檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的運用

林榮芳

[摘 要] 為了確保新形式下醫院檔案管理運作良好，滿足檔案管理工作深入推進的要求，輔助醫院生產實踐中獲得良好的經濟效益，需要落實好檔案管理工作，提高檔案管理的整體性和統一性。基于此，本文分析當前醫院檔案管理工作中的主要問題，繼而探討改善醫院檔案管理模式的具體方法，希望能為醫院檔案管理模式改革提供一些幫助。

[關鍵詞] 檔案管理 醫院 模式改革

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著我國社會經濟發展，醫院的管理工作受到越來越多的重視，相關技術和方法也有了明顯的改變。醫院檔案管理屬于醫院管理工作中的一項重要內容，能夠為醫院各項工作的展開提供基本的信息資源，提高信息利用有效性，為醫院的臨床科研、教育教學等工作的提供支撐。但目前，很多醫院的檔案管理工作還存在一定的問題，使得檔案管理的作用未能充分的發揮。必須重視醫院檔案管理模式的改革，對檔案管理工作進行革新，促進檔案管理工作更好的運行，本文就此展開分析。

一、當前醫院檔案管理工作中的主要問題

（一）醫院檔案管理制度不完善

當前有一些醫院的檔案管理制度不健全，導致檔案管理工作出現各類問題。比如部分檔案管理人員的管理知識沒有及時更新，造成檔案管理的規范性出現偏差，嚴重影響醫院檔案管理的發展和改革。另外，因為制度的不完善，使得檔案管理人員在實際工作中沒有明確的管理目標，繼而發生工作混亂、資料丟失、信息不易查找等情況。醫院相對重視醫師專業技能方面的培養，對于檔案管理人員的培訓與再教育缺乏足夠的重視，很多檔案管理人員缺乏較高的專業素養和管理經驗，無法滿足當前檔案管理工作發展實際需要。醫院缺乏針對檔案管理人員的培訓進修機制，使得員工的成長性和工作潛力未能被完全開發，不利于醫院檔案管理的長遠發展。

（二）檔案管理人員意識相對薄弱

隨著科學技術的發展，檔案管理工作也需要緊跟時代潮流，實現科學化管理。現階段，醫院檔案管理中最為顯著的問題，就是檔案管理人員工作意識薄弱。受傳統管理觀念的影響，有關的醫院檔案管理人員，將工作重心放在信息收集和檔案保存上面，這就導致了醫院檔案管理水平持續停留在先前的水準上。此外，缺乏對醫院檔案管理的資金投入，也嚴重影響了檔案管理的工作效率。信息化的醫院檔案管理的技術和方法，需要有關的人員加大對檔案管理工作的人力、物力資源投入。而缺乏檔案管理資金投入，就會導致醫院檔案管理工作發展滯緩，從而引起多方面的問題。

（三）檔案管理人才的嚴重缺乏

就當前形勢來說，各行各業的發展都離不開高素質的人才支撐，人才是行業發展的基礎。同時，在醫院檔案管理模式的改革工作中，檔案管理人才才是改革效果的重要保障。而目前各個醫院都將目光重點放在發展醫療團隊上，對檔案管理工作的重視度不夠，所以人才革新情況必然不佳。這就造成了大部分檔案管理人員沒有過硬的專業知識和技術水平，同時職業素養也不高。這不僅會對醫院檔案管理的發展造成不良影響，更無法保障醫院檔案管理改革的實效性，從而導致醫院檔案管理工作效果不佳。

（四）醫院檔案資料不健全

檔案管理作為一項系統性較強的工作，其工作內容較為繁雜，接觸的部門較為繁多。檔案數據處理的工作量巨大，導致了在檔案資料的收集過程中，極易出現漏洞和差錯，檔案資料內容丟失的幾率也極高，檔案工作的復雜性是醫院檔案管理工作的正常運行的重要影響因子。現階段，由于對信息使用的普及度提高，越來越多的醫院對檔案管理工作的重視度有所增加，但部分工作人員在實際工作中，借閱檔案資料后沒有及時歸還，造成了檔案數據不完整，甚至丟失，這對檔案管理工作產生了不良影響。

二、改善醫院檔案管理模式的具體方法

（一）構建完善的醫院檔案管理制度

建立健全檔案管理制度，打造科學的檔案管理體系，使醫院檔案管理工作向著規范化、專業化和制度化方向發展。在檔案管理制度中需要明確檔案管理人員職責，科學劃分檔案工作內容。針對檔案交接過程需要運用機制來保證檔案的真實性和完整性，檔案管理人員在檔案記錄中需按照規范書寫記錄，制定統一的檔案編號，使檔案質量和規范性得到保證，為之后的使用、保存和管理提供方便。

（二）加強對檔案管理人員的培訓

想要使醫院檔案管理人員專業性和綜合素養得到提高，就必須要做好檔案管理人員的培訓教育，增強檔案管理人員在檔案管理方面的水平，能夠熟練使用計算機完成檔案的整理和檢索，學會專業檔案管理軟件的的使用，利用計算機建立數字化檔案庫。另外，提高對檔案管理人員的宣傳教育，使檔案管理人員檔案管理意識有明顯提高。在日常工作中重視對專業人才的引進和培養，提高醫院檔案管理隊伍整體水平和專業性，更好的開展各項檔案管理工作，滿足醫院檔案管理工作的實際需要。

（三）加強對醫院檔案的信息化管理

醫院信息化檔案管理系統的建立，有助于提高醫院檔案管理工作的質量，避免人為因素所造成的差錯。同時，信息化檔案管理系統的建立和使用能夠幫助醫院各個部門及時了解檔案情況，從而加強檔案管理工作的廣泛性，減輕工作人員的負擔，減少檔案統計、計算、匯總、分析的時間，從而提高工作質量。另外，醫院領導要加強宣傳，加大信息化管理的推動，避免人為因素對醫院信息化檔案管理系統的建立造成影響。圖1為某院信息管理系統登錄界面。

醫院檔案信息化管理的強化一方面需要轉變落后的檔案管理思想，當前很多醫院在檔案管理工作開展過程中仍采取傳統檔案管理模式，對信息化和計算機技術應用沒有足夠重視度，對檔案管理工作的信息化建設和實現產生嚴重影響和阻礙。因此，醫院需要對現有的檔案管理思想優化和完善，深化員工在檔案管理信息化價值和作用的認識，利用信息化管理方式，簡化檔案管理步驟，優化管理流程，降低工作人員的負擔和壓力，提高醫院檔案管理水平。另一方面，構建新的檔案管理平臺，以網絡建設為基礎，為檔案管理信息化的實現打下良好基礎。醫院需要增加檔案信息化管理財力、人力和物力等方面投入力度，完善各類軟件和硬件配置，構建新的醫院檔案管理平臺，提高檔案管理信息化水平。還需要改變傳統檔案管理模式，促進檔案管理向著數字化和信息化方向發展，對各項法律法規和規章制度優化和健全，最終提升醫院檔案管理質量和管理效率，提高醫院檔案管理水平，為醫院各項服務工作的開展打下良好基礎。

（四）更新檔案管理理念，強化其科學管理意識

為了提升醫院檔案管理工作水平，促使其管理工作開展更具科學性，則需要通過對與時俱進發展要求的充分考慮，將創新理念融入到醫院檔案管理過程中，實現對其管理理念的及時更新，給予其檔案管理工作高效開展必要的支持。同時，在信息技術與計算機網絡的配合作用下，構建出功能強大的醫院檔案管理系統，使得該系統與創新理念共同作用下的醫院檔案管理工作開展更具合理性，最大限度地降低其管理方面的問題發生率，確保醫院檔案資源得以高效利用。

醫院檔案管理人員在自身的管理工作開展中，也需要結合實踐中的形勢變化，給予醫院檔案科學管理更多的考慮，并在長期的實踐中不斷強化自身在這方面管理的意識，促使醫院檔案管理工作開展能夠達到預期效果。

三、結語

當前醫院檔案管理工作存在很多問題，很難取得理想的管理效果，無法將檔案管理工作的價值和作用發揮出來。醫院檔案管理工作的開展首先構建完善的醫院檔案管理制度，其次要加強對檔案管理工作人員的相關培訓，最后要加強對醫院檔案的信息化管理，通過這些方式，提高醫院檔案管理水平，更好的滿足醫院工作實際需要。

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