實(shí)施事業(yè)單位檔案信息化管理

【摘要】：如今，信息科技引領(lǐng)時(shí)代發(fā)展，對推動社會經(jīng)濟(jì)進(jìn)步、工作效率的提升、促進(jìn)生產(chǎn)力具有重要作用。事業(yè)單位檔案管理實(shí)行信息化模式，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式。對此，筆者根據(jù)實(shí)踐研究，以事業(yè)單位為例對其單位檔案信息化管理進(jìn)行簡要分析。

【關(guān)鍵詞】：事業(yè)單位；信息化；檔案管理

隨著科學(xué)的進(jìn)步，為我們的工作提供了較大便利條件，將工作中一些難以解決、復(fù)雜的事情趨向簡單化。事業(yè)單位中檔案管理任務(wù)量重、大量的信息材料且具有一定保密性。但是，根據(jù)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作看，仍然存在諸多問題，有待進(jìn)一步完善。

一、事業(yè)檔案信息化管理重要作用

檔案信息化管理模式打破了傳統(tǒng)人工管理形式，逐漸引用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。檔案信息化能夠進(jìn)行檔案材料的類別劃分、研究、整合、儲存，提升工作效率。相對于以往檔案管理形式，信息化檔案管理形式更利于資料儲存、查找、更改。同時(shí)，電子化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)能夠進(jìn)行資料共享、快速查找，提升檔案使用效率、節(jié)省較多經(jīng)濟(jì)投入。

現(xiàn)階段，多數(shù)單位在檔案管理中仍然未完全擺脫傳統(tǒng)管理形式，人工管理模式較多。一些單位中盡管引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，但是由于種種原因影響，僅能夠?qū)€人檔案資料錄入計(jì)算機(jī)內(nèi)。在資料查找過程中需要消耗較多時(shí)間。其實(shí)，電子檔案管理模式并非達(dá)到真正意義上的實(shí)現(xiàn)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)檔案想要跟上現(xiàn)代化形勢，必須要擺脫傳統(tǒng)管理形式束縛，實(shí)現(xiàn)電子檔案信息化管理。

二、事業(yè)檔案信息化管理不足

（一）檔案管理工作邊緣化

目前，事業(yè)單位中多數(shù)管理人員工齡較大、有著豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，多是經(jīng)過層層篩選與審核合格后聘用。同時(shí)，事業(yè)單位工作較為穩(wěn)定、人員流動性小、競爭力小。長此以往，一些管理層人員在單位體制審核中多注重專業(yè)水平與實(shí)踐水平綜合性人才挖掘。多數(shù)管理人員認(rèn)為只有有著高水平的管理能力與專業(yè)理論知識掌握才能夠提升工作水平。因此，在平時(shí)人力培養(yǎng)與聘用上較為注重專業(yè)人才的挖掘。其實(shí)不然，管理人員忽略了一個重要影響因素，即：檔案工作重要性認(rèn)知。管理檔案具有綜合性、保密性特點(diǎn)，需要管理人員綜合多方面影響因素。檔案管理關(guān)乎著企業(yè)材料與個人信息的保密性，還需要管理人員給予一定重視。

（二）人員資源匱乏

事業(yè)單位是社會穩(wěn)定發(fā)展與經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的紐帶，這需要強(qiáng)大的人力資源支撐。眾所周知，盡管科學(xué)技術(shù)發(fā)展的如此強(qiáng)大，但其也離不開人工操作與人力支持，人員專業(yè)水平對工作質(zhì)量的高低有著較大影響。檔案管理工作也是如此，人力資源是其重要組成部分，對管理效率的高低具有重要意義。但是，現(xiàn)階段檔案管理工作中人力資源嚴(yán)重匱乏，一些檔案工作人員專業(yè)水平較低，在檔案信息搜集與整合工作上缺少規(guī)范性。另一方面，管理人員缺少年輕力量注入，一些企業(yè)“老人”對于現(xiàn)代信息技術(shù)不夠了解，無法滿足信息化管理要求。

（三）檔案信息化管理未實(shí)現(xiàn)普及

盡管電子檔案得到了廣泛關(guān)注與重視，信息化管理形式基本覆蓋事業(yè)單位。不過，仍然有較多單位檔案管理未達(dá)到信息化，個別重點(diǎn)檔案材料依然利用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理形式。其實(shí)，紙質(zhì)檔案形式容易受環(huán)境影響而變形、受潮等，進(jìn)而影響檔案內(nèi)容完整性易損壞，使得檔案難以發(fā)揮有效作用。另一方面，紙質(zhì)管理形式管理任務(wù)量大，需要投入較多人力、物力支持。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理方法

（一）提升管理人員專業(yè)水平

由于目前事業(yè)單位檔案管理人員年齡偏大，加之受傳統(tǒng)工作形式影響，使得檔案管理工作受到影響。管理人員能夠借助的信息化知識面積較小，多數(shù)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)理論知識了解不足。因此，在某些檔案管理時(shí)習(xí)慣使用人工操作方法。手工信息錄入難免會發(fā)生偏差，同時(shí)抄寫任務(wù)量較大而消耗較多時(shí)間與精力。而隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得檔案管理工作無法符合現(xiàn)代發(fā)展要求。針對這一問題，還需要單位提升管理人員專業(yè)水平，進(jìn)行相關(guān)技能、專業(yè)性培訓(xùn)，擴(kuò)大管理人員知識視野與計(jì)算機(jī)水平，進(jìn)而符合檔案管理要求。此外，提高管理人員工作水平，也有利于管理質(zhì)量與效果的提升，跟上現(xiàn)代化發(fā)展步伐。

（二）貫徹落實(shí)檔案信息化，確保信息安全保障

雖然信息化管理形式滿足滿足社會發(fā)展需求，節(jié)省較多人力、物力支持。但信息化管理的同時(shí)也具有一定風(fēng)險(xiǎn)性。資料容易受到木馬、黑客攻擊，盜取檔案。對此，想要確保檔案信息的完整與安全性，避免受到病毒侵害，還需要安裝硬件系統(tǒng)。硬件系統(tǒng)能夠提升檔案管理工作效率，確保信息資料完整度。把精益技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，確保電子管理形式的作用發(fā)揮，這對檔案的保存與管理有著積極作用。由于系統(tǒng)可以儲存較大容量信息，節(jié)省了較多實(shí)際空間面積占用。因此，硬件系統(tǒng)的安裝無論是在安全性還是保存上都起到幫助性作用。

檔案管理人員首先應(yīng)提高自身思想意識，認(rèn)識到檔案信息化對工作的幫助與重要性。結(jié)合實(shí)際管理狀態(tài)引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，制定可行性措施推動信息化普及，提升管理效果。貫徹落實(shí)信息化，首先需要保障檔案保密性與安全性，應(yīng)確立信息化制度，做好檔案保密等級區(qū)分，善于使用計(jì)算機(jī)保密系統(tǒng)進(jìn)行資料保護(hù)。另一方面，管理人員也須進(jìn)行檔案資料儲存，保護(hù)信息全面性與穩(wěn)定性。

（三）完善檔案信息化建設(shè)規(guī)劃

事業(yè)單位想要確保檔案信息穩(wěn)定發(fā)展，也要做好檔案信息化延伸性與靈動性，完善信息化建設(shè)規(guī)劃。全面考量單位人力資源需求，制定滿足經(jīng)濟(jì)進(jìn)步的互聯(lián)網(wǎng)管理形式。其網(wǎng)絡(luò)管理形式需要滿足可延伸性與調(diào)節(jié)性，滿足單位檔案管理現(xiàn)狀與需求。

結(jié)語：

綜合分析，作為事業(yè)單位重要組成部分，對單位穩(wěn)定發(fā)展具有重要作用，檔案管理并非單位邊緣性工作。經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)展下，還需要管理人員充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，明確檔案管理中的不足與傳統(tǒng)弊端，取其精華去其糟粕。也只有進(jìn)行信息化建設(shè)，才能夠跟上現(xiàn)代社會發(fā)展腳步。

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