔案儲存在電腦內，不需要專門的儲存空間，通過信息設備的數(shù)據(jù)互傳就能夠將手機相機內的音頻文件傳送到電腦上，極大的節(jié)省了檔案的制成費用，不需要再額外花錢洗照片、弄磁帶。在查找檔案時，只需要在電腦上輸入要查找的檔案的名字或相關信息就可調出，極大的提高了工作效率。由此可知，項目工程電子檔案能夠降低成本、節(jié)約資源，對項目工程檔案工作的改進有著重要的意義[1]。

三、項目工程電子檔案收集與整理

檔案管理部門在進行電子檔案管理時應該分工合作，部門領導應該對所有類型的電子檔案進行分類并讓專人進行管理，如部分工作人員管理圖片文件，部分人員管理視頻文件等。采用這種方法可以提高工作效率，降低重復率和錯漏率，發(fā)揮每個人的作用更好的進行檔案管理。在進行電子檔案管理時要保證收錄的電子檔案的真實性和完整性，按照國家的相關要求進行電子文檔管理。在進行電子文檔歸檔時要把文件的格式進行調整，具體的格式標準應該參照我國的電子文件歸檔管理規(guī)范，將每類文件的文件格式調整為標準格式后才能收錄到電子文檔中。如果需要進行歸檔的電子文件還存在其它形式的載體，必須要把文檔的內容進行統(tǒng)一，保證紙質文件和電子文件的內容一致；而且電子文件和紙質文件之間要有統(tǒng)一的標識，如果需要調用時可以按照統(tǒng)一的標識迅速調用[2]。

四、項目工程電子檔案的安全管理

雖然電子檔案有很多的優(yōu)點，但是有利必有弊，如果不能好好的管理，很有可能發(fā)生檔案被非法竊取或丟失等現(xiàn)象，這就需要相關人員重視檔案的管理工作，不斷優(yōu)化安全技術來保障項目工程電子檔案的安全。

1.訪問控制技術

訪問控制技術是項目工程電子檔案安全管理中最重要的措施之一，能夠對系統(tǒng)的訪問進行控制。訪問控制技術只允許內部訪問，避免外部非正常途徑的訪問，對電子檔案內的數(shù)據(jù)進行保護，防止數(shù)據(jù)被獲取的現(xiàn)象發(fā)生，做好系統(tǒng)的安全防范工作，確保項目工程的電子檔案不被非法訪問。

2.識別機制和鑒別機制

識別機制是系統(tǒng)分配給相關工作人員一個屬于自己的專門的ID，通過ID對用戶的身份信息進行識別，為了防止偽用身份的現(xiàn)象發(fā)生，還需要對用戶的身份進行鑒別，即根據(jù)用戶的特征和私人信息，來確保用戶是否為本人，防止冒用用戶身份的現(xiàn)象發(fā)生。同時，還要控制用戶的權限，以此來確保項目工程電子檔案的安全性[3]。

3.防火墻

同它的名字一樣，防火墻就是在系統(tǒng)外建立一個高大的城墻，防止黑客的入侵，避免項目工程電子檔案被黑客非法竊取，從而丟失檔案內的信息。防火墻不僅能夠防止黑客的入侵，還能夠避免檔案信息的泄漏，從進和出兩方面來為電子檔案設立防火的城墻。

4.系統(tǒng)備份

系統(tǒng)備份就是將項目工程電子檔案的內容再拷貝一份，分為日志備份、差額備份和完整備份，如果數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)出現(xiàn)錯誤，通過系統(tǒng)備份能夠找回丟失的資料，恢復相關數(shù)據(jù)。在重要電子資料的傳送時，應該由相關人員簽字，在簽字后才可進行傳遞，以保證電子檔案的安全性。

五、項目工程電子檔案的安全利用

為了確保能夠而更加安全的使用電子檔案，存儲電子檔案的計算機應該由專門人員使用，而且要設定計算機的登陸密碼，并定時更換登陸密碼，防止計算機被別人偷用造成信息泄露。雖然電子檔案比紙質檔案更加方便快捷，但是卻存在著更大的不確定性，很容易發(fā)生信息泄露。在查閱電子檔案時必需要有相關的查閱權限或有查閱許可才能對電子檔案進行查閱，電子檔案不能向所有人開放，可以采用分層管理的管理措施管理電子檔案，設置不同的加密等級，沒有足夠的權限不得調用。如果需要拷貝電子檔案，必須在安全員的監(jiān)控下或安全員親自拷貝才能將有關資料進行拷貝；在進行文件傳輸時要進行加密處理，不能直接將文件發(fā)送；系統(tǒng)要有歷史使用信息并對使用過程進行記錄，如果發(fā)生信息泄露可以按照歷史記錄進行查找。雖然電子檔案比紙質檔案更加方便快捷，但在使用時有發(fā)生信息泄露的危險，為了更好的利用電子檔案做到安全使用我們必須要加強對電子檔案的使用和管理工作，只有做到安全使用才能更好的為調檔案查閱服務[4]。

總結

項目工程檔案管理能夠確保檔案信息的準確性、完整性、安全性，在檔案建設和管理的過程中，能夠減少資源的消耗。采用訪問控制技術、識別機制和鑒別機制、防火墻以及系統(tǒng)備份等管理措施對電子檔案進行管理，確保電子檔案的安全利用。

參考文獻

[1]王冬梅.電子檔案數(shù)字化管理的優(yōu)缺點及其提高管理水平的措施[J].信息記錄材料，2018，19（07）：109-110.

[2]陳曉.工程項目檔案電子文件的管理流程探討[J].城建檔案，2017（04）：45-46.

[3]楊曉麗，張瑞香.關于建筑工程電子文件與電子檔案全程管理信息系統(tǒng)的研究[J].城建檔案，2016（04）：37-38.

[4]韓健.淺談工程檔案信息電子化的管理技術要點[J].礦業(yè)工程，2015，13（05）：63-64.