淺談怎樣提升高校校長(zhǎng)辦公室秘書工作水平

李亞斌

摘 要：在新時(shí)期新形勢(shì)下，隨著高校不斷地深化改革，高校校長(zhǎng)辦公室要緊扣教育教學(xué)開展工作。面對(duì)新挑戰(zhàn)，高校校長(zhǎng)辦公室秘書要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、全局意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高處理問題和創(chuàng)造性開展工作的能力和水平。

關(guān)鍵詞：校長(zhǎng)辦公室；秘書工作；意識(shí)；水平

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-9132（2018）02-0185-02

DOI：10.16657/j.cnki.issn1673-9132.2018.02.116

高校校長(zhǎng)辦公室是處理學(xué)校行政日常事務(wù)的部門，是全校的綜合辦事機(jī)構(gòu)和服務(wù)機(jī)構(gòu)。在日常工作中，秘書的工作能力、業(yè)務(wù)水平、文字功底、隨機(jī)應(yīng)變能力等直接體現(xiàn)校長(zhǎng)辦公室工作的水平。因此，校長(zhǎng)辦公室秘書要找準(zhǔn)角色，開拓創(chuàng)新，不斷給自己鍍金，在工作中精益求精。在日常工作中要服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)好參謀助手，在具體工作中做好協(xié)調(diào)工作，在崗位工作中不斷提高自身能力水平和業(yè)務(wù)技能，高標(biāo)準(zhǔn)、高要求、高質(zhì)量地完成辦公室工作。

一、提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)

校長(zhǎng)辦公室作為學(xué)校的橋梁紐帶，重要性不言而喻。隨著時(shí)代的發(fā)展，辦公室秘書的職責(zé)也在拓展，任務(wù)不斷加重，事務(wù)性工作越來越多，服務(wù)工作要求越來越高，涉及面非常廣泛。在這種新形勢(shì)下，辦公室秘書要快速適應(yīng)形勢(shì)的變化和任務(wù)的需要，充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性和積極創(chuàng)造性，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)、開拓意識(shí)，全心全意做好辦公室工作。要經(jīng)常與全國(guó)各地高等院校溝通交流，對(duì)教育改革形勢(shì)發(fā)展的新動(dòng)向新情況要有所掌握，借鑒好經(jīng)驗(yàn)好方法，提出符合本校實(shí)際的新辦法、新見解、新對(duì)策；工作要體現(xiàn)出主動(dòng)性和超前性，不能一味地等領(lǐng)導(dǎo)安排，要提前有所想有所思。只有樹立適應(yīng)時(shí)代、社會(huì)和高校發(fā)展的管理觀念，才能順利完成新形勢(shì)下的新任務(wù)、新要求。

二、明確任務(wù)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)

（一）文稿起草工作要嚴(yán)謹(jǐn)

文件起草、領(lǐng)導(dǎo)講話稿的起草、規(guī)章制度的出臺(tái)等工作都由校長(zhǎng)辦公室來完成，文稿工作要求嚴(yán)謹(jǐn)縝密，一定要達(dá)到立意要高、觀點(diǎn)要明、層次要清、結(jié)構(gòu)要緊、內(nèi)容要實(shí)、文字要精的基本要求。要提高文稿的質(zhì)量水平，就要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)和師生所關(guān)心的問題，真正做到既想領(lǐng)導(dǎo)之所想，又想領(lǐng)導(dǎo)之未想，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際，創(chuàng)造性地開展工作。

（二）行政日常工作要做實(shí)

辦公室行政工作可以說是事無巨細(xì)，要求辦公室秘書認(rèn)真細(xì)致地對(duì)待每一項(xiàng)工作。印章管理工作要細(xì)心，不能私自濫用印章。公務(wù)接待要簡(jiǎn)化，嚴(yán)格按照中央“八項(xiàng)規(guī)定”來執(zhí)行。公務(wù)用車要嚴(yán)格管理，堅(jiān)決杜絕公車私用的現(xiàn)象。接待報(bào)銷要實(shí)報(bào)實(shí)銷，賬目要一目了然，必須出具邀請(qǐng)函或會(huì)議通知。自中央“八項(xiàng)規(guī)定”以來，辦公室工作有了新標(biāo)準(zhǔn)新要求，辦公室秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公務(wù)接待，要時(shí)刻牢記按規(guī)定要求來做，不得超標(biāo)接待，不能抱有僥幸心理，不得把不合規(guī)不合理的接待列入日程，一定要將工作做細(xì)、做實(shí)、做好。

（三）服務(wù)工作要做好

高校不斷進(jìn)行著深化改革，高校辦公室工作面臨著新挑戰(zhàn)。辦公室秘書每天都要面對(duì)很多的人和事，涉及學(xué)校的方方面面。要服務(wù)好基層、服務(wù)好部門，要讓師生滿意、部門滿意、領(lǐng)導(dǎo)滿意。自覺地堅(jiān)持服務(wù)廣大師生這一宗旨，樹立大局意識(shí)、核心意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí)，本著服務(wù)于人的理念，做到熱情周到，對(duì)待辦事人員態(tài)度要謙和。不能有機(jī)關(guān)作風(fēng)，要做好窗口服務(wù)工作。

三、努力學(xué)習(xí)，樹立全局意識(shí)

（一）提高辦公室秘書的綜合素質(zhì)

校長(zhǎng)辦公室工作具有很強(qiáng)的綜合性，這就需要一些勤于謀事、勤于干事、善于成事的人員。既能單獨(dú)作戰(zhàn)，又能協(xié)同作戰(zhàn)。校長(zhǎng)辦公室秘書自身政治覺悟水平代表著學(xué)校的形象，因?yàn)樾ｉL(zhǎng)辦公室秘書既要傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，貫徹落實(shí)政策要求，又要與外界溝通交流，責(zé)任很重。因此，校長(zhǎng)辦公室秘書必須不斷提高自身綜合素質(zhì)，牢固樹立堅(jiān)定的理想信念，增強(qiáng)政治敏銳性和鑒別力。組織上可以考慮有計(jì)劃地安排辦公室秘書進(jìn)修學(xué)習(xí)，如下基層鍛煉、崗位輪換等。

（二）提高業(yè)務(wù)能力水平

為領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話稿、會(huì)議通知、匯報(bào)材料等文字工作都由辦公室來完成，這對(duì)秘書的文字功底要求很高。鑒于這一崗位的特殊性和重要性，秘書的自身業(yè)務(wù)水平要扎實(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)要全面。只有不斷學(xué)習(xí)，不斷汲取新知識(shí)，才能不斷增強(qiáng)自身能力，增加自身素養(yǎng)，用知識(shí)武裝自己，更好地做好秘書工作。

（三）提高解決問題的能力

辦公室秘書除了做好事務(wù)性工作外，還要深入基層各單位進(jìn)行調(diào)查研究及學(xué)習(xí)。要想更好地掌握前沿的最新消息，就要深入基層進(jìn)行調(diào)研，深入學(xué)生課堂、宿舍，深入教師隊(duì)伍，全方位、深層次地調(diào)查研究。要做到邊調(diào)研邊思考，提高思維敏銳能力，自覺形成勤于思考、深入思考、廣泛思考的良好習(xí)慣，并要善于觀察，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，全面分析問題，提出解決問題的辦法，尤其是處理突發(fā)事件的方法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有益的幫助，為領(lǐng)導(dǎo)分憂。

（四）提高工作質(zhì)量和效率

辦公室工作任務(wù)較為復(fù)雜，千頭萬緒，要做到條理有序，就需要辦公室秘書合理分配時(shí)間，吃苦耐勞，分清主次，抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)。辦公室秘書要以平常心對(duì)待工作，不能有思想負(fù)擔(dān)，要找到工作中的樂趣所在。只有“樂業(yè)”，工作才能更有成效。

總之，服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)好各部門各學(xué)院，服務(wù)好廣大師生是高校辦公室工作最重要的職責(zé)，也是辦公室秘書的職責(zé)所在。在新形勢(shì)下，高校校長(zhǎng)辦公室秘書只有不斷汲取新知識(shí)，掌握新業(yè)務(wù)，提高自身素養(yǎng)，不斷創(chuàng)新，才能更好地為學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的力量。

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