“郵件合并”在批量制作帶照片證件中的設(shè)計與實現(xiàn)

摘要：“郵件合并”是Word中一個非常適用便捷的功能，它能快速、準確的解決許多重復(fù)性工作，使人們的工作更加高效和快捷。該文通過介紹批量制作帶照片的全國大學生英語四級準考證案例，系統(tǒng)闡述郵件合并的功能，制作要點和操作步驟。

關(guān)鍵詞：郵件合并；批量處理；證書打印

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2017）36-0135-03

在學校的日常辦公中，經(jīng)常需要批量制作工資條、準考證、獲獎證書、錄取通知書、畢業(yè)證書等量大且繁瑣的工作，這些工作都具有2個共性：工作量大、格式一致，數(shù)據(jù)字段類型相同，但字段的內(nèi)容不相同，每個記錄單獨成文。

就拿打印全國大學生英語四級準考證這個工作來說，每年幾千份的打印量，如果按照傳統(tǒng)的做法把準考證的模板打印上千份后，再手工逐張?zhí)钊肟忌男畔ⅲ@個工作量是相當大的，還容易出錯。如果通過Word 2010的郵件合并功能就能高效快捷的完成帶照片的準考證的制作。

1 郵件合并功能綜述

郵件合并最初是在批量生成郵件文檔時提出來的[1]，它是word主文檔與源文件有機結(jié)合生成的新文檔。源文件的功能是在主文檔中插入了一些域，域相當于程序設(shè)計中的變量，這些變量在郵件合并中可以用其值來代替，是能夠自動地按照給出的一批收信人的信息，成批生成相應(yīng)的郵件，所以完整的使用“郵件合并”功能通常需要三個步驟：一是創(chuàng)建主文檔；二創(chuàng)建數(shù)據(jù)源；三是“郵件合并”生成新文檔[2]。

2 郵件合并的步驟

2.1 創(chuàng)建主文檔

主文檔就是文檔的通用部分，即文檔中固定的內(nèi)容和格式部分，創(chuàng)建主文檔也就是創(chuàng)建一個新的Word文檔，根據(jù)需要排版設(shè)計成所需的通用文檔，就拿準考證來說，準考證號、考生姓名、證件號碼、考場、座位號等都屬于固定不變的格式。主文檔可以新建，也可以借用已有的Word文檔。排版的時候要預(yù)留出插入數(shù)據(jù)源的位置和空間[3]。

2.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，可以用Excel電子表格文檔，也可以用Word文檔，文本文檔，或數(shù)據(jù)庫文檔等。在創(chuàng)建數(shù)據(jù)源時，文檔的第一行，通常是字段名，在郵件合并時又叫域名，這些字段名不能為空，也不能是特殊符號例“*”、“？”、“：”等，如果字段名為空或是特殊字符的話，在插入郵件合并時域?qū)o效，無法創(chuàng)建郵件合并文檔。

2.3 郵件合并新文檔

返回到主文檔，單擊“郵件”選項卡，選擇“開始郵件合并”功能區(qū)，選擇“開始郵件合并”下的“郵件合并分步向?qū)А保鶕?jù)文檔右側(cè)的“郵件合并”任務(wù)窗格，依次操作，將數(shù)據(jù)源中的域插入在主文檔中的對應(yīng)位置合并成新的文檔即可。

3 制作英語四級準考證郵件合并實例

以下以制作全國大學生英語四級準考證為例，詳細介紹郵件合并的操作要點和步驟。

3.1 批量制作帶照片的全國大學生英語四級準考證

在每年全國大學生英語四級考試之前，學校的教務(wù)處都要制作每位考生的準考證，使考試能順利進行。

實現(xiàn)的方法和步驟：

1） 資料的收集。考試前教務(wù)要收集每位考生的電子照片，并且把電子照片命名，并且將電子照片、主文檔、源文件三個文檔存在同一目錄下，便于今后的管理和使用[3]，本實例我們將三個文檔統(tǒng)一放在E：盤下“大學英語四級準考證設(shè)計”文件夾中。

2） 制作考生“大學英語四級準考證.docx”主文檔。打開word 2010，設(shè)計一個如圖1所示的準考證樣式文檔，錄入文字，下劃線、文本框，并對格式進行設(shè)置調(diào)整即可。

3） 建立數(shù)據(jù)源。

1 建立存放照片的文件夾。本例中我們將在E：盤下創(chuàng)建一個“大學英語四級準考證設(shè)計”文件夾，在該文件夾下再創(chuàng)建一個“學生照片”文件夾，將所有的圖片均存放在“學生照片”文件夾中如圖2所示。

2 啟動Excel 2010 建立“全國大學英語四級考試準考證表.xlsx”如圖3所示，錄入考生的準考證號，考生姓名，考試地點，考場等信息。

4） 啟用“開始郵件合并”功能開始制作準考證。

1 選擇數(shù)據(jù)源。在主文檔“大學英語四級準考證.docx”中單擊“郵件”選項卡，選擇“開始郵件合并”功能區(qū)中的“開始郵件合并”，選擇“郵件合并分步向?qū)А保藭r文檔右側(cè)將會彈出“郵件合并”任務(wù)窗格，依次單擊“下一步：正在啟動文檔”，“下一步：選取收件人”，當單擊“下一步：撰寫信函”時，將會彈出選擇“選取數(shù)據(jù)源”的對話框如圖4所示，此時選擇E：＼大學生四級準考證設(shè)計＼全國大學英語四級考試準考證表.xlsx，選擇“全國大學英語四級考試準考證表，.xlsx”后單擊“打開”，選擇表格，如果表格不在“sheet1”，選擇其他工作表后單擊“確定”。

2 插入合并域。單擊“第3步，共6步”中“下一步：撰寫信函”，在“第4步，共6步”中選擇“其他項目”

3 插入照片域。單擊“插入”選項卡的“文本”功能中的“文檔部件”，在“文檔部件”中選擇“域”，在“域”對話框中，選擇“鏈接和引用”類別，在“鏈接和引用”類別下選擇”IncludePicture”的域名，在“域?qū)傩晕募騏RL”文件框中輸入“pic”[4]（文件名可以任意取）如圖6所示，單擊“確定”后，回到主文檔。

按“Alt+F9”快捷鍵，將切換到文檔的代碼模式如圖7所示，選中”pic”（包括雙引號也要選中），再選擇“郵件”選項卡的“編輯和插入域”功能區(qū)中的“插入合并域”，在“插入合并域”中選擇“考生照片”操作步驟如圖8所示。最后再按快捷鍵Alt+F9將文檔切換回到常規(guī)模式。在常規(guī)模式下依次選擇文檔右側(cè)“郵件合并”的任務(wù)窗格的向?qū)В跋乱徊剑侯A(yù)覽信函”，“下一步：完成合并”。選擇“編輯單個信函”命令，在彈出的“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”單擊“確定”，將生成的新文檔存為“全部準考證.docx”。如果考生照片沒有正常顯示，只要按Ctrl+A選中全部文檔，按下F9鍵重新刷新即可看見如圖10所示。如果還是沒有顯示，將文檔關(guān)閉了再打開，逐個單擊圖片位置，逐次按F9逐個刷新，圖片便可以顯示出來。

4 郵件合并的注意事項

1） 根據(jù)需要設(shè)計好主文檔。

2） 源文件中照片的路徑一定要是照片存放的絕對路徑，文件名也必須和真實命名的文件名一致，包括大小寫都必須一致，必須是帶“＼＼”的路徑格式。例如：“E：＼＼大學英語四級準考證設(shè)計＼＼學生照片＼＼周如.JPG”。

3） 帶有照片的郵件合并文檔，如果開始只有一張照片或者照片不顯示，一般按Ctrl+A選中整個文檔，按F9刷新就可以顯示。如果還是沒有顯示，請把文檔保存關(guān)閉再打開文檔，逐個單擊圖片位置，逐次按F9，逐個刷新圖片。（也就是說，選中一張圖片位置，按一次F9刷新一張圖片，依次刷新完成）

5 結(jié)束語

本文通過制作全國大學生英語四級準考證實例，詳細地介紹了word 2010中郵件合并的操作要求和步驟，對于批量制作帶照片的錄取通知書、準考證、成績通知單等都有很好的現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

參照文獻：

[1] 王平霞，郝志廷.Word中郵件合并的應(yīng)用實例[J].安徽電子信息職業(yè)技術(shù)學院學報，2013，12（3）：13-14，20.

[2] 柳光凱，楊浩宇，蔣建瓊.大學計算機基礎(chǔ)項目化教程[M].北京：北京希望電子出版社，2017（8）：165-166.

[3] 陳永新，王海燕，趙曉紅.計算機基礎(chǔ)中word2003郵件合并功能的應(yīng)用拓展研究[J].電腦知識與技術(shù)，2015（2）.

[4] 高妍.郵件合并批量照片設(shè)計技巧[J].大陸橋視野，2015（24）：259.