大數據時代背景下的檔案管理分析

楊慧

摘 要：大數據時代背景下，檔案管理面臨的是機遇更是挑戰，檔案管理人員要積極的利用大數據時代背景下一些先進的檔案管理技術，來提高檔案管理的模式創新，同時檔案管理人員也要積極的提高自己的專業技能和新模式下業務操作技能，實現檔案管理的不斷發展。本文筆者根據工作實踐經驗對大數據時代背景下的檔案管理進行了分析探討。

關鍵詞：大數據時代；檔案；管理

傳統的檔案管理工作就是一些信息數據的整理、分類和收藏等功能，但是大數據時代背景下，面對海量的信息數據，傳統的檔案管理方式已經不再適用，因此必須要在大數據時代背景下對檔案管理工作進行變革，才能適應時代發展的需求。隨著計算機技術的快速發展，對信息的處理速度也呈幾何級數式增加，能夠處理的數據量也變得越來越巨大，大數據分析成為現在信息處理的主流模式。在大數據時代背景下，對信息管理的要求越來越高，而檔案管理作為一種信息管理形式因此面臨著新的機遇和挑戰，檔案管理要積極適應大數據分析的需要。

1 檔案管理在大數據時代面臨的考驗

大數據是新時代的產物，而檔案管理作為一種歷史悠久的工作，在新的時代背景下，因為大數據的發展而受到巨大的影響，面臨各種新的問題，其中比較典型的考驗可以概括為以下幾點。

第一，大數據凸顯了檔案管理的重要性。大數據分析作為信息處理的一種方式，其顯著的特點就是信息處理量大，處理速度快，信息處理結果準確，但是如果在海量的信息當中有用信息比例過小就會嚴重影響信息處理的準確性。而在海量信息當中，各類檔案信息作為經過專門整理的信息，是對特定領域內專業信息的系統性整理，與通過網絡收集來的信息相比其所包含的有用信息含量極大，而且信息量更加集中，指向性更強。在大數據處理的信息當中增加檔案信息的比例，可大大提高信息分析的準確性。大數據分析對檔案信息的需求，使得檔案管理工作的重要性得以彰顯，科學的檔案管理才能夠保證檔案信息的準確性。

第二，大數據對檔案管理提出更高的要求。大數據對數據信息量的要求是極大的，零散的信息分析不能稱為大數據分析，因此大數據分析對檔案信息的需求量也是極大的，這是大數據給檔案管理提出的第一個也是最重要的要求，檔案管理在大數據時代所需要處理的信息數據量與傳統的檔案信息量完全不在一個量級。信息量的增加，勢必要帶來檔案管理方式的變革，檔案管理可以為大數據分析來服務，檔案管理同樣也可以借助大數據技術來進行檔案信息的管理，新的技術條件下的檔案管理方法要更加的科學，更加的先進，但是對檔案管理的要求也比傳統的管理方法要更高。

第三，大數據需要專業的檔案管理人才。在大數據時代，檔案管理的技術含量大幅度提升，對檔案管理人員也提出了更高的要求。檔案管理不再是簡單的對先有文檔的簡單整理和記錄，而是要根據大數據的需要對檔案信息進行整理，其存儲的方式以及結構都與傳統的形式大相徑庭，要求檔案管理人員對計算機技術、數據庫技術、數據結構等專業知識都有較為專業的掌握。所以檔案管理人員不能再是單位其他人員兼任，甚至不相關專業的人員都不能專門從事檔案管理工作，檔案管理需要有專業的檔案管理人才來從事，需要經過專業知識系統的學習才能夠勝任，在檔案管理工作中能夠根據需要來將各類專業知識進行靈活運用，以達到最理想的效果。

2 大數據時代背景下檔案管理新模式

第一，檔案信息數字化。檔案信息處理是管理工作的重要環節，大數據分析所處理的信息都是存儲于計算機內部的數字信息，而以往檔案管理所整理收集的信息都是記錄在紙上，整理為文件后進行存儲，這種模式所積累的信息，無量信息量有多大，都是無法被大數據分析所利用的。因此，檔案管理在大數據時代背景下首先要做的就是將原有的檔案信息進行數字化，將有用的檔案信息由紙質文件夾上遷移到計算機上，進行數字化存儲。并在以后的檔案信息整理收集中，直接將相關的信息進行數字化存儲。檔案信息的數字化，不僅可以使得信息能夠為大數據分析所用，還可以大大提高檔案信息收集的效率以及檔案信息存儲的成本。

第二，信息結構科學化。要推進中國檔案信息的數字化，不僅僅是簡單的將存儲在計算機內，還要滿足檔案信息的多種需要。如果只是將原本記錄在檔案文件當中的信息，記錄在Word、TXT等格式的文本文件當中進行集中存儲，那對檔案信息數字化的意義就得不到體現了。檔案信息的存儲結構一定要科學，可以采用專業的數據庫類存儲檔案信息，并根據檔案信息自身的特點來采用樹狀結構、鏈狀結構等不同的數據結構形式來對檔案信息進行存儲，以便于在進行大數據分析時能夠快速的實現對有用信息的查找和分析。采用科學的數據結構存儲檔案信息，更加能夠體現檔案信息的價值。在存儲檔案信息時，同樣也可以采用大數據技術，為檔案信息提供更科學的信息結構。

第三，管理人才專業化。在大數據時代背景下，檔案管理需要專業的檔案管理人才，管理人才的專業化體現在兩個方面，可以從以下兩點進行：第一是檔案管理系統的專業化，專業化的檔案管理系統需要專業的人才進行開發和維護；第二是檔案管理人才的專業化，專業化的檔案管理人才，不僅要能夠熟練的運用檔案管理系統，而且能夠對檔案管理系統的運作原理有較為深刻的理解，并且對所需要管理的檔案信息由專業級別的認知，能夠根據實際情況來對信息進行解構整理，并且將信息完整的保存在檔案管理系統當中。只有擁有專業化的檔案管理人才，才能夠將有價值的信息科學系統的進行管理，才能夠對信息進行專業的甄別，并在存儲結構當中對信息的重要性進行體現，并保證所管理的檔案信息能夠切實的為大數據分析所用。

第四，變革檔案管理體系目前我國的檔案管理體系還是傳統的企業性質管理體系，有很多的弊端，老齡化十分嚴重。由于我國對檔案管理工作的重視程度不夠，導致很少有人才進入檔案管理工作崗位中去，檔案管理體系一成不變。在大數據時代背景下，只有變革檔案管理體系，增加檔案管理工作對人才的投入，優化檔案管理結構，才能促進檔案管理工作的有效開展。

第五，通過大數據技術提升檔案資源的安全大數據背景下的檔案管理工作相比于傳統的檔案管理工作，有一個最大的優勢就是大大強化了檔案資源的安全系數，提升檔案管理工作的效率，優化檔案管理成本。在大數據時代下，檔案信息能夠被無限縮小，存儲，但是也面臨丟失、中毒的隱患，所以必須要加強檔案資源的安全管理，通過一些規范措施進行科學管理。

3 結束語

綜上所述，技術的發展使得大數據分析逐漸成為信息分析的主流模式，而大數據分析對有價值信息的需求，使得檔案管理工作的重要性得以凸顯，而且使得檔案管理工作所要處理的信息量呈幾何級數增長，同時對檔案管理技術也提出更高的要求，先進的管理技術則需要專業的檔案管理人才來進行維護。

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