促進(jìn)電力工程檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策分析

李曉娟

[摘 要] 在電力企業(yè)中，其電力方案占有十分重要的位置，并且在有效落實(shí)電力企業(yè)管理的過(guò)程中，電力檔案的管理屬于其中十分重要的環(huán)節(jié)，其與電力企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的位置具有直接聯(lián)系。本文主要針對(duì)電力企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)、信息化建設(shè)及對(duì)策展開闡述如下。

[關(guān)鍵詞] 電力企業(yè) 檔案管理 信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：TM9 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，科技也隨之進(jìn)步，在電力行業(yè)中，電力體制以及企業(yè)結(jié)構(gòu)也在不斷發(fā)生變革，電力的生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)正處于一個(gè)全新的發(fā)展階段。在這種形勢(shì)下，更能凸顯出檔案的利用價(jià)值。因此，對(duì)于檔案資源進(jìn)行有效的管理十分重要，尤其是在如今的信息化建設(shè)時(shí)代，應(yīng)當(dāng)更好地利用信息化對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行管理[1]，讓檔案更好地服務(wù)于電力企業(yè)，因此，利用信息化建設(shè)已經(jīng)成為電力檔案工作的首要任務(wù)。

一、電力工程檔案管理的特點(diǎn)

1.電力工程檔案數(shù)量大、管理的檔案種類多，形成周期比較長(zhǎng)。電力工程檔案指的是在各個(gè)建設(shè)階段過(guò)程如前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等過(guò)程中所形成的存在保存價(jià)值的文字、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄。相比于普通文書檔案、實(shí)物檔案等來(lái)說(shuō)，電力工程檔案的不同之處在于：其他檔案都是按年度進(jìn)行歸檔整理，各項(xiàng)工作也是按照年度計(jì)劃來(lái)實(shí)施。而電力工程建設(shè)項(xiàng)目需要進(jìn)行多個(gè)設(shè)計(jì)階段如勘測(cè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)等[2]，對(duì)設(shè)計(jì)過(guò)程產(chǎn)生影響的因素比較多，如資金、技術(shù)、施工條件等，大多數(shù)項(xiàng)目都需要跨年度，會(huì)給檔案管理帶來(lái)一定的難度。同時(shí)，電力工程大多由多個(gè)單項(xiàng)工程組成，需要比較長(zhǎng)的建設(shè)周期，投資也比較大，要求比較高，因此整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)種類很多、數(shù)量很大的檔案。

2.電力工程檔案所涉及到的領(lǐng)域比較廣泛。進(jìn)行電力工程建設(shè)的前提是項(xiàng)目建設(shè)、可行性研究、設(shè)計(jì)、勘測(cè)等多個(gè)階段，其中所涉及到的建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工等多個(gè)部門以及企業(yè)比較多，還會(huì)涉及到基礎(chǔ)工程、金屬結(jié)構(gòu)、機(jī)電設(shè)備等多個(gè)專業(yè)、多種技術(shù)領(lǐng)域，如此才能實(shí)現(xiàn)多種技術(shù)綜合運(yùn)用，有效開展電力工程，因此電力檔案涉及到的領(lǐng)域比較廣。

3.檔案利用存在的時(shí)效性。電力工程檔案主要是反反映電力工程建設(shè)全過(guò)程中的具體情況并做真實(shí)記錄。工程進(jìn)行驗(yàn)收、結(jié)算、運(yùn)行、維護(hù)、擴(kuò)建、管理等都可以作為主要的數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。哪怕是工程結(jié)束也可以作為其他工程設(shè)計(jì)建設(shè)的借鑒、參考依據(jù)，尤其是技術(shù)檔案，對(duì)于日后工程設(shè)計(jì)、施工等都能夠起到十分重要的指導(dǎo)性作用，可以進(jìn)行永久保存。

4.電力工程檔案所存在的復(fù)雜性和多變性。電力樞紐工程的組成以及設(shè)計(jì)內(nèi)容的復(fù)雜程度也會(huì)決定著電力工程檔案的復(fù)雜程度，電力工程進(jìn)行過(guò)程中的各單項(xiàng)工程作用、結(jié)構(gòu)功能存在的復(fù)雜性比較高，因此也會(huì)對(duì)其檔案組成造成影響。而電力檔案的多變性主要來(lái)源于電力工程涉及到的社會(huì)各個(gè)方面，從設(shè)計(jì)初期的設(shè)計(jì)工作來(lái)說(shuō)，都會(huì)因?yàn)橥顿Y情況、規(guī)劃方向等多個(gè)因素進(jìn)行不斷修改，有時(shí)候工程已經(jīng)開始還會(huì)因?yàn)閷?shí)際狀況以及設(shè)計(jì)情況的出入進(jìn)行調(diào)整，當(dāng)當(dāng)?shù)卣霈F(xiàn)新的規(guī)劃要求時(shí)，也需要調(diào)整設(shè)計(jì)圖紙，因此進(jìn)行電力檔案管理中，管理人員往往無(wú)法分清那些檔案可以進(jìn)行歸檔保存。

二、電力檔案管理中的信息化建設(shè)

在進(jìn)行電力檔案管理中實(shí)施信息化建設(shè)的必要性。對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，電力檔案的管理起到十分重要的作用。檔案中包含著企業(yè)各項(xiàng)資料，實(shí)施檔案管理需要接受、處理以及儲(chǔ)存公司各項(xiàng)資料，為公司的各項(xiàng)規(guī)劃提供參考性的依據(jù)，從而為公司的運(yùn)營(yíng)決策提供幫助。因此，進(jìn)行有效的檔案管理有利于公司科學(xué)化運(yùn)營(yíng)和可持續(xù)發(fā)展[3]。隨著信息技術(shù)化的穩(wěn)步發(fā)展，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都采取檔案信息化改制，在電力企業(yè)中也不例外。檔案的電子信息化管理具有方便、精準(zhǔn)、易保存、易檢索等優(yōu)勢(shì)，能更好地進(jìn)行電力檔案的管理。信息化的發(fā)展已經(jīng)逐漸帶動(dòng)了工業(yè)化發(fā)展，對(duì)于現(xiàn)代工業(yè)發(fā)展主流趨勢(shì)來(lái)說(shuō)，各個(gè)企業(yè)在檔案管理相關(guān)工作中都需要進(jìn)行信息機(jī)制方面的完善，從而提高企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平。

三、電力企業(yè)檔案管理過(guò)程中信息化建設(shè)存在的阻礙

1.在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案的管理都缺乏正確的認(rèn)知，因此對(duì)于檔案管理也沒(méi)有十分重視。企業(yè)的檔案信息化管理需要涉及到各個(gè)部門，在各個(gè)方面都需要專業(yè)的技術(shù)性人才，需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的人員進(jìn)行配合，尤其需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的帶頭人，在企業(yè)的發(fā)展中起著主導(dǎo)性的作用，但目前很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者都沒(méi)有把檔案管理和企業(yè)的發(fā)展相聯(lián)系。認(rèn)為檔案只是進(jìn)行文字處理和記錄，與企業(yè)的其他方面如生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等都沒(méi)有聯(lián)系。檔案管理不會(huì)對(duì)企業(yè)的效益起到實(shí)質(zhì)性幫助，不需要對(duì)檔案管理施以過(guò)多關(guān)注，也不需要在檔案管理信息化建設(shè)上消耗過(guò)多的人力、物力和財(cái)力。這種觀念上存在的錯(cuò)誤，使得企業(yè)的檔案管理工作信息化沒(méi)有得到相應(yīng)的重視，也就大大影響了檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程。

2.檔案管理的信息化建設(shè)還存在設(shè)施不完善、配備不齊全的問(wèn)題。我國(guó)的信息化建設(shè)起步相對(duì)于其他國(guó)家稍有落后，當(dāng)出現(xiàn)查閱過(guò)程中檔案丟失的情況時(shí)，進(jìn)行損失檔案的補(bǔ)救需要進(jìn)行大量的技術(shù)操作，而目前我國(guó)在檔案信息化設(shè)施方面還有待改善，大多數(shù)企業(yè)在信息設(shè)備方面都十分落后，甚至有的還停留在紙質(zhì)存檔的階段，一些企業(yè)對(duì)于過(guò)去的紙質(zhì)檔案也沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)錄，更新成電子版，這樣無(wú)疑加大了檔案的使用損耗率，也增加了檔案損毀的風(fēng)險(xiǎn)。

3.檔案管理還缺乏一定的專業(yè)性技術(shù)人才。對(duì)于企業(yè)發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理能夠發(fā)揮出記錄信息、明晰數(shù)據(jù)、統(tǒng)籌資源的功用，而這些操作都需要專業(yè)的檔案工作人員去實(shí)現(xiàn)。但是在當(dāng)前很多企業(yè)中，檔案工作是一份閑差，檔案管理人員多是一些轉(zhuǎn)崗過(guò)來(lái)的、非檔案專業(yè)科班出身的人員，在專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)上都比較欠缺。檔案人員如果不了解檔案的信息化技術(shù)操作，就無(wú)法適應(yīng)檔案的信息化處理工作，同時(shí)缺乏對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)以及檔案人員基本的職業(yè)操守，就可能對(duì)檔案記錄、保存、借閱等工作漫不經(jīng)心，導(dǎo)致檔案的損毀甚至丟失。

四、完善電力企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

針對(duì)于電力企業(yè)檔案的特點(diǎn)、信息化建設(shè)的必要性、問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出針對(duì)性的對(duì)策，主要包含以下幾點(diǎn)建議。

1.對(duì)各項(xiàng)檔案管理制度進(jìn)行完善。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其管理水平的高低直接影響到企業(yè)的發(fā)展，進(jìn)行檔案管理的完善是十分必要的。就國(guó)家層面而言，早已出臺(tái)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)，而對(duì)于電力施工企業(yè)而言，應(yīng)該在國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，根據(jù)企業(yè)具體情況，進(jìn)行檔案管理制度的制定[4]。在制定檔案管理制度的過(guò)程中，需要符合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)文化、企業(yè)管理機(jī)制以及資源配置等方面的具體情況，讓檔案管理真正與企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理并軌發(fā)展。同時(shí)，在檔案管理制度運(yùn)行的過(guò)程中還需要有績(jī)效機(jī)制對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督，從而對(duì)現(xiàn)行的檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷的調(diào)整與完善，確保企業(yè)檔案管理制度的規(guī)范性、科學(xué)性。

2.加強(qiáng)檔案信息化創(chuàng)新管理。企業(yè)在檔案管理的過(guò)程中可以有效結(jié)合計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)處理軟件等，對(duì)企業(yè)檔案管理開展信息化的創(chuàng)新性管理。在電力企業(yè)中，信息化建設(shè)還需要專業(yè)性技術(shù)人才的支持，因此必須加強(qiáng)檔案專業(yè)人才與信息處理專業(yè)人才的招攬與引進(jìn)[5-6]。

3.應(yīng)當(dāng)適當(dāng)提高檔案管理信息化建設(shè)資金、資源的投入。企業(yè)要建設(shè)高效的檔案管理信息化機(jī)制，需要在場(chǎng)地、設(shè)備、技術(shù)、人員等多方面進(jìn)行投入。這不僅要有切實(shí)的資金注入，更需要企業(yè)對(duì)已有資源進(jìn)行合理的配置，優(yōu)化檔案管理所能使用的資源，包括庫(kù)房、計(jì)算機(jī)設(shè)備、服務(wù)器、局域網(wǎng)絡(luò)，還有人力資源等，從而真正提高檔案的科學(xué)化管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展來(lái)說(shuō)，檔案管理發(fā)揮著重要的作用。因此，電力企業(yè)需要重視檔案管理，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，優(yōu)化檔案管理的資源配置，為檔案工作提供更多優(yōu)秀人才，從而提高檔案工作效率，為企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供有力的支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃琪.電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探討[J].城建檔案， 2016，5（05）：12- 13.

[2]張麗萍.電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016，56（26）：340.

[3]房麗娜.新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，45（3）：32.

[4]劉金榮.對(duì)加強(qiáng)電力施工企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黨史縱橫，2014，4（04）：62+61.

[5]于昕鑫.高校檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，4（19）：154- 155.

[6]鄭庭庭，彭勃，彭岡.水利檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，34（11S）：168.