淺談如何有效提升檔案管理中的工作效率

【摘要】：隨著時代發展，檔案管理工作已經不同于從前，現代化管理技術和信息技術在檔案管理中的應用正在飛速發展。跟上時代發展的要求對提高檔案管理工作效率十分重要。本文將簡單介紹幾種檔案管理中常見的問題，也將提出一些解決措施，希望能夠對提升檔案管理工作效率有所幫助。

【關鍵詞】：檔案管理；效率；提升措施

隨著社會飛速發展，人們對信息的準確度、精細化要求越來越高，這就需要我們將檔案管理工作落到實處。目前，基層檔案管理工作存在諸多問題，導致檔案管理工作效率低下，不能達到應有的效果。檔案信息對社會組織與國家的決策而言都非常重要，規范基層檔案管理工作很有必要。

一.影響檔案管理效率的因素

1.缺乏配套基礎設施和制度

在檔案管理工作中，配套的基礎設施是必不可少的。檔案管理需要防火設施、計算機辦公設施、資料儲存室等等，這些設施對于保存、安放、防護檔案都有著非常重要的作用。但是目前，很多檔案管理部門都并不重視基礎設施建設，這就導致基礎設施不夠完善，造成檔案管理工作難以規范化，不能順利開展。檔案存放環境得不到保證，檔案很容易發霉損壞，降低檔案價值。除了基礎設施，檔案管理的制度缺陷也非常明顯，由于重視程度不夠，檔案管理工作很多時候都只是單純的看管工作。但是隨著檔案管理工作得到重視，對檔案的細分、保存工作等都有了更高的要求，而制度缺陷卻導致工作人員分工不明確，常常一人多職，順心而為，有問題時不能及時找到指定人員進行負責，這些問題都急待解決。

2.對檔案管理重視程度不高

有很長一段時間，很多基層工作者并不重視檔案管理，而只重視經濟社會發展，這就導致了檔案管理工作的種種疏漏。檔案資料對于社會經濟、文化發展都非常重要，是很關鍵的基層建設工作。由于各方面對檔案管理工作的重視度不夠，使得檔案歸檔不全、資料散亂且整理缺乏一定的規范等現象十分普遍，這些現象會直接導致檔案信息發生殘缺從而信息流失，失去原有價值，是很大的資源流失。近年來，檔案管理工作的重要性已經漸漸地得到重視，情況有所改善，但具體還是有待加強。

3.管理檔案人員專業素質不高

檔案管理工作是一項細碎繁復的工作，并不是人人都能勝任，工作人員在工作中需要足夠的細心和耐心，更需要一定的專業素質。而現在的檔案管理工作中，工作人員通過選拔進入這項工作，雖然細心和耐心都有，但是專業素質卻還是有很大不足。目前，這些管理人員都沒有受過具體的專業培訓和指導，對檔案管理知識不夠了解，業務操作不夠嫻熟，從而導致檔案管理工作效率不高。在實際管理工作中，很多管理人員由于自身業務操作不夠熟練，而且檔案管理工作枯燥重復，經常出現煩躁情緒，這種煩躁又會進一步帶來工作上的不專心，容易出現工作失誤，降低檔案管理工作效率。

二.有效提升檔案管理效率的措施

1.完善檔案管理設施和制度

良好的基礎設施會為檔案提供安全、適宜的環境，能夠保證檔案的完善無損和長久使用。建設好基礎設施，讓檔案分類細化，做好防火、防霉、防盜工作對檔案管理非常重要。完善檔案管理體系是提升檔案管理效率的根本制度保障，可以規劃好繁復管理中的層層細節工作，對提升檔案管理效率非常重要。在基層檔案管理中，要注意制度建設，可以建立獎懲制度、責任分化制度等，讓工作人員了解到檔案管理工作的重要性，有進取心、責任心，不再一人多職，工作混亂，才能提高真正提高工作人員的工作效率。

2.提高對檔案管理工作的重視

對檔案管理的重視程度很大程度上能決定檔案管理的工作效率。檔案是國家歷史的重要記錄，是文化的見證者，當前，本國綜合國力越來越強，人們對文化傳承也越來越重視，檔案管理工作也需要得到重視。檔案管理也是順應了信息化發展的要求，體現了信息對目前社會發展的重要性。總之，檔案管理工作是文化、經濟、社會發展的重要基礎之一，需要得到相關部門的充分重視，只有提高了重視程度才能進一步提高工作效率。

3.提升工作人員專業素質

目前，隨著對檔案管理工作的重視程度越來越高，檔案管理工作不再是以前純粹的倉庫管理了，檔案細分要求越來越高，因此對基層工作人員的專業素質要求也越來越高。由于基層工作人員的專業素質不到位造成了檔案管理工作的諸多錯漏，只有提升了他們的專業素養，充分了解檔案管理知識，熟練使用現代化的信息技術與管理技能，才能保證他們檔案管理的工作效率。工作人員自己也要有責任意識，自覺跟上時代腳步，與時俱進，適時引用和更新檔案管理手段，只有這樣，檔案管理工作才能得到長足發展，工作效率也能一直有所保障。

三.總結

綜上所述，檔案管理工作重要性已經越來越明顯，針對管理工作中存在的諸多問題急需得到解決，根據以上提出的幾點措施，合理采取行動，一定可以在一定程度上提高檔案管理工作的效率。創新發展是當代社會發展的大趨勢，在檔案管理中也是這樣，對提高檔案管理工作效率措施的研究需要繼續進行，跟上時代發展，才能最大化地發揮檔案的作用。

參考文獻：

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