如何做好會展的后勤保障工作

【摘要】：會展是會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱，具有強大的經濟功能，因而深受到各級各部門的高度重視。本文就如何做好會展的后勤保障工作談談自己的一點看法。

【關鍵詞】：會展；后勤保障

會展是會議、展覽、大型活動等集體性活動的簡稱，其概念內涵是指在一定地域空間，許多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會活動，其概念的外延包括各種類型的博覽會、展覽展銷活動、大型會議、體育競技運動、文化活動、節慶活動等。具有強大的經濟功能，包括：聯系和交易功能、整合營銷功能、調節供需功能、技術擴散功能、產業聯動功能、促進經濟一體化等，深受到各級各部門的高度重視?，F就如何做好會展的后勤保障工作談談自己的一點看法。

一、展會預算

在申請展會立項時就應做好項目預算。非遺展會預算主要包括：⑴場地費用：展示、研討會等系列活動場地租賃費；展館及展位設計、改造、裝飾費；展臺、展柜、展架、標牌制作或租賃費。⑵接待費用：參展及觀摩人員食宿費；接待車輛等交通費用；特邀嘉賓及專家往返交通費；專家勞務費等。⑶宣傳費用：前期、中期、后期宣傳以及紀念冊等費用；記者、攝影及攝像等人員勞務費等相關費用。⑷辦公人員費用：籌備及展會期間工作人員往返交通、食、宿及加班等費用。⑸展品運輸、配套設施、安全保衛等其他費用。以上費用要序時申撥，確保各項工作及時推進。

二、車輛接待

1、一般人員

根據以下信息綜合確定：來賓往返方式及行程；以相同地點每半小時為單位，列出時間表，并據此確定接送班車的間隔時間和發車次數；班車品牌及新舊程度；司機對路線熟悉程度及聯系方式；路線規劃是否合理，是否暢通；乘車地點；停車場開放和關閉時間；需要哪些停車手續，是否有VIP停車場；具體收費標準。必須明確具體負責人員，預留至少一部機動車。

2、特殊來賓

必須在第一時間了解以下情況：特殊來賓人數、職務、各自陪同人員情況；精確時間表和期間所有相關行程安排；級別是否有差別；不同級別人員是否要求乘坐不同車輛；主辦方哪位領導對口接待；期間是否有其他的安排等，并據此安排適當的車輛。

根據會展具體情況，還應該考慮參展人員和工作人員是否需要提前進入現場。在接待工作中必須主動對接、靠上服務，全面及時準確地掌握相關信息。

三、食宿安排

需要根據展會規模確定住宿地點、住宿標準、用餐形式、用餐地點、用餐時間，明確具體負責人員，同時考慮到少數民族等特殊人員用餐需求。一般來說，自助餐更合理、更方便。如果中午時間不方便食用自助餐，可以考慮快餐。但無論哪種用餐方式，建議餐前提取食物樣品，進行安全檢測，避免出現群體性食品安全事故。如果人員較多，考慮錯時用餐。一般人員，通常住宿是安排兩人標準間，對有特別需要人員應及時聯系確定相關事宜。

四、氛圍營造

通常可從以下幾個方面開展：城市周邊廣告牌設置，路邊道旗展會主題標識牌等硬件設施宣傳；展前、展中、展后各級平面及視頻媒體宣傳，尤其是展中現場活動的視頻媒體直播宣傳等；場館指示牌、綠植花卉等軟裝。展館內要有相應的文字、音樂、VXR等語言載體，這些語言載體是展會策劃者傳達主題、營造氛圍的主要工具。沒有PPT演示稿、音樂以及動畫的配合，就缺乏表達內容的生動和感染力。在寬敞、人多的環境中，客戶對文字類內容的關注度會非常低，因此文字類內容應更講求形式化，通過精美的形式來表達，才能吸引客戶的注意力。

五、配套設施

要充分考慮參展人員、各位來賓、參觀群眾在展會期間的生活需要：一是飲水問題，要合理配置飲水機、紙杯和瓶裝飲用水；二是用餐問題，主要解決參觀人員的用餐問題，包括常設固定的和臨時性的；三是百貨用品店，滿足參展人員和參觀人員的生活需要；四是現場設計制作公司及文印服務機構，以應對參展單位不時之需；五是合理規劃設置洗手間，如果固定設施不能滿足需要，必須在適當位置提供臨時性環保公廁；六是合理放置垃圾箱，并配置一定數量的保潔人員，隨時清掃現場及衛生間，以維持展會現場清潔衛生；七是增加公共交通班次，尤其是地處偏遠，常規交通車班次稀少的場館；八是現場周邊如無醫療救護場所，必須在現場安排相關醫護人員，以備不時之需。另外，對于人流量較大的展會，還應考慮手機能否正常接收信號，酌情配備臨時性通訊設備。

六、服務人員

合理安排現場及后勤工作人員，適當引入志愿者隊伍，綜合考慮統一的著裝或配飾。會前要結合會展的主要內容開展禮儀等相關業務培訓，通過培訓，告知注意事項，塑造整體形象。服務人員要求牢固樹立“接待工作無小事”的思想，從熱情、周到、細致、節儉、個性化服務入手，著眼大局、注重細節，高標準嚴要求，統籌做好食宿安排、車輛保障、參觀考察、安全保衛、衛生醫療、貴賓服務等各個方面的工作，使每一位來賓在活動期間都能夠享受到細致貼心、優質高效的接待服務。

七、安全保衛

加強對展臺搭建公司的審查與管理。布展時應留有足夠寬度的安全通道，且通道要順直，避免彎曲轉折；同一通道不宜出現寬與高的差別，通道應形成雙向疏散功能，并盡量環行。布置展位不應影響消防設施功能的正常發揮，尤其是安全門、卷簾門，消防箱等安全設施。展會期間展品安全問題也不容忽視。許多展品工藝精湛、做工精巧，價值不菲，一旦丟失，后果不堪設想，因此展館周邊安全設施必須到位，務必確保展品安全。封閉式展館內置攝像頭，相對比較安全。如果是開放式展館，閉館期間就必須考慮運用武裝力量在展館周圍設立警戒線，24小時值班，維持治安，以確保展會圓滿成功。

八、參觀路線

參觀路線一般參照以下幾個方面因素進行設置：一是按照順時針的行進方向；二是參觀路線必須短捷，不繞彎路，不走冤枉路；三是路線足夠寬敞，保持通暢；四是參觀路線不交叉；五是參觀路線方向固定不逆向；六是參觀路線不重復；七是相關展覽不漏看；八是主次分明，方便參觀。也可酌情考慮安排展館外反映當地風土人文的其他相關場所，充分展示主辦地的風土人情和歷史文化風貌。

九、活動指南

一份細致、全面、周到的活動指南在會展中有著非常重要的地位。指南一般應包括主、承辦單位相關信息、會展標識、展會時間、地點、參展流程、相關展會服務、展商守則、服務指南、當地天氣溫馨提示、展區導覽圖、城區交通圖等展商須知事項，具體內容可簡可繁。還應為觀眾提供詳細的活動安排表，有助于他們選擇性參觀。

十、應急預案

要充分考慮期間可能出現的保衛安全、消防安全、交通安全、展品安全等各種意外情況，制定應急預案，組織相關人員，成立應急小分隊，責任明確到人，建立巡查機制，保持通訊暢通，隨時解決現場出現的各種問題，消除安全隱患。

總之，在會展活動中，主辦方一定要把工作接待和生活接待融為一體，從單純的生活服務向食、宿、行、游、購、娛等多功能服務轉變，積極拓展延伸接待工作的內容和領域，不斷提升接待等后勤保障工作的檔次和水平。

作者簡介：支云秀（1975—），女，山西聞喜人，漢族，現職稱：群文館員、社會工作師，學歷：研究生，研究方向：展陳設計、非遺保護。