探討醫院物業外包服務的內控建設

王琪

[摘要]隨著醫院內部控制建設要求的不斷提高，外包服務作為內控建設的重要環節，需要在識別風險的前提下，針對物業外包服務的各個環節，制定風險應對措施，以實現內控建設的目標。基于此，本文探討醫院物業外包服務的內控建設。

[關鍵詞]物業外包；內部控制；醫院

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2017.18.069

[中圖分類號]R197.32 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）18-0111-02

1物業服務外包殛內部控制概述

服務外包是指，醫院利用專業化分工優勢，將服務事項委托給醫院以外的專業協作服務商完成，達到更好地優化資源配置的運營行為。在后勤社會化改革的過程中，物業外包服務已成為多數醫院的普遍選擇。物業外包也從過去單一的業務外包，逐步向多方面、一體化外包方式轉變，目的是充分發揮專業分工優勢，降低運營成本，實現資源的合理配置。

目前，醫院的外包業務主要集中在物業管理方面，包括保潔、綠化、保安、維修以及維保等。服務、成本和風險控制是決定醫院后勤服務社會化成功與否的關鍵因素，內部控制是提高服務質量、控制服務成本、應對主要風險的重要保障，內部控制建設的好壞，對醫院的運營管理、醫療服務質量及品牌效應等方面具有至關重要的影響。因此，本文圍繞物業外包服務的風險識別、內部控制要求、崗位設置，以及應對措施等方面，探討加強物業外包服務的內控建設。

2物業服務外包的風險

風險是指未來的不確定性對醫院實現其目標的影響。無論規模、結構和管理模式，醫院都面臨諸多來自內部和外部的風險，影響醫院既定目標的實現。物業外包服務主要包括以下風險：①不健全或不完善的服務外包審批制度，導致在實際工作中出現無制度可遵循，進而導致審批工作不標準、不規范，增加醫院的無形損失；②服務商選擇不合理，可能導致服務外包業務無法達到醫院預定的經營目標；③服務商的法人主體不符合相關法律規定，再加上專業知識和技能的缺失，會無形之中增加醫院的財產損失，嚴重的可能會惹上法律官司；④服務價格設置不科學，即價格過高會使醫院的利潤減少，在醫藥行業的競爭優勢不明顯；⑤外包合同條款中對具體事項的規定不詳細，如風險、違約的事項等，容易產生糾紛；⑥對服務外包的監督和控制力度不夠，進而導致服務的質量嚴重下降，不能快速在行業中站穩腳跟，服務外包的優勢很難充分發揮。

3物業外包服務的主要控制要求

物業服務外包管理主要包括過程管理、供應商管理等，是對物業服務全過程的管理。物業外包服務的內部控制須圍繞物業管理全流程，在識別主要風險的基礎上，提出管理控制的具體要求。控制要求主要圍繞醫院管理制度的建設，供應商的選擇，招投標的合法、合規性、合同簽訂等方面。

3.1規范、完善管理制度

醫院應從自身緊急情況出發，建立和完善相應的管理制度，使在實際業務操作中，管理人員能夠有據可遵循，能夠對服務外包的范圍和方式等，遵循統一的標準和要求。

3.2編制外包服務方案

醫院招標管理委員會應下設服務外包業務小組，負責召集業務歸口管理部門、服務外包需求部門、有關咨詢專家，必要時還應包括法律及財會專業人員，為金額較重大的外包方案進行專業評估和反復審核。評估和審核的內容主要包括服務外包內容范圍、承包方的選擇方案、服務外包的成本效益及風險、外包合同期限、外包方式以及外包員工培訓計劃等，確保方案的可行性。

3.3使招投標管理流程標準化、規范化

服務外包業務歸口管理部門，應根據承包方的特點，設置相應的遴選標準，對承包方的合法性、專業能力、技術水平，以及從業人員的綜合技能等，進行全方位的評估和調查。對于金額重大的外包項目，醫院要在相關法律法規的指導下，秉承公平、公正的原則，慎重選擇承包方。

3.4強化合同管理

服務外包業務合同或協議，應對服務外包的范圍、外包業務年限、后續費用增加條件、分包許可、安全、質量、進度、付款條件、驗收、保密、賠付以及監控等方面進行嚴格規定，并跟蹤檢查、定期評估承包方的履約能力和管理情況，對造成損失的，要及時進行索賠。

3.5制定外包服務的實施管理制度

醫院應在參照外包管理制度、外包的內容等基礎上，制定符合自身特色的外包管理控制措施，這些措施主要涵蓋資產存貨、信息資料、人力資源和安全保密等方面，同時保證承包方能夠在特定的標準和制度下來履行自身的職責和義務。

3.6加強外包服務的質量管理

歸口管理部門應根據合同約定，做好醫院和承包方之間的溝通、對接工作，確保雙方彼此的要求和流程能夠被充分理解，同時當承包方遇到困難時，要做好兩者的溝通橋梁。必要時，醫院可指定專門的小組人員，定期或不定期跟進項目的開展進度和實施的情況，以及承包方的履約能力。

3.7建立外包服務的評價機制

當服務外包項目的期限快到時，歸口管理部門的相關人員，應該對外包的商品等進行測驗和評估，符合標準的要及時驗收。

4物業外包服務的崗位設置

不相容崗位相互分離是內部控制的措施之一，不相容崗位相互分離的方式可以采取橫向分離，也可以采取縱向分離。橫向分離是指，一項業務至少經過彼此獨立的兩個或多個部門或者人員，以使該部門或人員的工作能夠接受另一部門或者人員的檢查和制約；縱向分離是指，一項業務至少經過互不隸屬的兩個或兩個以上的崗位和環節，以便使上下級互相監督。物業外包服務的內部控制要求醫院應合理設置內部控制關鍵崗位，對職責進行明確劃分，最好將其落實到每個人員的頭上，進而形成相互監督、相互制約的局面，避免出現徇私舞弊的現象。其主要包括：①服務外包業務預算編制和審核崗位分離；②服務外包需求申請與審批崗位分離；③服務外包方案編制與審批崗位分離；④招標文件準備與文件復核崗位分離；⑤合同的訂立與審核崗位分離；⑥執行和監督崗位分離；⑦審批與合同付款執行崗位分離。

5物業外包服務的流程控制措施

根據識別的風險和控制要求，醫院應對物業外包服務管理的流程，制定相應的控制措施（見表1）。其應主要包括對醫院內部管理制度建設、供應商管理、招投標管理等方面，并通過醫院信息化平臺，將控制要點與醫院的協同辦公平臺對接，從而將物業外包服務的內部控制與信息系統進行有效結合。