信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策

徐金慧

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來和迅猛發(fā)展，人們對于信息存儲(chǔ)和管理的要求越來越高，其中，人們對于檔案資料的管理和存儲(chǔ)尤為重視，檔案資料數(shù)量和種類繁多，探究如何高效的管理這些檔案是十分有必要的。唯有不斷提高檔案管理水平才能不斷適應(yīng)當(dāng)代人們對于信息報(bào)關(guān)的需要。科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶來信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，這給檔案管理工作人員帶來了極大的便利同時(shí)也面臨著新的難題。 文章探究了當(dāng)代對于檔案管理的重要性以及檔案管理遇到的難題以及有效的對策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；問題及對策

1 前言

如今我國已經(jīng)邁進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人們的學(xué)習(xí)和工作模式已經(jīng)發(fā)生了巨大的改變，人們的生活與互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)密切相關(guān)，這一切都得益于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展帶動(dòng)的信息技術(shù)的進(jìn)步。互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運(yùn)用導(dǎo)致電子化得信息也越來越多，因此對于信息的有效管理變得越來越重要。但是在檔案管理實(shí)際的工作中出現(xiàn)了許多問題，影響了檔案管理的效率和質(zhì)量，因此檔案管理工作者要積極找出存在難題和影響因素，并采取有效的措施加以解決，才能夠使檔案管理工作有效的運(yùn)行。

2 信息化檔案管理工作的優(yōu)勢和必要性

傳統(tǒng)的檔案信息都是以紙質(zhì)作為載體，因此檔案管理員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，都是人工機(jī)械的進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，該種檔案管理方式需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，因其檔案的資料數(shù)量較大，整理起來需要投入大量的人力和財(cái)力，并且效率及其低下。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案其存儲(chǔ)也受到環(huán)境的制約，這是因?yàn)榧堎|(zhì)版的文件如果存儲(chǔ)方式不當(dāng)更容易受到火災(zāi)、發(fā)霉及蟲害的影響。為了確保這些問題的發(fā)生，管理人員不得不對這些檔案進(jìn)行嚴(yán)格保管，這期間避免不了要投入相應(yīng)的財(cái)力、物力和人力，避免紙質(zhì)版的檔案受到破損導(dǎo)致信息缺失，另外，翻閱紙質(zhì)版的信息難度較大，備份起來困難，這就阻礙了信息的有效保存[1]。近些年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們生活中的普及，傳統(tǒng)的檔案管理方式因不能適應(yīng)社會(huì)的要求已經(jīng)被淘汰，對檔案的管理已經(jīng)向電子化信息的模式轉(zhuǎn)變，信心花的檔案管理方式克服了傳統(tǒng)方式中對檔案的存放問題和檔案安全性問題。是檔案更加容易備份和查找。

3 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題

雖然信息化的檔案管理模式有著傳統(tǒng)模式不可比擬的優(yōu)勢，但是該模式在運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中依然存在著一些問題，具體問題分析如下。

3.1 信息化標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范

無論是利用傳統(tǒng)的模式還是利用信息化技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，其最終的目的都是為了方便人們的查閱和使用，然而，信息化標(biāo)準(zhǔn)的不夠規(guī)范導(dǎo)致對檔案的管理存在著安全性和真實(shí)性的憂患[2]。當(dāng)前的檔案管理工作者對檔案管理缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的意識(shí)，在電腦的信息系統(tǒng)包括網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上也存在著許多問題，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)相對落后，無法完全滿足信息系統(tǒng)的要求，嚴(yán)重制約著檔案信息化管理在開發(fā)和服務(wù)上的運(yùn)行和發(fā)展。并且，相關(guān)的檔案管理部門沒有建立起一套統(tǒng)一規(guī)范的檔案存儲(chǔ)和保管模式，因此導(dǎo)致了檔案報(bào)關(guān)系統(tǒng)的兼容性能較下，無法完成檔案的轉(zhuǎn)移，國家并沒有建立起檔案信息化統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)體系，這給不同地區(qū)的檔案管理工作者們帶來嚴(yán)重的阻礙。

3.2 保密性與安全性較差

對于電子化信息的管理，管理工作者們通常是利用其驗(yàn)證碼和登錄名進(jìn)行管理，看似安全便利的管理方式其實(shí)存在巨大的隱患。一些不法分子會(huì)通過不當(dāng)?shù)氖侄稳肭止芾韱T的電腦，盜取密碼，密碼一旦泄露出去，不法分子會(huì)惡意修改和盜取資料，并會(huì)對這些原始資料進(jìn)行惡意的修改和仿造[3]。導(dǎo)致這些資料失真，無法再繼續(xù)使用。電子化的檔案本社結(jié)構(gòu)復(fù)雜并且具有存儲(chǔ)信息多樣化的特點(diǎn)，萬一受到惡意的侵襲和修改將會(huì)很難再修復(fù)完整，這將會(huì)給相關(guān)的企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

3.3 相關(guān)的法規(guī)不健全

我國現(xiàn)有的關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)具有落后性。只適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理模式，對于信息化的檔案管理模式無法適應(yīng)。檔案管理的法制法規(guī)不完善問題已經(jīng)嚴(yán)重制約著但今時(shí)代對于檔案管理的要求。檔案信息化管理要求法律法規(guī)也應(yīng)該隨著時(shí)代的改變進(jìn)行不斷完善好和調(diào)整，定期的制定和調(diào)整與檔案信息化工作相關(guān)的法律規(guī)范，為檔案信息化管理建立起一套完整的法律依據(jù)，然而現(xiàn)實(shí)的情況是，在檔案的管理工作中，因缺乏相關(guān)法律法規(guī)的引導(dǎo)，嚴(yán)重影響檔案管理工作的正常開展[4]。

4 信息時(shí)代檔案管理工作問題的應(yīng)對對策

針對信息化檔案管理工作中存在的一些問題，文章探討了相關(guān)的一些幾點(diǎn)解決對策，具體對策如下。

4.1 建立規(guī)范的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

建立起一套規(guī)范嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有助于相關(guān)的檔案管理工作者們有序的開展檔案管理工作，隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，檔案管理的手段也在不斷更新和完善，管理的水平也有很大幅度的提升。因此，必須要建立起完整詳細(xì)的管理細(xì)則規(guī)范檔案的管理，使全國各個(gè)地區(qū)的檔案管理工作者們采用相同的管理規(guī)則，增強(qiáng)檔案的可轉(zhuǎn)移性，并建立起嚴(yán)格的監(jiān)管體系使管理標(biāo)準(zhǔn)能夠落實(shí)到位。還要清晰地明確各個(gè)工作崗位的職責(zé)，使各個(gè)部門各司其職。

4.2 提高檔案管理的保密性與安全性

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)大的時(shí)代，要想做提高檔案的安全和保密性，必須要建立起完善檔案信息安全保障體制，加大監(jiān)督檔案管理工作人員的保管工作的力度[5]。信息技術(shù)迅速發(fā)展，對于電子化信息而言具有兩面性，一方面是信息能夠方便存儲(chǔ)，節(jié)省人力、物力和財(cái)力，另一方面電子化的信息由于容易傳輸和泄露的弊端給檔案管理工作帶來了巨大的安全問題，為了解決這一問題，必須提升相關(guān)管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并積極采取有效的方法禁止不法分子的入侵。

4.3 建立完善的檔案管理法律法規(guī)

對檔案進(jìn)行安全有效的管理，建立起完善的法律法規(guī)是必不可少的，是開展檔案管理工作的一個(gè)保障。因此我國的相關(guān)法律法規(guī)部門硬該根據(jù)如今檔案管理工作的現(xiàn)狀，建立起相應(yīng)的法律法規(guī)對大難管理工作進(jìn)行更為標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格的規(guī)范。使該項(xiàng)工作的開展做到有法可依，同時(shí)法律法規(guī)的建立不僅要順應(yīng)當(dāng)代的需求還應(yīng)該滿足未來檔案管理的要求[6]。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作對于當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展是十分必要的，涉及到每個(gè)企業(yè)的利益和不斷發(fā)展，是一項(xiàng)利國利民的工作。所以，一方面檔案管理的工作人員要不斷提升自身對檔案管理的能力，不斷創(chuàng)新檔案管理的方式，提高檔案安全保管的意識(shí)，另一方面，我國的相關(guān)檔案管理部門要建立起一套完整可行的法律法規(guī)，并監(jiān)督檔案管理工作者在工作中的執(zhí)行情況，使檔案管理工作做到有序規(guī)范的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]文博.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科學(xué)與財(cái)富，2015（05）：12.

[2]李沁玲.信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題分析[J].信息化建設(shè)，2016（10）：89.

[3]李成.論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].電腦知識(shí)與術(shù)，2013（31）：45-46.

[4]葉曉琳.論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新[J].金田，2013（05）：56.

[5]鄭國紅.論信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新———以高校檔案管理工作為例[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2014（16）：90-91.

[6]孫麗.信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（20）：12-13.endprint