淺析高校檔案管理工作中的電子檔案管理

[摘 要] 在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的時代，電子信息技術(shù)得以廣泛應(yīng)用。在高校檔案管理工作中，電子檔案管理提供了很多的便捷，同時也存在一些不可忽視的問題，影響著學(xué)校事務(wù)的正常運行。因此，就高校檔案管理工作中的電子檔案管理進行分析。

[關(guān) 鍵 詞] 電子檔案管理；問題；對策

[中圖分類號] G647 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）29-0239-01

電子檔案管理以現(xiàn)代信息技術(shù)為載體，以處理各種檔案信息資源為中心，通過計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對信息進行收集與管理。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，它有豐富的圖文信息，方便共享和使用，已被廣泛的應(yīng)用。但是，電子檔案管理在發(fā)展的過程中，也出現(xiàn)了一些需要及時解決的問題。

一、電子檔案管理在高校檔案管理工作中的優(yōu)勢

（一）保證檔案信息的基本完整和安全性

高校大學(xué)生從各地匯集，人數(shù)眾多導(dǎo)致信息復(fù)雜繁瑣，加之幾年的成績信息、獎懲記錄、各種表格封存檔案，如果使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案登記，是一項任務(wù)量極大的工作，并且長年累月，紙質(zhì)會因為潮濕或者火災(zāi)等特殊情況遭到毀滅。而使用電子檔案管理，對大學(xué)生的檔案信息登記提供了極大的便利。學(xué)校或者在學(xué)生查閱檔案信息時，對信息的正確性和完整性一目了然，也避免了一些特殊的自然或人為因素造成檔案信息的丟失。

（二）提高高校管理檔案的工作效率

高校檔案記錄了大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的各種大大小小的信息，每年都會有新生入學(xué)報到，畢業(yè)生離校，其檔案都是不可或缺的證明。然而，在這項繁瑣的工作中，電子檔案管理系統(tǒng)為高校檔案信息處理發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。學(xué)校檔案室工作人員在計算機的各個儲存文件夾中搜索需要的大學(xué)生檔案，大大減少了工作時間和工作數(shù)量，并且在一定程度上保證了檔案信息的完整性。

（三）突破時空的限制共享電子檔案信息

以前，紙質(zhì)的檔案需要在一定的時間以及持有相關(guān)的證明來查閱和使用檔案，現(xiàn)在大學(xué)生只要登錄學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)，很快就能查閱到自己的檔案信息，并且可以自由選擇相應(yīng)的課程，參與檔案的部分管理。在發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤時，可以及時聯(lián)系工作人員進行修改，突破時空的限制，自己做自己檔案的管理者，增強大學(xué)生獨立自主的意識[1]。

二、電子檔案管理在高校檔案管理工作中的問題

（一）電子檔案管理制度松散

在使用電子檔案系統(tǒng)時，對計算機中一些重要的文件不及時備份，過分依賴計算機儲存，計算機一旦發(fā)生故障就會造成文件的丟失。同時在儲存的時候較為隨意，沒有分門別類，有的使用磁盤，有的使用光盤。久而久之，在使用上沒有具體的制度來管理會適得其反，影響高校的工作效率。

（二）電子檔案管理技術(shù)落后

信息技術(shù)更新?lián)Q代速度快，系統(tǒng)使用時間過長會使運行速度變慢，從其他更高級的系統(tǒng)拷貝過來的文件會因為舊系統(tǒng)的配置而無法顯示出來或者損壞原文件格式。因此，落后的電子檔案管理技術(shù)影響了高校正常工作的效率。

（三）電子檔案管理人員敷衍

電子檔案管理人員對檔案管理的基礎(chǔ)知識不夠熟練，工作的思想態(tài)度不夠端正，導(dǎo)致在操作過程中產(chǎn)生失誤。在利益的驅(qū)使下，管理人員甚至?xí)孤秾W(xué)校的重要檔案信息，篡改學(xué)生的檔案資料[2]。

三、應(yīng)對電子檔案管理在高校檔案管理工作中問題的對策

（一）制定嚴格的電子檔案管理制度

即使電子檔案管理系統(tǒng)的開放性、共享性很強，也需要相應(yīng)的制度來約束管理人員和使用者。電子檔案文件的存儲要分門別類；查閱重要檔案要有詳細的記錄；工作人員的職責(zé)分配要清晰、有條理等。更重要的是，涉及大學(xué)生基礎(chǔ)性的、至關(guān)重要的檔案信息不能提供隨意修改的程序，要保證大學(xué)生之間的公平。大學(xué)生使用電子檔案系統(tǒng)時，要設(shè)置獨立密碼，保證自身信息的安全。制定嚴格的電子檔案管理制度，才能夠使其長久正常地運行和發(fā)展。

（二）使用最佳的電子檔案管理技術(shù)

新舊交替，舊的電子檔案管理系統(tǒng)總會被新的取代，因為舊的系統(tǒng)滿足不了使用者的需要。所以在選擇電子檔案管理技術(shù)時，不能因循守舊，新的技術(shù)會帶來新的便利，對檔案管理工作會有更近一步的幫助，對檔案信息的完整性和安全性以及對學(xué)校工作效率都會有很大的提升。

（三）培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

電子檔案管理人員應(yīng)該具備基礎(chǔ)的檔案管理知識，以及對計算機辦公軟件操作的熟練程度。高校在聘請管理人員時，要重視這些方面的能力；引用新技術(shù)時，要對這些人員進行培訓(xùn)。在工作素質(zhì)方面，要定期進行職業(yè)評教和教職工素質(zhì)教育，把工作質(zhì)量和素質(zhì)納入工資結(jié)算，對危害學(xué)校和學(xué)生利益的管理人員給予嚴懲[3]。

總而言之，在處理信息的檔案管理中，電子檔案管理還是具有無法取代的地位。其優(yōu)勢給高校的工作帶來了不少的便捷，但是電子檔案管理中存在的問題也需要給予重視，及時找出解決方法，推動電子檔案管理在高校信息處理工作中的運用和發(fā)展。

參考文獻：

[1]韓成春，蔡惠玲.高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：179.

[2]姚萍.高校檔案管理工作中的電子檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（1）：55-56.

[3]余丹.淺析高校聲像檔案管理工作中的問題及對策[J].湖北科技學(xué)院學(xué)報，2014，34（2）：192-193.