做好高校二級學(xué)院辦公室主任工作之我見

王敏

摘 要 高校二級學(xué)院辦公室起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的作用，辦公室工作的重要性也意味著辦公室主任需要極高的職業(yè)素養(yǎng)與個人能力。本文對在新形勢下如何做好辦公室主任的工作提出了些個人的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞 高校二級學(xué)院 辦公室 辦公室主任

中圖分類號：G649 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

高校二級學(xué)院辦公室作為學(xué)院行政管理的中心部門、綜合辦事機(jī)構(gòu)，是學(xué)院聯(lián)系下屬各系、所、中心等部門的樞紐，也是二級學(xué)院全面快速發(fā)展的重要保障。主要是為部門服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)和為師生服務(wù)，發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的中樞作用，其工作的優(yōu)劣直接關(guān)乎學(xué)院的整體形象和威信。

新形勢下隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，二級學(xué)院辦公室的地位和作用相對也更加突出，新時期對辦公室的工作也提出了新問題、新思想、新服務(wù)等諸多新的挑戰(zhàn)和任務(wù)。而辦公室主任作為辦公室工作的主導(dǎo)者，是辦公室工作的核心人物，對辦公室工作的優(yōu)劣起到了關(guān)鍵作用。根據(jù)辦公室所處的特殊位置和職能特點(diǎn)，決定著辦公室主任應(yīng)該是一個能手、多面手，其在整個學(xué)院工作運(yùn)轉(zhuǎn)中扮演著一個非常重要的角色，發(fā)揮著重要的作用。所以，新形勢下為能更好地服務(wù)于二級學(xué)院的發(fā)展，辦公室主任的自身素質(zhì)和能力高低顯得非常重要。

高校二級學(xué)院辦公室的工作宗旨是做好服務(wù)，辦公室管理工作人員必須樹立良好的服務(wù)形象和服務(wù)意識，才能做好二級學(xué)院辦公室的服務(wù)工作。學(xué)院辦公室跟部門其他科室相比，它的業(yè)務(wù)范圍界線有很大的模糊性，幾乎不明確范圍的工作都可以歸到辦公室來處理，學(xué)院辦公室統(tǒng)籌承擔(dān)著學(xué)院的科研、組織、外事、人事、總務(wù)、國有資產(chǎn)管理等各項(xiàng)工作，辦公室就是在辦理各種瑣碎、復(fù)雜、個體的事務(wù)過程中起到協(xié)調(diào)作用，所以辦公室主任要有較好的溝通和協(xié)調(diào)的能力，才能更好的開展辦公室的工作。學(xué)院辦公室是學(xué)院信息輸出和反饋的樞紐，是信息報(bào)送和決策督辦的主要平臺，為部門領(lǐng)導(dǎo)的決策提供幫助，具有當(dāng)好學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手的作用。辦公室工作要求辦公室主任具有良好的政治理論水平和思想作風(fēng)，良好的業(yè)務(wù)能力，辦文要滴水不漏，辦事要絲絲入扣，辦會要細(xì)致周密，做事到位不越位，同時，要及時反饋信息，做好上傳下達(dá)工作，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

作為學(xué)院辦公室主任，除了要有良好的政治理論水平和思想作風(fēng)、良好的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)修養(yǎng)外，筆者認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個方面努力，才能有條不紊、游刃有余地做好職責(zé)范圍內(nèi)的工作。

一是樹立終身學(xué)習(xí)理念。現(xiàn)在的時代是信息化時代，學(xué)習(xí)和工作不可分離，因?yàn)樾虑闆r新問題的頻出，在工作中如果不精通自身的、熟習(xí)前沿的、掌握相關(guān)的知識就無法有效開展工作。辦公室的政策水平、工作原則、服務(wù)質(zhì)量、工作作風(fēng)、辦事效率和精神面貌直接展示著學(xué)院的整體形象。作為辦公室主任，擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)輔助決策的任務(wù)，必須把握“工作學(xué)習(xí)化，學(xué)習(xí)工作化”的終身學(xué)習(xí)理念，不斷提高自身理論水平和能力水平。因此，作為辦公室主任，必須認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的高等教育方針政策，掌握高等教育的基本規(guī)律；熟悉學(xué)院的發(fā)展目標(biāo)和工作計(jì)劃，了解學(xué)院已有專業(yè)的情況特點(diǎn)，掌握各個專業(yè)的基本常識；具備一定的業(yè)務(wù)能力，如文字寫作能力，會議、活動組織策劃能力等，并不斷加以提高；學(xué)習(xí)學(xué)校、學(xué)院的各項(xiàng)規(guī)定政策，掌握學(xué)院各階段的工作規(guī)律，時時學(xué)習(xí)，終身學(xué)習(xí)。

二是運(yùn)用科學(xué)管理手段。靈活運(yùn)用科學(xué)管理方法，可以極大提高工作的效率和水平，達(dá)到事半功倍的效果。辦公室工作點(diǎn)多、面廣、線長，工作事無巨細(xì)，要完成任務(wù)不容易，要干得出色更是不容易。其中的關(guān)鍵在于如何協(xié)調(diào)，讓有限的能力產(chǎn)生無限的動力。作為“管家人”的辦公室主任每天經(jīng)手之事紛繁復(fù)雜，如何才能科學(xué)地、卓有成效地開展工作呢？這就必須充分借助于有效的管理手段，使辦公室工作納入制度化、規(guī)范化和科學(xué)化的管理軌道。一是善于發(fā)揮辦公室其他成員的作用和特長，把工作分解給其他人共同去完成。當(dāng)然，布置任務(wù)要落實(shí)到具體的個人，明確工作的目標(biāo)和方向、預(yù)期達(dá)到的效果；二是必須嚴(yán)格照章辦事，在管理上一定要杜絕有令不行，拍腦袋辦事； 要建立獎罰分明的工作機(jī)制，不能形成“干好干壞一個樣，干的不如不干的，不干的不如搗亂的”的怪圈；三是掌握現(xiàn)代化辦公手段，依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和電子數(shù)據(jù)向無紙化辦公轉(zhuǎn)變，營造充滿現(xiàn)代化的辦公環(huán)境，積極探索網(wǎng)上辦公新模式。

三是培養(yǎng)創(chuàng)新思維習(xí)慣。自我是我們最大的敵人，所有的不可能通常只是自己的觀念；我們解決問題時往往會犯隨機(jī)性和直線型的錯誤，這些其實(shí)都是一種既有的思維定勢，是我們根據(jù)過去經(jīng)驗(yàn)建立的固定思維。辦公室工作也是一樣，我們處理事情往往喜愛按照過去的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行，作為辦公室的管理者，我們突破依靠經(jīng)驗(yàn)處理事情的瓶頸，培養(yǎng)多樣化思維習(xí)慣，善于多角度、多層次、多側(cè)面地尋找到問題答案，也要鼓勵辦公室成員創(chuàng)新思維，不要墨守成規(guī)，應(yīng)付工作；要變消極為積極，變被動為主動，揚(yáng)長避短，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，開拓思路，勇于創(chuàng)新，齊心合力，提高辦公室的凝聚力、戰(zhàn)斗力和創(chuàng)造力。

四是講求有效溝通技巧。作為辦公室主任，處在上下溝通的聯(lián)結(jié)點(diǎn)，上有領(lǐng)導(dǎo)，下有同事，要學(xué)會隨時切換自己的角色。對上的溝通，就是支持和服從，對下的溝通，就是關(guān)心和指導(dǎo)；不同層面的人，溝通的內(nèi)涵和方式會有不同；智慧溝通的要義是以心換心。作為辦公室主任，處于中樞和紐帶的位置，筆者認(rèn)為一方面要堅(jiān)持“謙虛、平等”的人際關(guān)系原則和虛懷若谷、顧全大局的處事之道，對下要尊重、以誠相待；對上要謙和，衷心服務(wù)。另一方面，要準(zhǔn)確定位、精心服務(wù)。辦公室主任對上要當(dāng)好參謀助手，堅(jiān)持“參謀要超前”，決策不越權(quán)。要掌握好“度”，做到既不失職，又不超權(quán)，恰到好處；對下要搞好綜合協(xié)調(diào)，堅(jiān)持考慮要周全，協(xié)調(diào)不包攬。保證上情下達(dá)，下情上達(dá)。這樣才能上下貫通，群策群力。

高校二級學(xué)院辦公室主任應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，準(zhǔn)確把握辦公室的特點(diǎn)和辦公室主任的崗位素質(zhì)要求，外塑形象，苦練內(nèi)功，不斷增強(qiáng)本領(lǐng)，提升自身的職業(yè)能力和素質(zhì)， 通過規(guī)范化、科學(xué)化的管理， 才能提高辦公室的辦事水平和管理能力，適應(yīng)新形勢的發(fā)展和要求。

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