信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

徐金慧

摘 要：隨著信息化時代的到來和迅猛發展，人們對于信息存儲和管理的要求越來越高，其中，人們對于檔案資料的管理和存儲尤為重視，檔案資料數量和種類繁多，探究如何高效的管理這些檔案是十分有必要的。唯有不斷提高檔案管理水平才能不斷適應當代人們對于信息報關的需要。科學技術的發展帶來信息技術的不斷進步，這給檔案管理工作人員帶來了極大的便利同時也面臨著新的難題。 文章探究了當代對于檔案管理的重要性以及檔案管理遇到的難題以及有效的對策。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題及對策

1 前言

如今我國已經邁進互聯網時代，人們的學習和工作模式已經發生了巨大的改變，人們的生活與互聯網已經密切相關，這一切都得益于經濟的發展帶動的信息技術的進步。互聯網的廣泛運用導致電子化得信息也越來越多，因此對于信息的有效管理變得越來越重要。但是在檔案管理實際的工作中出現了許多問題，影響了檔案管理的效率和質量，因此檔案管理工作者要積極找出存在難題和影響因素，并采取有效的措施加以解決，才能夠使檔案管理工作有效的運行。

2 信息化檔案管理工作的優勢和必要性

傳統的檔案信息都是以紙質作為載體，因此檔案管理員在進行檔案管理時，都是人工機械的進行整理和存儲，該種檔案管理方式需要花費大量的時間和精力，因其檔案的資料數量較大，整理起來需要投入大量的人力和財力，并且效率及其低下。傳統的紙質版檔案其存儲也受到環境的制約，這是因為紙質版的文件如果存儲方式不當更容易受到火災、發霉及蟲害的影響。為了確保這些問題的發生，管理人員不得不對這些檔案進行嚴格保管，這期間避免不了要投入相應的財力、物力和人力，避免紙質版的檔案受到破損導致信息缺失，另外，翻閱紙質版的信息難度較大，備份起來困難，這就阻礙了信息的有效保存[1]。近些年來，隨著計算機技術在人們生活中的普及，傳統的檔案管理方式因不能適應社會的要求已經被淘汰，對檔案的管理已經向電子化信息的模式轉變，信心花的檔案管理方式克服了傳統方式中對檔案的存放問題和檔案安全性問題。是檔案更加容易備份和查找。

3 信息時代檔案管理工作面臨的問題

雖然信息化的檔案管理模式有著傳統模式不可比擬的優勢，但是該模式在運用到實際的檔案管理工作中依然存在著一些問題，具體問題分析如下。

3.1 信息化標準不規范

無論是利用傳統的模式還是利用信息化技術對檔案進行管理，其最終的目的都是為了方便人們的查閱和使用，然而，信息化標準的不夠規范導致對檔案的管理存在著安全性和真實性的憂患[2]。當前的檔案管理工作者對檔案管理缺乏規范化和標準化的意識，在電腦的信息系統包括網絡建設上也存在著許多問題，網絡建設相對落后，無法完全滿足信息系統的要求，嚴重制約著檔案信息化管理在開發和服務上的運行和發展。并且，相關的檔案管理部門沒有建立起一套統一規范的檔案存儲和保管模式，因此導致了檔案報關系統的兼容性能較下，無法完成檔案的轉移，國家并沒有建立起檔案信息化統一管理標準體系，這給不同地區的檔案管理工作者們帶來嚴重的阻礙。

3.2 保密性與安全性較差

對于電子化信息的管理，管理工作者們通常是利用其驗證碼和登錄名進行管理，看似安全便利的管理方式其實存在巨大的隱患。一些不法分子會通過不當的手段入侵管理員的電腦，盜取密碼，密碼一旦泄露出去，不法分子會惡意修改和盜取資料，并會對這些原始資料進行惡意的修改和仿造[3]。導致這些資料失真，無法再繼續使用。電子化的檔案本社結構復雜并且具有存儲信息多樣化的特點，萬一受到惡意的侵襲和修改將會很難再修復完整，這將會給相關的企業帶來巨大的經濟損失。

3.3 相關的法規不健全

我國現有的關于檔案管理的法律法規具有落后性。只適用于傳統紙質版的檔案管理模式，對于信息化的檔案管理模式無法適應。檔案管理的法制法規不完善問題已經嚴重制約著但今時代對于檔案管理的要求。檔案信息化管理要求法律法規也應該隨著時代的改變進行不斷完善好和調整，定期的制定和調整與檔案信息化工作相關的法律規范，為檔案信息化管理建立起一套完整的法律依據，然而現實的情況是，在檔案的管理工作中，因缺乏相關法律法規的引導，嚴重影響檔案管理工作的正常開展[4]。

4 信息時代檔案管理工作問題的應對對策

針對信息化檔案管理工作中存在的一些問題，文章探討了相關的一些幾點解決對策，具體對策如下。

4.1 建立規范的檔案管理標準

建立起一套規范嚴格的檔案管理標準有助于相關的檔案管理工作者們有序的開展檔案管理工作，隨著我國科學技術水平的不斷提高，檔案管理的手段也在不斷更新和完善，管理的水平也有很大幅度的提升。因此，必須要建立起完整詳細的管理細則規范檔案的管理，使全國各個地區的檔案管理工作者們采用相同的管理規則，增強檔案的可轉移性，并建立起嚴格的監管體系使管理標準能夠落實到位。還要清晰地明確各個工作崗位的職責，使各個部門各司其職。

4.2 提高檔案管理的保密性與安全性

在當今網絡如此發大的時代，要想做提高檔案的安全和保密性，必須要建立起完善檔案信息安全保障體制，加大監督檔案管理工作人員的保管工作的力度[5]。信息技術迅速發展，對于電子化信息而言具有兩面性，一方面是信息能夠方便存儲，節省人力、物力和財力，另一方面電子化的信息由于容易傳輸和泄露的弊端給檔案管理工作帶來了巨大的安全問題，為了解決這一問題，必須提升相關管理人員的網絡安全意識，并積極采取有效的方法禁止不法分子的入侵。

4.3 建立完善的檔案管理法律法規

對檔案進行安全有效的管理，建立起完善的法律法規是必不可少的，是開展檔案管理工作的一個保障。因此我國的相關法律法規部門硬該根據如今檔案管理工作的現狀，建立起相應的法律法規對大難管理工作進行更為標準嚴格的規范。使該項工作的開展做到有法可依，同時法律法規的建立不僅要順應當代的需求還應該滿足未來檔案管理的要求[6]。

5 結束語

綜上所述，檔案管理工作對于當今社會的發展是十分必要的，涉及到每個企業的利益和不斷發展，是一項利國利民的工作。所以，一方面檔案管理的工作人員要不斷提升自身對檔案管理的能力，不斷創新檔案管理的方式，提高檔案安全保管的意識，另一方面，我國的相關檔案管理部門要建立起一套完整可行的法律法規，并監督檔案管理工作者在工作中的執行情況，使檔案管理工作做到有序規范的進行。

參考文獻

[1]文博.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科學與財富，2015（05）：12.

[2]李沁玲.信息時代檔案管理工作面臨的問題分析[J].信息化建設，2016（10）：89.

[3]李成.論信息時代檔案管理工作的創新與實踐[J].電腦知識與術，2013（31）：45-46.

[4]葉曉琳.論信息時代檔案管理工作的創新[J].金田，2013（05）：56.

[5]鄭國紅.論信息時代檔案管理工作的創新———以高校檔案管理工作為例[J].中國集體經濟，2014（16）：90-91.

[6]孫麗.信息時代檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業務，2016（20）：12-13.endprint