對建筑施工企業科技檔案數據庫建設工作的探討

張紅

摘 要：伴隨著社會經濟的飛速發展，我國當前互聯網技術的研發水平也逐漸步入世界前沿，該前提下，我國于建筑施工企業內部科技檔案數據庫的建設管理工作過程中，對于互聯網技術的應用就成為重中之重。而在建筑施工企業檔案管理工作中，檔案管理數字化、信息化、規范化以及科學化目標的實現又是這個時代的必然要求。鑒于此，本文對建筑施工企業科技檔案數據庫建設工作進行分析，通過闡述科研檔案數據庫的建設內容著手，并提出了幾點建設意見。此次研究的目的是為了更好的提升現今建筑施工企業的檔案管理工作的質量。

關鍵詞：建筑施工企業；檔案管理；數據庫建設；企業管理

在數據信息化的時代背景下，檔案信息化建設事業中檔案目錄數據庫建設是一項十分重要的工作內容。面對當前建筑單位檔案數量逐漸增多、數據輸入工作強度過大等問題的出現，企業管理者應該將檔案目錄數據庫的錄入工作作為切入點，進行檔案管理工作效率提升，積極更改檔案的數據錄入機制，從而為檔案管理人員進行庫存檔案信息資源的開發工作預留出更多的時間與精力，進而把企業自身的生產經營服務質量進行有效提升。基于此，針對建筑施工企業科技檔案數據庫建設工作的探討這一課題進行深入的研究相當有必要。

1 思想認知到位

近幾年，我國檔案數據庫的建設進度十分緩慢，部分企業領導自身的思想認知出現偏離情況，并未正確認識到企業檔案信息化建設、檔案目錄數據庫構建工作的重要性，而且在此基礎上，嚴重缺乏應有的改革創新精神，片面強調建設工作開展困難的同時，安逸于檔案管理現狀，致使建筑施工企業科技檔案管理水平固步不前[1]。為了有效根治以上思想認知不足的問題，必須將上級部門進行工作檢查的契機牢牢把控住，將領導對于企業檔案管理工作重視程度意識起來，及時開展有效的解決措施，加快檔案目錄數據庫的建設步伐，從根本上提升企業科研檔案的利用效率以及服務水平。

2 企業內部使用統一的檔案管理軟件

為了能夠充分的在計算機編目過程中發揮出檔案室的作用，從而解決在日后工作中進行重復記錄檔案帶來的麻煩，最終達到將檔案的基礎功效發揮出來的目的，在企業內部使用統一的檔案管理軟件就成為重中之重。此時，就需要做好軟件的選擇工作，首先，應該從功能性、兼容性、易用性、容錯性、運行速度、數據結構的科學合理性等特點進行全方位思考所選軟件的類型[2]。本文中通過Darms這一文件檔案資料綜合管理系統開展研究，將該軟件應用到所有的施工單位中，本次安裝均為試用版本，有助于確認基層施工單位向上級移交的檔案是否符合相關的檔案管理數據，從而為檔案管理人員進行庫存檔案信息資源的開發工作預留出更多的時間與精力，進而把企業自身的生產經營服務質量進行有效提升。

3 檔案信息數據庫建設

檔案信息數據庫的建設工作并非一朝一夕能夠完成，而是需要通過相關檔案數據庫建設規范制定、信息資源的有效采集、管理措施與技術標準的集合與發布等一系列的長期規劃與組織協調。與此同時，還需要開展大量諸如室藏紙質檔案、錄音、錄像以及縮微品的數字化等基礎性工作。

（一）構建特色室藏數據庫

目前階段，建筑施工企業在進行內部檔案資源建設的過程中，比較片面的專注于信息資源的數量疊加，極大程度的忽視了檔案利用者的實際需求，所提供出來額網絡信息服務也具有一定的針對性、復雜性，整合完成后的網絡服務可以實現系統、有序、專題針對性強的檔案信息資源提供目的[3]。作為企業內網絡檔案管理信息服務工作的重點內容，特色數據庫主要是從原有的檔案管理系統中進行提煉、總結出來的。換而言之，整合過后的數據庫是作為一個系統化檔案信息資源整合體存在的，內容中全面的體現出了各自的室藏特色，進而提高了室藏檔案的檔案信息價值。構建出特色的室藏數據庫，并通過科學技術手段將其進行鏈接起來，從而將便捷性、主動性等功能提供于檔案使用者，是目前網絡檔案信息服務水平提升的關鍵內容。

（二）確保檔案網絡管理體系建設的安全性

作為網上檔案服務的前提工作，檔案室網絡在建設過程中需要從原有的分散式逐步轉化為分布式的聯合。在網絡檔案服務的保障工作開展中，建立起完善的檔案網絡管理體系是一項十分重要的工作，唯有將切實的網絡安全管理規范制定出來才能夠達到確保檔案網絡管理體系建設的安全性這一目的。檔案網絡管理體系的建設期間，一定要嚴格執行網絡服務監管辦法，集中進行數據、設備以及應用安全管理工作內容的控制，同時，為了能夠真正確保檔案數據庫的安全問題，還需要將網絡安全防范措施落實到實際管理工作中。

4 針對檔案數據庫建設工作開展實時監督管控工作

為了有效降低檔案目錄在初期錄入工作中的差錯發生機率，在企業檔案室日常管理工作開展期間，一定要調配出足夠的人力進行輪流進入到企業下設的各個基層施工單位做好督促、監察、指導工作，幫助基層管理者做好相關的施工數據規范化采集工作[4]。在幫助基層施工單位進行數據輸入處理工作時，需要確保目錄錄入工作符合規范化標準，尤其是檔案室與基層單位之間的檔案號碼編制統一的問題，督察人員應該提醒基層工作人員在檔案的編制期間注意目錄號、案卷號的填寫內容是否統一，目錄號填寫時需要依照施工項目中文名稱進行編寫，案卷號需要依照所屬專業的中文名稱進行編制。

5 強化檔案管理人員的培訓工作

建筑施工企業的科技檔案數據庫建設是一項具體且細致的工作，工作的過程中，任務比較繁重，相關的要求也比較高，此時就需要企業主動開展人才投入工作，才能確保檔案數據庫建設項目的順利完成。同時檔案目錄數據庫的建設也是一項技術性極強的工作，數據庫質量建設的高低直接決定了檔案檢索、檔案信息網絡化功能的使用效果。為了確保建設完成的大難目錄數據庫符合相關規范、要求的標準，就一定要針對檔案數據輸入人員的業務培訓力度進行加強。通過培訓，使其獲得掌握《檔案著錄規則》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等業務規范要求，將有效的理論依據提供于檔案目錄數據庫建設的工作人員[5]。另外一方面，檔案事業的發展更需要創新型人才的加入。在網絡檔案服務的要求中明確的提出，檔案管理人員必須具有“求真務實、開拓進取”的精神，才能積極進行網絡條件下開展檔案服務工作新思路、新措施、以及新方法的探索工作，從而自行解決網絡新模式應用期間出現的多種問題和矛盾。檔案管理人員還應該積極的樹立起創新的思維模式、優化自身所掌握的知識結構、熟練運用計算機網絡知識于實際工作中、培養出強大的信息處理能力。

6 總結

綜合全文論述來講，建筑施工企業科技檔案數據庫的建設過程中，具有極強的實踐操作性，尤其是在真實的檔案信息錄入期間，會發生一些比較實際的問題，此時，就需要企業檔案業務部門進行有效的指導與解決。在建設工作開展之前，企業管理者必須從思想上深刻意識到檔案數據庫建設工作的重要性，在企業內部使用統一的檔案管理軟件，從而避免因軟件不互通的因素致使檔案管理工作出現紕漏。另外，在檔案數據庫的建設期間必須在確保檔案安全管理體系保障的前提下構建出特色室藏數據庫，通過對檔案管理人員的培訓進一步提升企業檔案管理工作的開展質量。

參考文獻

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[4]杜鵑.探析科技檔案在建筑企業生產經營中的作用[J].辦公室業務，2016，12：135.

[5]寧惠玲.建筑施工企業工程項目檔案收集中的難點與對策[J].城建檔案，2016，10：28.endprint