獨立學院學籍學歷管理規范性建設的探討

高琦

摘 要：獨立學院的學籍學歷管理工作，是要將學生從入學到畢業的整個軌跡完整地記錄下來，因為涉及學生的切身利益，因此這項工作在學校管理工作中有著重要的地位。為了將該項工作向規范化、科學化、標準化推進，探討如何加強和改進學籍學歷管理工作刻不容緩。

關鍵詞：獨立學院；學籍學歷管理；教育改革

一、獨立學院的學籍學歷管理工作存在的問題

獨立學院是近十幾年來我國高等教育辦學體制改革創新的重要成果，但是由于建校時間普遍比較短，在學籍學歷管理工作中經驗相對比較缺乏，因此這塊工作存在一系列的問題。

1.政策和制度的不完善

獨立學院現行的學籍學歷管理制度，都是基于2005年《普通高等學校學生管理規定》（中華人民共和國教育部令第21號）來制定的。由于學籍學歷的管理會隨著時間的發展不斷出現新的情況，因此十年前的政策已經不符合現實情況。雖然在這個過程中，各級教育部門也制定了一系列的文件和補充規定，但是不同部門制定不同的政策，目的和出發點不一樣，導致學校在實際工作中出現一些因政策不同而引起的矛盾。

案例一：某高校學生申請轉學至同一個城市的另一所高校，未被批準，原因是擬轉入學校與轉出學校在同一城市的不得轉學。

教育部21號令第二十條規定，有下列五種情形的學生不能轉學：入學未滿一學期的；由招生時所在地的下一批次錄取學校轉入上一批次學校、由低學歷層次轉為高學歷層次的；招生時確定為定向、委托培養的；應予退學的；其他無正當理由的。其中并沒有提到同城高校之間不能轉學。但是某高校所在地的教育廳出過一個關于轉學的文件，其中規定了這一點，因此在操作過程中出現了矛盾。

2.數據量大導致完整度、正確率缺乏

數據量大是學籍學歷管理的一大特點。學生從入學注冊到畢業離校，在校的幾年時間里，學校要記錄他們所有的軌跡。為了確保所有學生信息記載的完整度，入學登記變得尤為重要。姓名、性別、出生日期、身份證號、政治面貌、民族等關鍵信息如果出錯，對畢業時的學歷注冊會有直接的影響。目前獨立學院的規模都相對比較大，很多都是萬人學校，由于學生與學校之間缺乏及時的溝通，在更改姓名、身份證號碼、 民族等關鍵信息后，沒有到學校報備，導致畢業時網上信息與實際身份信息不符，影響了學生正常的就業和繼續教育。

案例二：某高校學生在拿到畢業證書和學位證書時發現證書上的姓名與身份證姓名不一致，調查后發現學生在大三時自行到公安機關做了姓名更改，但一直沒到學校相關部門備案。該校在畢業前一學期進行了畢業生信息校對工作，要求每個學生核對自己的信息并簽字確認，由于該生當時在外地實習，讓同學代校核，導致到畢業時才發現這個問題。

3.信息管理系統操作復雜

隨著社會的發展，信息公開已經成為必然趨勢，學生的學籍學歷學位信息都可以在網上進行查詢，因此學生信息管理系統顯得尤為重要。但是目前獨立學院學籍學歷管理的工作人員至少要熟悉三套或以上的系統，才能將學生所有的信息記錄完整，包括：中國高等教育學生信息網、學位授予信息報送（備案）平臺和各高校自己的教務系統。由于幾個系統和平臺之間缺乏兼容性和關聯性，因此增加了實際操作的難度。

案例三：畢業生學歷和學位注冊，是在兩個不同的網絡平臺進行操作，而這兩個不同的平臺對于同一專業的專業代碼要求也是不一樣的，因此崗位上的工作人員必須對數據進行兩次匹配操作后才能將正確的數據注冊上網。對幾千人的畢業數據進行重復處理，既浪費時間又浪費精力。

4.管理人員缺乏培訓

學籍學歷管理工作看似是簡單的事務性工作，但實際對工作人員的要求很高。他們不但要了解各種政策規定，熟練處理日常各項工作，還要有較高的計算機操作能力，進行數據的操作和系統的管理。由于工作人員忙于瑣碎工作無法及時進行培訓，新老交替又缺乏工作交接，與其他部門辦公室之間缺乏默契和溝通，導致很多工作要花費大量精力后才能正常開展。

案例四：某高校學生發現自己還未畢業卻在中國高等教育學生信息網上有了學歷注冊，調查后發現該生在大四時申請了降級，而該校是由兩個不同的工作人員分別管理學籍工作和學歷工作，在學生申請降級后沒有進行及時的信息互通，導致最后注冊數據有誤。

5.教師、學生缺乏重視

學籍學歷管理工作是不容易出彩的工作，因此對這塊工作關注的人相對比較少，特別是在校師生。往往等到問題出現時，他們才會去翻文件、找條款，當問題得不到解決時甚至到上一級部門或者信訪部門進行投訴。這些行為都給學籍學歷管理工作造成了巨大的困難。

案例五：某高校學生因學分不足要被退學，班主任跟家長溝通后建議該生轉學，等家長聯系好轉入學校要辦理轉學手續時，學籍管理工作人員告知他們，要被退學的學生是無法進行轉學的，因此引起家長強烈反感，多次到學校找領導求說法。其實這個案例就是典型的學校教師在不了解相關政策的情況下為學生出謀劃策，導致矛盾的激發。

二、加強和改進學籍學歷管理工作

1.出臺新政策

2017年2月，教育部出臺了新的《普通高等學校學生管理規定》（中華人民共和國教育部令第41號），該規定與時俱進，為現有的學籍學歷管理工作提供了政策導向。基于該規定，各級教育管理部門和各高校都會制定新文件、新政策，從而讓管理工作變得更加規范化。

2.整合管理系統

整合管理系統可以讓學籍學歷管理工作更加規范化，并提高數據的準確性，也可以優化工作人員的工作方法，提高工作效率。但是系統的整合具有一定的難度，因為不同的工作有不同的上級管理部門，各部門的工作要求也不一樣，學歷和學位兩個注冊平臺就是很好的例子。因此要推進此項工作順利開展，必須以各部門的溝通協調為前提。系統的整合除了可以提高工作人員的可操作性，還能方便學生和相關單位的查詢。

3.做好工作人員的培訓

獨立學院對于學籍學歷管理工作人員、教務管理工作人員的管理應該參考和借鑒學生工作管理人員的管理方法。學校要為教務管理人員提供培訓的平臺、晉升的機會，不但要提高他們的業務能力、管理能力，更要提高他們的工作積極性和工作效率。

4.加強在師生中的宣傳力度

學籍和學歷管理的最終目的是為學生服務的，讓學生在大學期間的所有軌跡有據可查，因此讓學生充分了解該項工作十分必要。學校可以在新生入學時通過學生手冊、入學指南等形式將相關文件政策下發，并通過班主任或輔導員進行專門講解，必要時可以開展相關考試或競賽，以幫助學生充分了解他們的權利和義務。在對學生進行培訓的同時，也要對相關的老師、輔導員進行培訓，以取得相輔相成的功效。

學籍學歷管理工作具有政策性、原則性、多樣性等特點，涉及學生切身相關的利益，因此是獨立學院行政管理中很重要的一個部分。學籍學歷管理的工作人員一定要有嚴謹的工作態度、扎實的專業知識、高效的實踐能力，將工作向規范化、科學化、標準化推進。

參考文獻：

[1]劉 軍，李 博.獨立學院行政管理規范性建設的探索[J].經營管理者，2014（20）：241.

[2]姜少偉.獨立學院學籍管理工作探討[J].科技與生活，2010（13）：176.