科研院所會計檔案規(guī)范化管理淺析

黃曉云?肖劍欽?譚荔

摘要：科研院所會計檔案連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄和反映了科研院所的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，是科研院所開展經(jīng)濟活動、進行經(jīng)濟分析研究的重要依據(jù)和參考資料。文章從科研院所會計檔案管理現(xiàn)狀、科研院所會計檔案規(guī)范化管理的重要性以及加強科研院所會計檔案規(guī)范化管理的措施三方面進行了闡述，指出會計檔案規(guī)范化管理是會計基礎(chǔ)規(guī)范化管理的內(nèi)容之一，科研院所規(guī)范化管理會計檔案可以有力地促進科研院所財務(wù)管理工作質(zhì)量的提高。

關(guān)鍵詞：科研院所；會計檔案；規(guī)范；管理

會計檔案是一個單位檔案管理的重要組成部分。《會計法》規(guī)定單位應(yīng)對會計憑證、賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)建檔并妥善保管。隨著社會經(jīng)濟日益發(fā)展，會計檔案管理也需要規(guī)范化，做到有章可循、有據(jù)可依，防止會計檔案管理工作走樣變型。科研院所會計檔案作為檔案管理的重要組成部分，其規(guī)范化的管理可以有力地促進科研院所檔案管理工作、財務(wù)管理工作質(zhì)量的提高。

一、科研院所會計檔案規(guī)范化管理的重要性

科研院所會計檔案連續(xù)、系統(tǒng)、真實、完整地記錄和反映了科研院所的經(jīng)濟業(yè)務(wù)，是科研院所開展經(jīng)濟活動、進行經(jīng)濟分析研究、審計檢查的重要依據(jù)和參考資料。作為科研院所檔案管理的重要組成部分，其會計檔案通過規(guī)范化管理可以有力地促進科研院所檔案管理、財務(wù)管理工作質(zhì)量的提高。

會計檔案規(guī)范完整不但可以幫助財務(wù)審計人員有效地核查科研院所經(jīng)濟活動的歷史，還可以為科研院所現(xiàn)在的經(jīng)濟決策服務(wù)。科研院所會計檔案規(guī)范化管理，能夠有效提高會計檔案管理崗位人員素質(zhì)，同時能夠更好地為科研院所的經(jīng)濟決策服務(wù)，進一步促進科研院所經(jīng)濟管理工作效率的提高。

二、科研院所會計檔案管理現(xiàn)狀

科研院所會計檔案管理普遍存在不夠重視、制度不健全、不夠規(guī)范的現(xiàn)象，主要有以下幾點：

（一）科研院所對會計檔案管理工作的重視程度較低

大部分科研院所對會計檔案管理工作的重視程度較低，往往更關(guān)注財務(wù)報告、經(jīng)濟決策分析和其他財務(wù)管理工作，會計檔案管理工作已成為財務(wù)管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)。大部分科研院所會計資料的收集、整理、保管、移交與借閱等均不夠規(guī)范，會計檔案管理工作薄弱，未把會計檔案建設(shè)納入業(yè)務(wù)建設(shè)范圍，在會計檔案建設(shè)工作中缺乏有效的管理機制。對會計檔案管理工作的重視程度不夠，存在會計資料散落、遺失的風(fēng)險。

（二）科研院所會計檔案管理制度不健全

科研院所的會計資料除了會計憑證、會計賬簿、會計報表、銀行對賬單調(diào)節(jié)表等統(tǒng)一歸檔外，部分需要歸檔的其他會計資料會散落在相關(guān)工作人員手里保管，沒有對其他需要歸檔的會計資料進行界定。大部分科研院所會計檔案交接內(nèi)容、交接時間等無相關(guān)規(guī)定或規(guī)定不規(guī)范，缺乏制約協(xié)調(diào)機制，往往導(dǎo)致會計檔案管理責(zé)任不清，會計資料容易未歸檔而出現(xiàn)遺失、脫節(jié)的現(xiàn)象。

（三）科研院所會計檔案管理內(nèi)容不完整、整理不規(guī)范

目前，大部分科研院所檔案管理內(nèi)容不完整，部分課題審計報告、基建決算報告、會計檔案移交清單等散落在各會計人員手里，未能規(guī)范、統(tǒng)一納入會計檔案管理工作。部分科研院所整理會計資料的規(guī)范性不統(tǒng)一，對會計資料的整理、立卷等各環(huán)節(jié)的管理都不夠規(guī)范，如存在立卷厚薄沒有標準，封皮上項目內(nèi)容填寫不全，對于未了債權(quán)債務(wù)和重大事項未在備注中標明等現(xiàn)象。

（四）科研院所會計檔案管理人員缺乏規(guī)范化管理會計檔案的知識

大部分科研院所會計檔案管理人員欠缺會計檔案規(guī)范化管理的知識，規(guī)范化管理會計檔案的能力不足，存在會計檔案歸檔范圍不夠清晰、會計資料的整理、借閱、清理工作不夠規(guī)范、對于尚未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證未在立卷備注中標明等現(xiàn)象。如有的檔案已無保管、使用的價值，超過保管期限，卻沒有及時清理登記。許多科研院所覺得會計資料責(zé)任重大，對一些已過保管期限、已無保管價值的會計檔案不能主動鑒證、銷毀。

三、科研院所會計檔案規(guī)范化管理措施

鑒于大部分科研院所會計檔案管理中均存在不夠規(guī)范的現(xiàn)象，科研院所會計檔案規(guī)范化管理措施應(yīng)從以下幾方面入手：

（一）提高科研院所對會計檔案管理工作的重視程度

科研院所會計檔案管理工作需要科研院所財務(wù)、檔案人員在思想上重視。會計檔案管理工作作為會計基礎(chǔ)管理工作的最后環(huán)節(jié)，規(guī)范化管理會計檔案能夠加強科研院所財務(wù)管理工作。科研院所需要明確專人管理會計檔案工作，做好科研院所會計檔案防火、防盜等必備的設(shè)施建設(shè)，把會計檔案管理工作納入年度目標考核之中，明確獎懲，提高對會計檔案管理工作的重視程度。

（二）建立健全科研院所會計檔案管理制度

科研院所應(yīng)當根據(jù)科研院所會計資料實際情況，制定相應(yīng)的科研院所會計檔案管理制度。科研院所會計檔案管理制度應(yīng)明確規(guī)定科研院所會計檔案范圍、管理部門、歸檔、移交、查閱、保管期限及會計檔案的鑒定、銷毀等內(nèi)容，明確會計檔案管理責(zé)任，規(guī)范化管理會計檔案。

（三）規(guī)范細化科研院所會計檔案管理

1.規(guī)范細化科研院所會計檔案的內(nèi)容

科研院所會計檔案內(nèi)容分為會計憑證類、會計賬簿類、財務(wù)會計報告類及其他會計資料類。其中其他會計資料類內(nèi)容包括銀行對賬單，銀行存款余額調(diào)節(jié)表，現(xiàn)金盤點表，存貨盤點表、固定資產(chǎn)盤點表、應(yīng)收票據(jù)登記簿、發(fā)票存根聯(lián)、納稅申報表、詢證函、會計檔案移交、保管、銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

2.規(guī)范細化科研院所會計檔案的裝訂

科研院所會計檔案裝訂時，要剔除金屬物和空白頁，要求不倒置、不串頁、不掉頁、牢固、美觀、整齊，便于查閱。會計檔案裝訂厚度均衡，小于等于統(tǒng)一印制的檔案盒厚度。會計檔案封面內(nèi)容完整，注明會計檔案名稱，所屬會計期間，會計檔案張數(shù)，會計檔案保管期限，會計檔案所屬單位名稱，裝訂人姓名等。科研院所總賬、明細賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬應(yīng)單獨打印裝訂成冊，賬簿每年至少打印一次，并在次年4月30日前打印裝訂完畢。科研院所會計報表、部門預(yù)算、部門決算等財務(wù)報告及其他會計資料應(yīng)按年度、類別裝訂成冊，按順序編號。

3.規(guī)范細化科研院所會計檔案的移交

科研院所當年形成的其他會計檔案，在會計年度終了后半年內(nèi)，應(yīng)由相關(guān)工作人員及時移交到公共會計檔案管理。科研院所當年形成的會計檔案可暫由財務(wù)部門保管1年，之后應(yīng)當移交檔案部門統(tǒng)一保管。科研院所會計檔案的移交手續(xù)，應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人監(jiān)交，移交雙方和監(jiān)交人簽字確認。移交清單應(yīng)留存1份納入科研院所會計檔案中歸檔。

4.規(guī)范細化科研院所會計檔案的保管期限

根據(jù)2016年新《會計檔案管理辦法》和科研院所會計檔案保管價值的不同，科研院所固定資產(chǎn)卡片應(yīng)為固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年，銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表，月度、季度、半年度財務(wù)會計報告，納稅申報表等最低保管年限為10年，原始憑證、記賬憑證、總賬、明細賬、日記賬等會計賬簿最低保管年限為30年，部門預(yù)算決算等年度財務(wù)會計報告、會計檔案保管、銷毀、鑒定意見書為永久保管。

5.規(guī)范細化科研院所會計檔案的借閱管理

科研院所在進行會計檔案查閱、復(fù)印、借出時應(yīng)嚴格履行登記手續(xù)，會計檔案管理人員要建立會計檔案查、借、閱登記簿，嚴格按照會計法的有關(guān)規(guī)定進行查借。科研院所職工因工作需要查閱會計檔案時，須經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準。會計檔案向外單位提供利用檔案原件時須報上級主管領(lǐng)導(dǎo)批準。

6.規(guī)范細化科研院所會計檔案的鑒定銷毀

科院院所應(yīng)當由單位檔案管理機構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)人員定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定，對保管期已滿，確無保存價值的會計檔案，形成鑒定意見書，可以銷毀。

（四）加強科研院所會計檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)

科研院所應(yīng)加強會計檔案管理人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。科研院所會計檔案管理人員應(yīng)在會計檔案管理實踐中積極開動腦筋想辦法，努力提高規(guī)范化管理會計檔案的能力。科研院所會計檔案管理人員要樹立責(zé)任意識，增強做好會計檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，不斷適應(yīng)新環(huán)境、新形勢，積極主動地做好科研院所會計檔案管理工作。

會計檔案規(guī)范化管理是會計基礎(chǔ)規(guī)范化管理的內(nèi)容之一。通過對會計檔案的規(guī)范化管理，科研院所可以有效提高會計檔案管理崗位人員素質(zhì)，有力地促進科研院所經(jīng)濟管理工作效率的提高。

參考文獻：

[1]全國人民代表大會常務(wù)委員會.中華人民共和國會計法[S].1999-10-31.

[2]財政部.會計基礎(chǔ)工作規(guī)范[S]. 1996-6-17.

[3]財政部檔案局.會計檔案管理辦法，2015-12-11.

（作者單位：中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院醫(yī)學(xué)生物學(xué)研究所計財處）