關(guān)于提高檔案管理科學(xué)化水平的對策研究

【摘要】：檔案工作在各級(jí)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位以及其他組織中都有相關(guān)的機(jī)構(gòu)、部門和人員進(jìn)行管理，但是多年來卻沒有顯著的進(jìn)步，雖然一些新的科學(xué)技術(shù)手段也有所應(yīng)用，但是成效并不顯著，所以利用好新的技術(shù)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理也是十分值得研究的。本文對檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的重要性進(jìn)行了簡單概述，分析了檔案管理中存在的問題，重點(diǎn)探討了提高檔案管理科學(xué)化水平的對策，旨在通過本文研究，為檔案管理科學(xué)化發(fā)展提供有效幫助。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理；科學(xué)化；問題；對策

一、檔案管理

關(guān)于檔案管理工作的科學(xué)化發(fā)展無論是對于檔案管理工作本身抑或是整體社會(huì)發(fā)展都是十分重要的。首先，從整體來看，我國在信息化、科技化發(fā)展的進(jìn)程中不斷深入和提高，各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域都在進(jìn)行著信息化的變化，科技、信息技術(shù)的應(yīng)用也很深入，檔案管理工作也只有實(shí)現(xiàn)科學(xué)化才能跟上時(shí)代步伐，才能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要；其次，從檔案管理工作本身來說，當(dāng)前越來越多的檔案呈現(xiàn)為電子信息檔案，因此無論是在收集、提取、保存、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)上都需要依靠科學(xué)技術(shù)手段，因此只有進(jìn)行科學(xué)化的檔案管理，才能保證當(dāng)前檔案管理工作穩(wěn)步運(yùn)行和發(fā)展；再次，從檔案管理對國家對國家、社會(huì)等各方面的重要作用來看，進(jìn)行科學(xué)化的管理也是十分重要的，從大的方面來說，檔案管理對國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)與發(fā)展有著重要的影響，從小的方面來說，檔案管理關(guān)系著某一個(gè)企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展、一個(gè)個(gè)人職業(yè)和人生發(fā)展，因此進(jìn)行科學(xué)化的管理是檔案工作十分重要的一個(gè)方向。

二、新時(shí)期檔案管理工作中存在的主要問題

（一）對檔案管理缺乏足夠的重視

雖然在各類組織中檔案管理工作都很常見，但是對檔案管理工作的重視程度卻明顯不足，包括組織機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者以及負(fù)責(zé)管理的管理人員對檔案管理工作缺乏重視，在整體工作計(jì)劃中也很少提及，而從事檔案管理工作的人員對自身的工作也缺乏重視，造成檔案管理工作只能按部就班就行。檔案管理作為管理工作的一部分卻很少出現(xiàn)在管理制度中，而自身的管理也缺乏制度建設(shè)，同時(shí)由于缺乏重視，檔案管理方式落后，檔案管理科學(xué)化水平得不到提高。

（二）檔案管理方式落后，不符合檔案管理實(shí)際需要

當(dāng)前多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)、部門在檔案管理方式上都采用傳統(tǒng)的管理方式，存放在專門的檔案室，但是在實(shí)際工作中，每一環(huán)節(jié)都有可能存在著不足，包括檔案收集過程中存在著不全面、不完整的問題，檔案整理缺乏邏輯性、檔案歸檔不及時(shí)等，尤其是當(dāng)前越來越多新形式的檔案，包括視頻、音頻、電子文檔等信息類的檔案，現(xiàn)有檔案管理方式缺乏對新型檔案的管理手段，計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)在檔案管理中的利用也較低。

（三）檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)普遍偏低

在傳統(tǒng)檔案管理工作模式下，其工作內(nèi)容簡單，要求也不高，相應(yīng)的人們也認(rèn)為其崗位不需要專業(yè)人員和工作能力強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)，因此在一些組織里經(jīng)常是安排一些年齡較大的人員或者是一些沒有一技之長的人負(fù)責(zé)，但是面對新時(shí)期的檔案管理工作，他們的能力素質(zhì)已經(jīng)不能滿足現(xiàn)實(shí)需要了，既不具有檔案科學(xué)化管理的思想意識(shí)，也不具有檔案管理專業(yè)知識(shí)，在工作中缺乏積極性和主動(dòng)性，使得當(dāng)前檔案管理存在著不完整、查找難、安全防范措施不到位等問題，這些都與檔案管理人員的素質(zhì)能力有著直接的關(guān)系。

除了以上問題，檔案管理工作中還有其他方面的問題，包括上沒有規(guī)范化的成熟的制度、機(jī)制等，這些問題的存在使得檔案管理科學(xué)化水平受到了嚴(yán)重影響限制，所以要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)化必須要針對問題進(jìn)行完善。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的具體對策

（一）加強(qiáng)重視，樹立檔案科學(xué)化管理的意識(shí)

加強(qiáng)重視包括兩點(diǎn)，一是領(lǐng)導(dǎo)管理層的重視，將檔案管理工作的科學(xué)化建設(shè)作為一項(xiàng)重要任務(wù)進(jìn)行規(guī)劃、組織開展，二是在具體的工作人員中加強(qiáng)宣傳，使每一名從事檔案管理的工作人員都能夠重視起自身工作。對于一些重要的機(jī)關(guān)、事業(yè)單位來說，不但要由專門的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理，還要建立起領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，全面負(fù)責(zé)檔案管理工作的開展。

其次，檔案管理要明確指導(dǎo)思想，要以科學(xué)管理為指導(dǎo)樹立起現(xiàn)代化的管理思想和意識(shí)，結(jié)合實(shí)際工作中目標(biāo)和內(nèi)容，明確檔案管理目標(biāo)，綜合考慮檔案管理工作的現(xiàn)狀、需求，只有先做到思想上的與時(shí)俱進(jìn)，才能為實(shí)際工作提供思想上的指導(dǎo)，促進(jìn)實(shí)際工作取得科學(xué)化成效。

（二）建立檔案管理科學(xué)化的管理制度

鑒于檔案管理工作復(fù)雜性和系統(tǒng)性，只有建立規(guī)范化的、科學(xué)化的管理制度才能為檔案管理具體工作提供指導(dǎo)，筆者認(rèn)為在制度中既要有明確的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，又要做好崗位職責(zé)的分工，在整個(gè)組織、單位的管理制度體系下進(jìn)行檔案管理制度的建設(shè)，將檔案管理制度中的考核與整體的考核掛鉤，促進(jìn)每一名檔案管理人員積極的履行職責(zé)，按照制度規(guī)范嚴(yán)格履行職責(zé)。

（三）轉(zhuǎn)變管理方式，實(shí)行科學(xué)的管理方式

一直以來檔案管理都是以檔案館、檔案室的方式進(jìn)行收藏、整理式的紙質(zhì)化檔案管理，管理的重點(diǎn)也是保存，在管理中強(qiáng)調(diào)檔案的安全性。檔案管理發(fā)展到現(xiàn)在，其應(yīng)用性被重視起來，如何加強(qiáng)檔案管理的利用，是對檔案管理方式的一項(xiàng)新要求，也是考驗(yàn)，同時(shí)當(dāng)前各種檔案資料在形式上也有了較大的變化，紙質(zhì)類的檔案數(shù)量雖然有增無減，與此同時(shí)新形式的檔案不斷出現(xiàn)也需要管理方式的創(chuàng)新。針對不同種類的檔案進(jìn)行科學(xué)化的方式管理是擺在我們眼前的重要任務(wù)，針對檔案利用這一問題進(jìn)行科學(xué)化的管理方式設(shè)計(jì)和調(diào)整也是提升檔案管理水平的重要任務(wù)。

（四）加強(qiáng)對檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力的提升

雖然當(dāng)前有越來越多科班出身的檔案管理專業(yè)人才，但是現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍中人員素質(zhì)仍然存在偏低問題，這表明許多專業(yè)人員沒有被吸收納入到檔案管理隊(duì)伍中，對此筆者認(rèn)為從科學(xué)化管理的角度出發(fā)，必須要強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)水平。首先，要不斷引進(jìn)、吸收專業(yè)檔案管理人才，包括從高校專業(yè)畢業(yè)生中選拔、從具有相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀隊(duì)伍中選拔，為現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍增添新的活力；其次，要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括檔案管理專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)、檔案管理新技能的培訓(xùn)、檔案管理制度規(guī)范等學(xué)習(xí)；最后，要建立檔案管理工作人員長效培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)制，從而促進(jìn)檔案管理工作不斷與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)科學(xué)化水平的提升。

四、結(jié)語

檔案管理工作對各個(gè)單位、組織都有一定的重要性，尤其是檔案的利用更是關(guān)系到當(dāng)前以及今后的實(shí)際工作開展，隨著社會(huì)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理方式的變化，檔案資料在內(nèi)容、形式上也有很大的變化，新時(shí)期要想做好檔案管理工作就必須進(jìn)行改革創(chuàng)新。以上本文所做出的分析探討之中尚存在不全面之處，希望廣大學(xué)者能夠在這一問題上繼續(xù)深入研究和探討，為檔案管理工作的發(fā)展提供更多有益的指導(dǎo)和幫助。

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作者簡介：張倩雯（1990.11.07—），女，籍貫：湖北襄陽，工作單位：襄陽市科技館，研究方向：檔案管理。