檔案信息資源的知識化應用研究

王照付　朱照霞　薛文

[摘要]知識經濟時代背景下，如何提升檔案知識服務化，實現從靜態實體檔案管理到檔案內容管理轉變成為檔案工作的重要內容。企業要以全面融合的知識管理思想來指導檔案管理工作，通過SOA架構實現檔案知識資源與其他業務系統間的互聯互通，并按照變檔案為知識、變管理為服務、變檔案管理員為知識管理員的思路，形成以檔案利用為核心的知識管理模式。

[關鍵詞]全生命周期；檔案信息化；知識管理；SOA架構

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.115

[中圖分類號]G270.7；G647.24 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0183-02

0引言

檔案管理是企業管理的重要領域之一，傳統印象中的檔案工作就是歸檔，一項工作完成之后最末端的一個環節，是一項靜態的工作。檔案文件作為企業的重要資產，如何把檔案工作從末端管理提升到前端控制、從后臺走向前臺，構成以內容收集管理為根本、以知識共享和傳遞為價值體現的檔案管理系統，方便文檔檢索和利用，進行文檔全生命周期管理，較好發揮檔案知識資源的共享價值，成為檔案管理工作創新所面臨的問題。

1檔案信息化發展趨勢

1.1檔案信息化建設成為主流

隨著信息技術的普遍應用，檔案信息化建設已成為檔案管理工作的重要組成部分。檔案管理已從最初的紙質化管理逐漸過渡到電子化、網絡化集中管理，電子化歸檔已經成為檔案管理的主流方式，實現各領域檔案管理的信息化、智能化已成為各行各業所共同面對的新課題。

1.2檔案信息管理轉向知識管理

近年來，以檔案信息資源建設為核心、以知識共享為目標的檔案管理與服務系統建設日漸成熟，檔案管理功能逐漸演變成為信息化平臺之上的一項應用，如基于電子文檔管理、內容管理的一項應用。檔案管理正在向電子檔案管理系統和電子文檔知識管理集成方向發展，注重文檔生命周期內各階段的信息流轉和知識共享，從基于檔案介質的收、管、存到以檔案利用為核心的用、管、存轉變，變檔案為知識，變管理為服務，變檔案管理員為知識管理員。

2檔案知識管理建設思路

2.1企業檔案知識管理的總體定位

企業要以知識共享為出發點，在企業生產過程中形成知識文檔收集、整理、歸檔、利用和創新的循環，將檔案管理納入企業管理信息化建設總格局，形成以檔案利用為核心的大數據知識管理模式。此外，企業要將檔案信息管理作為企業知識管理的重要組成部分，賦予檔案職業新的內涵，同時帶動檔案人員角色轉變，即從檔案實體保管員轉變為檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。

2.2企業檔案知識管理的功能定位

檔案知識管理在功能上主要滿足以下幾點。

（1）企業通過已規劃實施的SOA（Service-Oriented Architecture，面向服務架構）架構，將檔案管理系統與企業內已建系統進行系統對接，實現統一單點登錄和統一業務流程審批，借助統一門戶實現企業內各業務數據的統一檢索、知識共享和利用。

（2）企業要按照知識分類實現對歸檔文件的自動收集、整理，確保歸檔資料數據的完整性，提升檔案的利用價值。

（3）企業要提升檔案資源利用效率，在傳統靜態檔案管理的基礎上，從知識的角度對檔案資源屬性和內容進行充分描述，實現對檔案借閱、下載、瀏覽等安全的實時監控。

（4）企業要定制個性化的知識地圖導航界面，實現檔案文件、管理文件、關聯電子檔案間的關聯，將檔案信息中所蘊藏的知識直觀展現在讀者面前。

2.3企業檔案知識管理的效益定位

企業通過實施檔案大數據知識管理智能化服務，實現電子檔案在文檔各生命周期階段的信息流轉、資源聚合及共享利用，并完善檔案管理職能，從過去對檔案實體的管理轉向注重對檔案內容的管理，強化對檔案知識的開發利用，實現檔案知識資源的共享價值。具體來說，企業需要從以下幾個方面進行完善：①企業要完善內部管理規范、制度和流程體系，利用信息化工作加以固化，強化檔案對各業務工作過程的服務功能，提高文檔的利用效率；②企業要通過信息化技術，嚴格控制紙張利用，建立綠色電子知識館；③企業要完善項目管理規范、建立項目知識支撐機制，充分運用集體智慧提高企業創新能力，強化企業知識沉淀與積累，進而提高企業經濟效益。

3檔案知識管理的建設與實踐

3.1檔案數據的集成管理

檔案數據的集成管理是檔案知識管理建設與實踐的重要環節。檔案數據集成管理包括3部分內容：一是搭建面向SOA集成架構的集成平臺，解決檔案系統與業務系統問的信息孤島，通過整合各類信息資源，實現檔案信息資源的集成管理，方便知識共享應用；二是將現有紙質檔案通過掃描的方式轉換為光柵文件或其他格式的電子檔案，促使檔案信息與載體剝離，突破實體檔案的物理局限，深化檔案價值是筆者所在單位深化檔案大數據知識管理的重要一環；三是將遺留在相關業務系統中的舊檔案數據，按照已規劃的知識內容體系、知識體系結構進行檔案數據的再分類管理，統一存放。

為有效做好現有檔案數據的集成管理，解決信息孤島問題，檔案資源建設共規劃2個層級的集成：一是將筆者所在單位的4大數字化設計平臺（站場、線路、土建、經濟預算）與項目管理平臺集成；二是項目管理系統、辦公自動化OA、知識管理系統、檔案管理系統與Documentum統一文檔管理平臺集成，由文檔管理平臺集中統一管理所有檔案文件，保證文件的唯一性。檔案管理從知識應用角度進行知識的梳理、歸類，同時借助Documentum統一文檔管理平臺的分布式部署，有效解決了企業內各分支機構間的異地檔案共享使用。

3.2檔案知識的服務化

檔案知識管理的目的在于通過檔案的知識服務，實現檔案信息和檔案服務的增值，發揮檔案管理部門與其他部門或外界聯系的紐帶作用。同時，檔案知識管理通過整理、重組、提煉和創新可以利用的各種顯性和隱性信息資源，以知識為內涵、以服務為中心、以檔案數據為基礎，走知識服務的建設路線，形成方便、易用的知識來解決實際應用中遇到的問題。

檔案知識服務是面向解決方案的服務。它關心并致力于向用戶提供全面、完善的解決方案。因為檔案信息和檔案知識的作用最主要地體現在對解決方案的貢獻，解決方案的形成過程又是一個對檔案信息和檔案知識不斷查詢、分析、組織的過程，因此檔案知識服務將圍繞解決方案的形成和完善而展開。傳統的檔案信息服務則滿足于具體信息、數據或文獻的提取。

檔案知識服務是增值服務。它不像檔案信息服務那樣僅限于以序化的方式向用戶提供檔案信息的存貯位置和獲取方式，而是對檔案信息進行析取、整合、集成、創新，從而成為可直接應用的知識，進而提高用戶檔案知識應用和檔案知識創新效率，使檔案知識產生增值效應，而不是基于檔案信息資源占有和簡單開發利用的檔案信息服務。

基于檔案知識的增值服務目標，筆者所在單位的企業檔案知識服務體系共分為5個服務模塊：一是企業知識資源門戶的建設與管理；二是企業決策分析服務；三是為企業員工提供服務的文檔知識庫、專家網絡、知識問答、知識地圖和維基知識庫；四是進行檔案編研，為企業科研、科技項目、基礎工作及企業文件建設服務；五是圖書期刊或標準管理平臺服務。檔案知識服務體系如圖1所示。

3.3檔案知識的IT平臺化

圍繞知識產生的關鍵業務活動、關鍵業務知識以及關鍵業務數據，筆者所在單位借助先進的IT手段對企業的知識資源管理進行了優化重組，構建知識資源應用功能前端平臺系統、知識信息數據庫系統、知識資源收集整理系統及檔案資源庫管理系統。檔案知識IT平臺化集成如圖2所示。

其中，企業員工通過企業統一門戶或個性化門戶系統訪問和利用知識資源；資源庫管理人員通過檔案資源庫和知識信息庫規劃建立庫分類、知識地圖，并制定和設立訪問權限；資源庫管理人員、檔案人員和知識資源的委托專家通過收集整理系統實時建立知識資源。檔案知識IT平臺從文檔產生初期開始管理，到文件動態變化形成最終版本歸檔，然后依據歸檔文件內容升華至企業級知識的全過程，實現了文件庫、檔案庫、知識庫三庫合一的系統化管理，保障了知識數據的規范性、完整性、唯一性及有效性。

3.4檔案知識的制度安全管理

為確保檔案知識管理的持續發展，企業還應按照制度化和安全化要求，建立健全檔案知識管理的相關制度，并采取相應的知識資源安全管理措施。首先，在管理制度化方面，企業要采用制度的形式確立知識資源管理的組織結構，成立企業級知識管理專家委員會，制定從內容轉換為知識的應用流程、基于內容整理后形成知識的應用流程以及非內容體系來源的知識應用流程，伴隨著知識參數、應用的過程，對不同職責、崗位人員應當具有的知識行為進行了逐一細致的說明。其次，企業要采用制度的形式，明確普通員工、知識專家、知識管理員的職責和權益。最后，為了保障知識管理的順利推行，企業要定制知識應用積分規則，建立起員工參與貢獻知識的激勵措施。

4檔案知識管理的下一步主要工作內容

按照“文檔一體化”管理要求，企業應整合應用導向的知識管理模式，通過SOA企業架構集成多個信息系統知識，建立知識和角色的關聯通道，讓合適的角色在適當的業務場景、合適的時間獲取合適的知識，并按照企業生產和管理需求，全方位、多元化地提供不同的知識專題數據庫，發揮檔案整體優勢，成為檔案知識管理接下來的工作內容。

另外，檔案知識服務要注重檔案信息內容的開發和挖掘，如何從現有的檔案信息資源中挖掘有效知識，組織形成有一定價值的專題知識庫，通過知識的傳遞對外提供使用，實現對檔案知識內容的創新應用也是筆者所在單位下一步的主要工作。