略論單位辦公室檔案管理

陳梓源

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）09-132-01

摘要 隨著時代的不斷發展，單位辦公室檔案管理的要求越來越高。為了契合時代發展的需要，單位必須積極采取措施，不斷優化辦公室檔案管理、提高檔案管理的水平，進而為單位的良性發展創造條件。本文圍繞“單位辦公室檔案管理”展開討論，分析了辦公室檔案管理的內容，辦公室檔案管理中的問題，并就提高辦公室檔案管理質量提出了策略，希望能夠為相關者提供借鑒。

關鍵詞 單位 檔案管理 辦公室

隨著社會的不斷發展，單位不斷進步。辦公室檔案管理是單位管理工作中的一個重點，對單位的穩健發展意義巨大。辦公室檔案管理工作涉及內容較多、信息量較大，加之檔案管理工作具備極強的專業性，因而在落實該項工作時，必須由專業人員來執行，否則很難保證辦公室檔案管理的質量。

一、單位辦公室檔案管理的內容及問題

（一）單位辦公室檔案管理內容

辦公室檔案管理內容主要包括四點，分別是：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定以及檔案保存。“檔案收集”是檔案管理的最基礎環節，由于近年來先進科技不斷涌現，傳統的以紙張為介質的檔案已經逐步退出了檔案的主流市場，電子檔案形式不斷發展。電子檔案的發展有效地提高了檔案管理工作的質量和效率，但也對檔案人員的素質提出了更高的要求；基于相應的標準將收集到的檔案進行歸類，即為“檔案整理”。檔案整理工作需要嚴格遵循相應的規律，檔案必須被整合進一定的編目中，如此才能夠方便檔案的后續使用；“檔案鑒定”工作存在的意義是鑒定檔案的價值，以確定檔案保存的時間、提高檔案的利用率：檔案保存工作關系著檔案的安全，是延續檔案實用價值的必須手段。

（二）單位辦公室檔案管理的問題

雖然近年來，單位辦公室檔案管理工作取得了讓人滿意的成效，但是通過分析辦公室檔案管理的細節，卻不能發現眾多問題。問題的存在已經嚴重地阻礙了單位辦公室檔案管理質量的提升，也給檔案作用的發揮帶來了一定的阻礙。具體來說包括如下三點：第一，辦公室檔案管理認識不到位。由于很多辦公室檔案管理人員未能正確認識檔案管理工作，因而在落實檔案管理的時候常常會采取消極態度、敷衍對待管理工作；單位領導者未能正確認識檔案管理工作的重要性，以至于不重視檔案管理工作考核、盲目縮減檔案管理工作的人力、物力、財力，檔案管理的質量因而難以有效提高。第二，先進的現代信息技術引入不達標?，F代信息技術的引入無疑能夠有效地提高辦公室檔案管理質量，然而現代信息技術引入需要有強大的資金作為支撐，而資金恰好是辦公室檔案管理過程中最為稀缺的資源。第三，檔案管理人員素質不達標。檔案管理人員是檔案管理工作的主要執行人，其素質直接影響著檔案管理工作的質量。然而，現階段很多單位的檔案管理者并非檔案管理領域的專業人士，由于缺乏必要的專業技能，這些人在遭遇檔案管理問題時很難及時采取措施，對問題進行有效解決。此外，辦公室檔案電子化管理對檔案管理人員的電子技能要求較高，很多單位辦公室檔案管理者并不具備電子技能，而這無疑也會影響辦公室檔案管理的質量。

二、優化單位辦公室檔案管理的策略

想要優化單位辦公室檔案管理必須基于現階段單位辦公室檔案管理問題，設計針對性的措施，具體來說包括如下幾點：首先，幫助檔案管理者正確認識檔案管理工作的重要性。單位的領導階級必須充分發揮模范帶頭作用，要善于利用各種途徑宣傳檔案管理的重要意義，要幫助當管理者明確自身工作的意義、明確提高檔案管理質量的意義，進而能夠積極鉆研檔案管理工作、創新檔案管理，與時俱進地發展辦公室檔案管理工作。其次，構建完善的檔案管理制度。檔案管理制度是檔案管理工作落實可參考的依據，單位應充分地考慮自身的實際情況，設計科學、合理的檔案管理制度，明確檔案管理者的責任、義務，規范檔案管理者的行為，以不斷提高檔案管理的規范性、科學性提高檔案管理的質量。最后，構建優質的檔案管理隊伍。加大力度培養現有的檔案管理人員，提高檔案管理人員的檔案管理技能以及信息化技能，提高整個檔案隊伍的素質；加大檔案管理人才的引入力度，積極吸納優質的檔案管理人員，在為檔案管理隊伍注入新鮮血液的同時，活化檔案管理人才隊伍。

三、結語

綜上所述，單位辦公室檔案管理工作是一項艱巨的系統性工程，對單位的長遠發展意義巨大，單位應予以重視。在提高單位辦公室檔案管理質量時，單位應首先深入研究自身的檔案管理現狀，在結合社會對單位辦公室檔案管理要求的基礎上，不斷的創新辦公室檔案管理，進而促使單位辦公室檔案管理與實俱進發展。