高校電子檔案管理的優化策略分析

馮玉婷

摘 要：近年來，隨著我國各項技術水平的快速發展進步，我國的計算機網絡技術取得了突飛猛進的發展，網絡技術在各行各業當中取得了十分廣泛的應用，在高校的檔案管理中也是如此，已經逐步脫離了傳統的管理模式，并逐漸步入了電子管理的時代。在高校的檔案管理工作中采取電子檔案管理的方式，可以有效的提升檔案管理工作的開展效率和質量，但就目前情況來看，在高校的電子檔案管理中仍然存在著一系列有待解決的問題。本文就針對高校電子檔案管理的優化策略進行了簡要的探討分析，希望可以為高校電子檔案工作的開展提供一份有力的基礎依據。

關鍵詞：高校；電子檔案管理；優化策略

一、引言

電子檔案是檔案管理工作發展至一定階段的必然產物，電子檔案與傳統的檔案管理工作有著極為明顯的差異。在新時期各項技術飛速發展的大背景下，想要做好高校的檔案管理工作，就應當將電子檔案作為檔案管理中的重點。目前，我國各大高校的電子檔案管理工作已經獲得了較為顯著的成效，但仍然需要進行更為深入的研究和完善。

二、當前高校電子檔案管理工作中存在的常見性問題

（一）各大高校之間的溝通交流較為匱乏

就當前情況來看，在我國的許多高校當中，由于在開展電子檔案管理工作時在溝通交流方面較為匱乏，導致這項工作的開展始終處于表層，未能進行更為深入的探討研究，且缺乏更為系統的統籌規劃，各部分的工作較為松散，難以形成一個整體。高校的電子檔案管理籌備工作的開展，不僅難以充分實現資金共享和技術共享，在各大高校中的電子檔案管理水平也存在著顯著的差異。

（二）管理模式的規范性較差

在不同的高校當中，所采取的電子檔案管理軟件存在著明顯的差異，為此，在進行檔案的管理和分類時也應當有所區別。長期下去，如果始終沿用這樣的管理模式，就會導致各大高校的檔案管理難以實現合理的銜接，檔案管理工作開展的壓力不增反減。

（三） 電子檔案管理安全性能較低

當前，在許多高校當中，電子檔案管理處在不同的階段時都面臨著安全防護軟件不配套的問題，如果在較短的時間內較為頻繁的進行安全密鑰的更換，安全防護軟件的更新、升級功能就會難以得到保障。這就導致在高校當中電子檔案管理工作開展的每一個流程都難以得到合理的銜接，在進行信息交接的過程中容易出現安全隱患問題，嚴重時甚至會導致高校檔案管理系統運行故障的出現。

（四）高校缺乏完備的電子檔案管理風險評估體系

高校電子檔案管理工作的開展，應當設置相應的安全軟件來實現安全性的防護，同時還應當構建起較為完備的風險評估體系，及時發現甚至提前預知在高校檔案管理工作中存在的問題或可能出現的風險，盡可能的避免安全隱患問題的出現，并有針對性的采取科學合理的解決措施和應對方法。但就當前的發展情況來看，高校電子檔案管理工作的開展需要以風險評估體制作為支撐，這就在無形當中擴大了檔案管理過程中存在的風險。

（五）管理人員的管理意識和技術水平不到位

盡管目前高校的電子檔案管理工作已經具備著明顯的現代化和自動化特點，但仍然會受到檔案管理人員能力素質水平的影響。在具體開展電子檔案管理工作的過程中，我們可以發現，在許多高校當中都存在著電子檔案管理人員的技術水平難以滿足當前階段工作開展的要求，加之相關工作人員缺乏明確的管理意識，學校又沒能夠為工作人員提供溝通下特意的平臺，這一系列的問題都導致管理人員的能力水平難以獲得提升。

三、高校電子檔案管理的優化策略

（一）不斷提升相關管理人員的能力素質水平

管理人員的個人能力素質水平對于高校電子檔案管理工作的開展有著十分直觀的影響，而想要提升相關管理人員的能力素質水平，就應當從強化工作人員的思想政治建設、職業道德建設來入手。具體來說，首先，高校應當對于檔案管理工作人員進行系統的思想政治教育，并樹立起愛崗敬業的模范，積極相關工作人員主動投入到實際的工作當中，確保每個工作人員都能夠各司其職。其次，還應當定期對于相關檔案管理人員進行職業技能培訓，不斷強化工作人員的職業技術水平，確保每一位工作人員都能夠充分掌握相關檔案管理工作的軟件及平臺的使用方法和運用方法，確保高校電子檔案管理的開展能夠充分滿足實際的工作需求。

（二）不斷強化電子管理軟件的技術研究和共享

對于高校來說，構建起一個電子管理軟件研究開發中心是十分重要，也是十分必要的。高校應當給予檔案管理工作足夠的資金支持，構建起適合本校發展需求的電子檔案管理軟件。同時，高校的領導人也應當打破傳統檔案管理工作的束縛，在提供資金支持的同時，定期分享學校的基礎成果以及優秀的管理經驗，從而不斷提升高校電子檔案管理的整體水平。

（三）給予基礎檔案管理工作足夠的重視

對于高校來說，想要確保電子檔案管理工作能夠有效的開展，就應當從做好高校電子檔案管理的基礎工作來入手。因此，高校應當不斷強化檔案管理的基礎工作，給予基礎工作的開展足夠的重視，從而不斷提升電子檔案管理的安全性和可靠性，做好數據和文件的備份處理，避免數據丟失問題的出現。

（四）加強電子檔案管理的相關設備管理

首先，高校應當不斷的創新電子檔案的存檔途徑，為每個部門配備較為齊全的電子管理設備，為高校電子檔案管理工作的開展提供足夠的設備技術支持。盡可能的采取統一、規范的格式來實行各項信息的整理和儲存，確保每一階段的電子檔案管理工作的開展都能夠得以順利接洽。定期更新系統軟件，在條件允許的情況下，購入具備自動升級功能的安全防護軟件，并配備相應的管理軟件，從根本上避免電子檔案的后期整理工作問題的出現。

（五）加強安全密鑰的分屬管理

安全密鑰確保電子檔案安全性能的一項有力保障，是破解安全防護軟件的重要工具。為此，高校應當不斷強化對于安全密鑰的分屬管理，在交減少檔案提取流程的同時，應當時刻將信息安全問題擺在首位。具體來說，高校可以采取指紋認證方式，采取指紋認證后能夠確保提取人身份和證件統一，然后實行一人分管多個安全密鑰的方式，增加獲取安全密鑰的認證信息就可以了。

四、總結

綜上所述，在當前階段的高校檔案管理工作中，電子檔案管理已經逐漸成為了一項必不可少的內容。但是，電子檔案管理在帶來積極影響的同時，其中存在的諸多問題也逐漸顯現出來。在未來的發展過程中，我們應當不斷提升檔案管理軟件的技術水平，在充分確保檔案管理工作的安全性和可靠性的同時，盡可能的降低軟件操作的難度，確保每一位檔案管理工作人員都能夠熟練的使用管理軟件，不斷提升電子檔案管理的工作效率和整體質量。

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