企業檔案管理規范化存在的問題及解決措施

吳玉蘭

摘 要：企業檔案是非常重要的資料，對國家、社會和企業有很高的價值，企業檔案的形式多種多樣，既有文字材料，又有圖片和視頻資料等等。長期以來，企業對自身檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，企業檔案管理規范化工作在持續進行中。隨著企業重視程度增加，規范化過程中也暴露出許多需要解決。本文首先分析了企業檔案管理規范化中存在的主要問題，然后針對各個問題提出了相應的解決措施。

關鍵詞：企業檔案;檔案管理;規范化

1 企業檔案管理規范化存在的問題

1.1 管理意識淡薄

企業檔案管理工作雖然在不斷深入，但尚未在全員范圍內得到重視。具體來講，在企業管理層，將重心放在經濟發展與建設方面，認為檔案管理可有可無，是軟工程的代表。基于此，檔案管理工作未得到足夠的重視，思想滯后，管理觀念不強，檔案管理工作整體上體現為無力性、規范性不強。一些企業未成立專門與正規的檔案部門，檔案人員結構不合理，管理設施落后，更新不及時，影響檔案服務功能的發揮，滿足不了檔案管理的標準化與規范化標準。

1.2 專業能力不足

由于前期企業對檔案館工作重視不足，所以檔案管理工作質量差強人意。檔案管理工作人員多是其他崗位工作人員轉化而來的，并不具有專業的檔案管理能力。在企業初期檔案資料較少時，可以進行分類管理，但是隨著檔案數量增加，檔案分類加細，檔案管理則需要進行系統管理，這就需要檔案管理人員具備相應的崗位能力。另外，信息化時代，檔案管理工作從紙媒管理向著電子化檔案轉變，這就需要檔案管理者既要做好紙媒檔案管理，又要對其進行電子化處理，形成電子檔案。這個時候，就更加凸顯出企業檔案管理工作人員能力不足。

1.3 信息技術運用不強

信息技術時代，企業檔案管理也向著電子化方向轉變。對于有研發部門的企業來說，所有的檔案都要進行電子化處理，研發人員根據自己崗位的特點，對不同保密程度的檔案有不同的閱讀和下載權限。有了電子檔案就避免啦申請查看紙媒檔案的繁瑣過程，也避免了檔案供不應求的尷尬。由此可見，電子檔案是企業高速發展的需要。由于企業檔案管理人員對信息技術的運用能力不強，導致了企業檔案管理電子化速度慢，企業相關部門需要使用和閱讀檔案時頻繁出現問題，無法發揮出企業檔案對技術研發的指導和借鑒作用。由此可見，檔案管理人員的信息技術運用能力不強是企業檔案管理現階段的突出問題。

1.4 管理機制不健全

企業檔案管理需要有健全的管理機制，缺乏健全的管理機制就會出現檔案管理工作難以開展。機制不健全的問題主要反饋出以下幾個方面。第一，各個部門提供的檔案格式不統一，存檔時不容易識別，增加了檔案管理人員的工作量。第二，檔案具有保密級別，不同檔案的保密程度不同。如若檔案建立者沒有做好相關的處理工作，后續檔案人員只能存放不規范或者內容缺失的檔案。第三，離職人員在離職時沒有進行有效的技術交接，后續研發人員無法查找到相關材料，這就導致檔案內容的邏輯性存在問題。檔案管理人員在歸檔時需要對這些問題進行復核，但是卻無法改變現狀。由此可見，只有企業健全檔案管理機制，對檔案工作進行梳理，并且對檔案管理的前期相關工作進行規范，才能夠促進檔案管理工作質量的提升。

2 企業檔案管理規范化的解決措施

2.1 提高管理意識

為了尋求可持續發展，企業管理者要切實提升對檔案管理的重視度，以規范化為方向，明確規范化對檔案管理的價值所在，遵循嚴謹性基本原則，有效應對檔案管理實踐中的問題。同時，對檔案管理職責進行明確，保證分工合理，加強流程管理，避免檔案混亂。檔案管理者要遵循企業檔案管理制度，掌握管理條款，強化對各類檔案的認真整理與歸檔，在根本上實現檔案規范化管理目標。

2.2 提升專業能力

人才是管理的核心力量，企業檔案管理規范化歸根結底是崗位人員具備相應的能力，提升專業能力，可以考慮以下三個方面。第一，要對既有的檔案管理人員進行業務能力培訓，根據需要可以采用專業輔修、聘請專業人員輔導、網絡學習等多種方式。目的是讓檔案管理人員了解目前企業檔案管理所需要達到的狀態，以及崗位能力，然后讓工作人員查缺補漏，提升自己。第二，要引進應屆檔案專業大學生。應屆學生的特點是專業知識比較扎實，可塑性強，具有工作熱情和創新意識。這樣就可以豐富檔案管理隊伍，既有了解企業檔案管理工作的老員工，又有具有專業知識和前沿水平的新員工，兩者互相搭配，就能夠實現企業檔案管理的規范化。第三，要在企業各個部門，尤其是技術研發部門安排檔案管理的助理人員，助理人員培養的目標是了解檔案管理對檔案規格和命名以及各式的要求，了解存檔規程。這樣就可以在本職工作中更好的準備檔案，降低管理人員的工作量。

2.3 強化信息技術

當下企業檔案管理工作，要重視信息技術的應用。第一，要對檔案管理人員進行信息技術層面的培訓，保證檔案管理人員能夠熟練應用電腦、掃描儀以及相關的檔案管理軟件。管理人員要明確信息技術在檔案管理各個環節中的作用，從而在檔案管理工作中可以結合企業檔案特點有選擇性的利用相應的信息技術來助力工作開展。第二，企業要建立信息系統運維保障部，對檔案信息化管理給予技術上的支持，同時做好企業電子檔案與技術研發相關部門的協同使用，同時做好保密分級作用。第三，要及時升級和更換企業中的信息技術硬件設備和軟件設備，要保證計算機的處理能力與檔案管理需求匹配，要保證運維管理人員具有相應的信息技術處理和維護能力。

2.4 健全管理機制

企業檔案管理工作規范化，必須要有相應的管理機制作為保障，主要包括以下三個方面。第一，要對檔案管理工作有明確的規劃，并制定相應的工作目標和工作任務。第二，要對企業檔案管理進行精細化管理，按照既定目標來分解工作任務，在將各個工作任務的完成進行討論，包括檔案部門要進行如何分類處理、如何進行編號、如何確定檔案保密級別等等。第三，要對企業所有部門進行檔案管理培訓，培訓工作由檔案部門開展，主要針對檔案的規格、命名、文件格式等進行講解，說明具體要求。同時，與各個部門進行交流，優化和改進檔案管理工作，最終實現檔案管理部門和相關部門的工作都能順利開展。

2.5 提升綜合素養

企業檔案管理工作規范化，需要管理人員具有較強的綜合素養。首先，要對檔案管理工作有深刻的認識，具有一定的使命感和責任感。其次，檔案管理人員要具備持續學習能力和良好的溝通表達能力，這樣可以保證管理技術與時俱進，與相關部門保持有效的溝通，方便工作推進。第三，管，檔案管理人員要具備過硬的思想道德素質，能夠堅守好檔案管理工作，做好保密工作。第四，檔案管理人員要具有一定的文字編輯能力，要對企業的檔案管理歷程進行記錄，為后續檔案管理人員提供工作參考。

3 結語

綜上所述，企業必須重視檔案管理工作，為國家和行業發展以及企業的自身管理提供寶貴的資料。規范檔案管理要從人力、制度、時效性等多方面展開。所以，企業要引進專業的檔案管理人員，用當下的檔案管理理念去規范已有的檔案管理工作。互聯網時代，要充分發揮信息技術的作用，提高檔案管理質量和效率。檔案管理人員的信息技術水平是有限的，企業要為電子檔案管理提供必要的信息技術硬件和軟件支持。

參考文獻

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