基層審計機關審計檔案管理工作初探

譚美玉

中圖分類號：F239.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）09-181-01

摘要 隨著審計工作的不斷發(fā)展，審計項目數量增加，審計覆蓋面日益擴大，新型審計項目正不斷涌現，隨之而來的審計檔案管理工作正日趨復雜化。而目前基層審計機關審計檔案歸集、整理、存檔、利用等工作仍有較大的提升空間，基礎性檔案管理工作需待進一步重視和加強。因此，筆者就當前基層審計機關檔案管理工作作出一些思考，供大家探討。

關鍵詞 基層審計機關 檔案管理 審計檔案

審計項目檔案管理工作是審計機關的基礎工作，也是審計機關管理工作的核心內容，審計項目檔案管理不僅僅是簡單的資料收集歸檔與保管，也是審計干部們辛勤勞動的成果，更是推動審計工作前進的一項基礎性工作。因此，做好審計項目檔案管理顯得尤為重要。

一、審計檔案管理工作中存在的問題

（一）審計人員對審計檔案管理工作認識不足

當前，基層審計機關普遍存在時間緊、任務重、人員少的問題，審計干部既要完成本年度的審計項目計劃任務，又要完成當地黨委、政府臨時交辦的其他審計工作，造成基層審計干部在保質保量地完成審計項目后顯得筋疲力盡，無時間、無精力完成檔案歸檔工作，久而久出現重審計業(yè)務輕審計檔案管理的現象，在檔案管理工作中沒有做到及時歸檔，導致審計項目檔案管理工作滯后。

（二）審計檔案管理沒有專職人員

基層審計機關由于編制緊、人員少，大多數都沒有配備專職的檔案管理員，而是由機關辦公室兼職做檔案管理工作，但往往因為公室還承擔著大量的行政事務，而疏忽管理，僅僅是把整理好的檔案放在檔案柜中。因此，基層審計機關要進一步加強檔案管理工作，做好借閱、查閱、調閱等管理工作。

（三）審計檔案管理硬件設施落后

一是場所無保證。基層審計機關大多辦公條件緊張，沒有設置專門的審計檔案管理室，導致審計項目檔案、行政文書檔案等沒有進行歸類管理，隨意存放的現象。二是資金無保證。審計檔案信息化建設，需要配備專用電腦、檔案管理軟件、檔案柜等，需要投入大量的資金，對于經費較為緊張的基層審計機關有較大困難，造成檔案信息化建設緩慢，甚至空白。

二、加強審計檔案管理工作的幾點思考

（一）用“兩個統一”打牢審計檔案管理工作基礎

一是統一認識。一方面要通過加強對全體基層審計人員審計檔案工作的培訓力度，不斷強化審計人員對審計檔案管理的重視程度，樹立明確的檔案管理歷史責任感；另一方面要建立與當前審計檔案工作相適應的管理制度，進一步強化人員責任意識，把審計檔案工作落實到人，明確審計組長為項目檔案編制的第一責任人，審計檔案的規(guī)范性和完整性由審計組長負責，達到“誰審計，誰立卷，邊收集整理，案結卷成”的目標。

二是統一標準。以2013年審計署、國家檔案局頒布的《審計機關審計檔案管理規(guī)定》為基礎，通過開展審計項目檔案評比活動，把好的做法固定下拉，好的經驗推廣出去，建立一套在一定區(qū)域內基本一致的檔案質量評定標準，對于最終成冊入庫的檔案資料，除由審計組專門負責收集資料、立卷歸檔的人員外，審計組成員之間、股室業(yè)務人員之間、復核和審理人員之間實行交叉復核，正向、逆向把關，做到程序清楚、要件齊全，確保檔案質量。

（二）用“三個發(fā)揮”充分利用檔案信息資源價值

一是發(fā)揮審計檔案的“智庫”作用。首先避免在同類型審計項目中審計思路固定、僵化，降低審計效果；其次對審計檔案中調查、取證、分析等方面的工作經驗充分吸收，減少判斷失誤；第三，為各類審計項目提供參考，提高審計調查效率，對行政復議、訴訟提供憑證，為紀檢、監(jiān)察部門案件查辦提供線索和依據，為審計情況專報等重要意見建議提供可靠的信息來源。

二是發(fā)揮審計檔案的“監(jiān)督”作用。將審計檔案歸集整檔的過程作為一道檢驗審計工作的關口，嚴格遵循《審計機關審計檔案管理規(guī)定》以及本單位制定的審計檔案管理細則，認真回顧和檢查，通過“復盤”查找工作出現的錯漏及時補救，完善管理，并通過相應的審計檔案質量評定工作劃分等級，予以獎懲，進一步提升審計人員工作素質和質量。

三是發(fā)揮審計檔案的“礦藏”作用。首先對檔案進行梳理、歸納，找出帶有普遍性、傾向性的問題，從體制機制層面發(fā)揮審計建設作用；其次從歷史的角度，不斷總結審計發(fā)展過程中的經驗和教訓，為審計工作的傳承創(chuàng)造財富；第三在法律和政策允許的情況下，作為經濟、社會等研究領域生動翔實的研究資料，從中提煉出更豐富、更有價值的研究成果。

（三）用數字化管理模式建立檔案的便利性與安全性

目前，審計工作的開展已經離不開計算機這一“得力助手”了，很多審計數據、資料均以數字化的形式打包上傳至網絡。因此，要盡快建立科學的電子檔案管理系統，對電子檔案的分類、保存、統計、編目、查閱等提供最便利的支撐。加快對以往紙質檔案文件數字化步伐，通過圖像掃描、拍照等多種方式，將其轉變?yōu)殡娮訖n案統一管理。同時，要高度重視審計檔案數據的安全性，對已經存檔的電子審計檔案和審計中形成的各類電子資料和數據要通過云儲存等現代化手段及時備份并加密，避免人為或自然災害對審計檔案造成損失，并通過身份、密碼、權限等多種管理模式，保證電子檔案地使用規(guī)范。最后，要建立與現代審計檔案運用相適應的檔案管理細則，進一步完善檔案立卷、歸檔、保管、利用、銷毀等各方程序和制度，建立完善的檔案保密制度，考核辦法，不斷推進審計檔案管理科學化、制度化、規(guī)范化、專業(yè)化。

三、結語

當前基層審計機關檔案管理工作正迎來蓬勃發(fā)展的新機遇。作為審計檔案管理人員，要正確認識到審計檔案資源開發(fā)與利用的重要性，及時發(fā)現工作中存在的問題，有針對性地采取解決措施，并超前謀劃，大膽嘗試，不斷創(chuàng)新。積極學習先進地區(qū)和單位管理經驗，開展檔案業(yè)務培訓，更好地服務于審計工作，更好地服務于地方經濟建設。endprint