淺談計算機網絡技術在學校人事檔案管理中的應用

連朝霞

摘 要：人事檔案是學校的重要資源，加強人事檔案管理，可以發揮出人事檔案在人力資源配置中的作用。本文主要探討如何運用計算機技術進行學校人事檔案管理。運用計算機網絡技術進行學校人事檔案管理，可以有效的輔助教學工作的順利開展，實現教學人才的優化配置。當前學校人事檔案管理應用計算機與網絡技術方面還存在著問題，還要發揮計算機網絡技術在人事檔案管理中的優勢，實現計算機網絡技術在人事檔案管理中的廣泛應用。

關鍵詞：計算機網絡技術；學校；人事檔案管理

一、網絡環境下人事檔案管理的問題

（一）信息資源收集工作不到位

學校人事檔案涉及的事項較多，在網絡環境下的信息內容與信息形式越發多樣，這使網絡人事信息量日漸豐富，傳統的信息收集方式與信息檢索渠道已經不能滿足網絡環境下檔案管理需求。退休教職工的人事檔案信息更新的速度較慢，不僅信息數量較少，而且涉及內容過于龐雜，還涉及到人事檔案上級主管部門、人社部門、社區等方面。在計算機網絡信息檔案管理模式下，傳統的檔案管理模式容易出現錯誤，現有的信息化檔案管理需要還存在著管理人員不適應新情況問題，突顯出人事檔案管理效率較低，不能實現無紙化人事檔案管理，人事檔案管理質量不足問題。

（二）檔案管理業務更加復雜

當前學校人事檔案的信息還主要由被管理者自主提供，也有的檔案是由師范院校移交的，但是現有的人事檔案往往都以被動形式獲取的，目前學校人事檔案管理部門還沒能圍繞計算機技術與互聯網技術主動獲取檔案信息資源，傳統紙制檔案管理模式下的檔案管理思路仍然延續到信息化時代，這種檔案管理方式不利于充分挖掘利用檔案中的信息，不利于學校人事檔案資源的充實豐富，也不能有效的開發出人事檔案資源的價值。特別是建立人才資源庫的現實需求下，突顯出學校人事檔案管理管理模式的落實，僅停留在檔案保存階段的管理模式已不滿足現代檔案管理，由于檔案資源明顯缺乏實效性，檔案資源保存時間短，檔案資源的應用價值不足，影響了檔案管理工作質量。學校現有的人事檔案管理方式不能有效的挖掘出人事信息的價值，沒能體現出人事檔案的服務學校發展與服務個人的作用，人事檔案管理水平相對落后。

（三）人事檔案管理設備不足

在信息化的環境下，不僅改變了傳統的人事檔案管理理念，而且還要求更新人事檔案管理設施設備。更有的學校人事檔案管理設備已經不明顯不適應現代人事檔案管理需要。例如，有些學校的人事檔案管理設備還要主要以用房為主，還停留在紙制人事檔案管理階段，還沒能補足必要的信息化人事檔案管理設施，不僅缺乏必要的計算機等設備，而且必要的網絡環境建設不足。其次，適應于學校的人事檔案管理軟件系統建設不足，學校人事檔案管理軟件系統功能落后，現有軟件設施不符合人事檔案管理的需要，沒能根據學校人事檔案管理需要開發出完善的數據庫，也不能開發出針對不同用戶使用的個性化軟件管理服務系統。而且現有的學校人事檔案管理系統的網絡化能力相對低下，不僅網絡環境中的系統安全性較低，而且不能發揮出遠程數據傳輸的功能。

（四）信息技術人員相對匱乏

目前學校的信息技術人才有限，除了某些有相關信息技術專業的學校以外，大多數學校的人事檔案管理部門都缺乏專業的信息技術人才。缺乏信息技術人才導致信息化人事檔案管理系統功能開發不足與日常維護工作不到位的重要因素，因此嚴重的影響人事檔案信息系統的使用。加上當前現有人事檔案管理人員素質較低，不少檔案管理工作人員不適應信息化操作方式，人事檔案管理人員的信息化培訓不到位，因此影響了信息化人事檔案管理工作全面開展，不利于信息技術在學校人事檔案管理中的普及。目前學校人事檔案管理部門的績效評定還主要以傳統紙制檔案管理標準作為評定標準，還沒有學校人事檔案管理信息化的基本法律法規，導致學校人事檔案管理人員的信息水平發展速度較慢，學校現有人事檔案管理人員的信息化知識與能力水平相對落后。

二、計算機網絡技術的檔案管理作用

（一）全面提高檔案管理效率

在網絡時代信息量不斷的增加，信息形式日益豐富多樣，傳統的人事檔案管理形式已經不滿足現代檔案管理工作的現實需求，只有使用信息化的檔案管理方式，充分發揮出計算機快速運算檢索能力，在網絡環境下篩選出有價值的人事信息，這樣才能促進學校人才庫的建設與完善，滿足現代人事檔案管理工作的現實需求。特別是當前人事檔案共享需求越來越高的現實情況下，只有提高人事檔案的網絡化水平，才能滿足各部門對學校人事檔案使用需求，有效地節省檔案管理的時間，全面提高檔案管理工作效率，解決檔案管理人員工作壓力日益增大的問題。

（二）節約檔案管理成本

學校不同，檔案管理的復雜度不同，傳統的紙制檔案時代只收集教職工的基礎數據，雖然學校人才專家庫建設的需要，人才交換交流形式的不斷豐富，對人事檔案管理工作提出更高的要求，人事檔案管理不僅涉及教職工的自然信息，而且還包括工資信息、職稱信息、培訓再教育信息、人事編制調動信息等方面，只有建立起多媒體環境下的檔案管理信息系統，才能提高信息的調取速度，支持學校高速運轉的需求，從而快速的生成各種報表，有效的滿足各種數據統計與信息上報的需要，并且實現檔案的精準存儲，有效的減少數據檔案存在的錯誤，全面提高檔案管理工作的質量，有效節約人力與時間，同時更好的發揮出教師資源的價值，為學校教育資源的配置提供參考意見。

（三）多媒體信息的擴充

現代人事檔案資源不僅僅由文字與數字構成，還涉及到大量的音頻、視頻、圖片等資源，教師開發的精品課程資源，教師的理論教學研究成果，教師創新的知識與知識產權的保護等等，這些內容涉及的檔案形式日益多樣，傳統的只保存紙制檔案資料的形式已經不滿足現在檔案的需求。只有注重運用計算機技術實現多媒體環境下的檔案保存，這樣才能全面的收集各種視頻影音資料，實現檔案信息的全面直觀目標，不斷提升人事檔案資料的豐富性與廣闊性，解決傳統人事檔案資料單一的問題。endprint

（四）實現檔案的智能化

學校檔案管理工作屬于教學的輔助工作，發揮出檔案管理工作的作用，必須注重使用智能化的手段，這樣才能全面提高檔案管理工作的效率。使用計算機網絡技術，可以實現學校人事檔案管理系統與教學辦公系統有效銜接，可以自動化的收集各種數據信息，從而全面提高人事檔案的豐富性，使涉及到人事信息的檔案資源得以全面有效的保存。使用網絡化的檔案管理方法，可以開發出智能型的檔案自動檢索系統，可以滿足學校日常管理，教育教學創新的人才需求，可以為學校人才選拔提供支撐。注重計算機為主體的檔案網絡化建設是學校人事檔案管理的趨勢。

三、應用計算機網絡技術的檔案管理

（一）建立人事檔案數據庫查詢系統

為了發揮出計算機技術在人事檔案管理中的作用，必須建立起完善的數據庫系統，注重運用數據庫的方法進行人事檔案管理，全面提高人事檔案管理工作的效率。首先，完善人事檔案管理系統的數據庫結構，根據不同的數據信息類型，全面提高數據庫的信息收集與存儲能力，保證對現代人事信息進行分門別類的有效存儲，全面提升信息存儲的容量。其次，實現數據信息的智能化收集，注重數據庫與學校辦公系統，相關聯的網絡系統保持互動，實現數據信息的自動檢索與收集，這樣才能發揮出數據庫的現實作用。第三，建立人事檔案數據庫的目錄，全面提高數據的檢索能力，運用大數據的思維與方法，科學的進行數據庫管理，這樣才發揮出數據庫的作用，實現人事檔

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（二）建立信息化人事管理團隊

發揮出計算機網絡技術在人事檔案管理中的作用，必須建立起完善的人計算機信息化人事檔案管理團隊，全面提高人事檔案管理人員的信息技術素質，這樣才能發揮出計算機信息技術的作用。首先，注重完善人事檔案管理部門的人員配置，力求配備懂得計算機知識和網絡技術的信息化管理人才，這樣才能發揮人事檔案管理部門使用信息技術方面的作用。其次，全面加強現有計算機技術的培訓，注重對現有檔案管理人員進行必要的信息技術知識普及，從而全面提高信息技術操作人員的能力水平。第三，加強信息技術裝備的普及工作，注重普及必要的信息技術裝備，不斷完善更新信息技術設施，使學校檔案管理的自動化、智能化、信息化水平不斷升級，切實發揮出信息技術的人事檔案管理作用。第四，按照國家關于學校人事檔案管理的現實要求進行人事檔案管理的改革，嚴格落實信息技術使用要求，實現借助信息技術與上級教育主管部門進行溝通，取得上級部門的支持，不斷開發學校人事檔案管理的信息化工作，從而獲得上級對學校信息化人事檔案管理的支持。

（三）完善信息管理采集制度

學校推廣使用計算機信息技術進行人事檔案管理，必須取得在校教職工的配合，注重發揮各部門的配合作用，這樣才能提高學校利用信息技術進行人事檔案管理的作用。首先，完善計算機人事檔案管理制度的改革，注重根據計算機網絡化人事檔案管理的需求，全面提高在校教職工的配合意識，促進在校教職工主動配合人事檔案管理部門完善相關的數據信息。其次，加大人事檔案信息化的宣傳工作，注重推廣人事檔案信息化系統，實現教職工自動使用信息化的人事檔案管理系統，不斷運用信息化人事檔案管理系統發布信息，發揮出人事檔案管理系統在教師培訓，教師職業發展，教師職稱申報評定方面的現實作用。第三，實現人事檔案信息的遠程共享，注重通過人事檔案管理系統與相關部門保持互動，實現學校人事檔案管理系統與上級教育主管部門、人社局等系統的有效互動，實現相關功能的開發，從而發揮出計算機支撐下人事檔案管理系統作用，解決人事檔案管理的現實問題。

四、結論

做好學校人事檔案管理工作，必須從學校人事檔案管理的現實情況出發，注重普及信息化的管理方式，充分運用計算機技術開發自動化、智能化的人事檔案數據存儲與檢索軟件，不斷提高人事檔案管理人員的信息化水平，解決人事檔案管理中的實際問題。

參考文獻：

[1]耿娟.計算機信息管理系統在人事管理中的應用[J].企業改革與管理，2015（17）：48.

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