探究檔案數字化建設中的質量控制

趙曉麒

摘 要：加強檔案數字化建設中的質量控制對于檔案利用率的提升、檔案管理效率的增強具有重要作用，本文首先對檔案數字化建設的意義予以說明，然后對檔案數字化建設中存在的問題進行分析，最后結合實例，提出幾點檔案數字化建設中的質量控制策略。

關鍵詞：檔案數字化建設；質量控制；安全管理工作

隨著網絡技術與計算機技術的發展，檔案管理工作中的信息化技術也越來越重要。檔案管理工作和產品管理、圖書管理存在著明顯差異，在檔案保密、檔案分類等方面具有明顯特點。加強檔案數字化建設中的質量控制，會讓檔案數據庫建設整體水平得到提升。

1 檔案數字化建設的意義

檔案數字化建設的意義主要體現在三個方面：（1）提高辦公效率。數字化檔案管理可以讓資料歸檔更為及時，可以讓資料查詢更為便捷，檔案庫的功能不再僅僅局限于文件保管，更是信息提供的中心。（2）提升經濟效益。粗放型模式下的檔案管理工作有著較高的管理成本，而數字化管理的檔案，其載體發生了變化，從而不僅節省了保管費用，也減少了占地空間。（3）增強原件保護。檔案數字化建設可以讓部分檔案篡改的行為得到避免，也可以讓使用原件的次數減少。特別是對于歷史較長的檔案來說，數字化處理更讓其保護性得到增強。

2 檔案數字化建設中存在的問題

2.1 檔案部門開展數字化的基礎存在差異

檔案數字化建設工程本身相對復雜，尤其需要一定設備、場所的支撐。目前，數字化建設單位自身的基礎存在差異，擁有經費水平也有所不同，這就使得各單位各系統數字化水平存在明顯差異。現階段，有的單位部門已經完全實現了檔案數字化，具有較高的檔案數字化水平；但還有一些單位部門的數字化水平依然較低，沒有足夠的基礎條件來支持檔案數字化建設工作。

2.2 檔案數字化從業人員能力問題

隨著檔案數字化的不斷發展，對檔案管理人員的專業能力和計算機能力提出了更高的要求。目前，經過系統培訓的檔案從業人員數量相對較少，部分檔案從業人員的能力與素質還不能滿足檔案數字化建設發展的需要。有些檔案管理人員從事檔案工作時間短，檔案管理專業能力不能保障；還有一些檔案管理人員雖然經驗較為豐富，但掌握檔案管理新技術的速度相對較慢。這些都是當前存在的一定問題。

2.3 檔案數字化建設安全管理問題

檔案既具有一定的秘級限制，也具有保管年限和保密期限的限制。隨著網絡技術和計算機技術的發展，一些網絡公開行為將會對數字化檔案的安全造成嚴重威脅，使得檔案泄露的風險大大增加。檔案管理人員就需要對數字化下的檔案保密工作予以重新認識和高度重視。

3 檔案數字化建設中的質量控制策略

3.1 制定詳細的檔案數字化運作方案

檔案數字化推進的過程中，可能會因為各個單位之間聯系性較弱、工作水平有差異等問題而受到影響，對檔案資源的共享造成阻礙。所以，在檔案數字化建設中應該制定詳細的數字化運作方案，各個單位需要結合自身實際情況，考慮到上下級單位、兄弟單位的檔案工作情況，參照我國關于檔案信息管理的相關規定和規范，對數字化進程中的系統參數、數據格式以及數據庫規模進行科學設定，并且制定相關的檢查、驗收與監督的工作程序，為日后的檔案工作順利開展奠定基礎[1]。

3.2 保障檔案數字化建設的基礎設施

檔案數字化的建設離不開硬件設備的支撐，雖然不同地區、單位的檔案管理部門條件存在差異，但還是要想方設法地保障檔案數字化建設的基礎設施。檔案部門應該對檔案事業宣傳力度予以加大，明確檔案管理工作的重要性，讓各級領導部門對檔案數字化建設的重視程度得到提升；依照國家發展需要，國家相關部門需要對單位檔案管理經費進行科學調整，可以將其占總單位經費硬性指標適當提升；相關部門應該定期對檔案管理工作進行檢查，確保檢查的全面性和評估的科學性，同時，可以對市場化運作競爭機制予以引入，檔案既是一種需要存儲的信息資料，也是一種潛在的生產力，這種引入可以讓檔案部門資金狀況得到有效緩解。

3.3 加強檔案從業人員培訓工作

檔案數字化建設工作、檔案管理工作質量會受到檔案從業人員素質和能力的影響，因此，需要對檔案從業人員培訓工作予以加強。上級管理部門需要針對檔案從業人員的當前狀態制定較為詳細的培訓計劃，可以采用非脫產、脫產、網絡教育等多種方法，在培訓內容的選擇上，需要對檔案從業人員職業道德教育予以重視，讓檔案從業人員的使命感與責任心得到增強，重視檔案從業人員的素質培訓。檔案數字化建設會不斷地引進很多新的技術和管理方法，因此，就需要從業人員不斷地學習專業知識，提高專業技能，適應檔案數字化建設的發展。

3.4 完善檔案數字化建設相關制度

在國家關于檔案管理的相關規范基礎上，各個部門需要對檔案數字化建設相關制度予以完善，該制度需要緊密聯系實際情況與具體需要。可以對相關部門起到指導作用。如在制度中，就應該明確不同類型檔案數據化格式規格和內容保存的方式，明確圖片保存的方法，與圖片所要求的分辨率等，并對編制工作日志方法、檔案傳輸的范圍進行規定。各地檔案局應積極指導各單位檔案部門，在檔案數字化工作中，制定出科學嚴密的檔案管理制度；要求各單位檔案設置必須做到科學分類、排列、編目；在檔案數字化轉移過程中，對傳統檔案進行定期核對，如果發現問題需要進行及時報告[2]。

3.5 做好檔案安全管理工作

在檔案管理工作中，既需要做好檔案利用、檔案公開工作，也需要做好檔案的保密安全工作。應用現代化技術，實現檔案數字化的同時讓檔案安全管理帶來新的隱患。在檔案數字化建設過程中，一些傳統的紙質資料可能會在掃描、錄入過程中遭到損壞，可能會在轉移過程中丟失。而因為網絡開放性，檔案數字化建設過程中可能會遭到黑客的有意入侵。為加強檔案數字化安全管理，首先需要制定較為嚴格的檔案使用工作制度以及嚴格的檔案交接制度；其次；需要在檔案數字化建設中選拔業務素質強、責任心較高的工作人員，確保不會因為工作人員而讓檔案安全出現問題；然后，還需要對計算機安全管理、網絡安全管理予以加強，利用高技術手段使計算機局域網和外網物理斷開，讓黑客攻擊得到有效避免，同時對病毒檢查與日志備份工作予以加強，必須采用殺毒軟件、防火墻技術；最后，利用計算機與每份檔案的隨機驗證，可以讓檔案安全得到保證。

4 結論

綜上所述，針對檔案數字化建設中存在的基礎差異、人員能力等問題，通過制定詳細的檔案數字化運作方案、保障檔案數字化建設的基礎設施、加強檔案從業人員培訓工作、完善檔案數字化建設相關制度和做好檔案安全管理工作的策略可以對問題予以有效解決，進而讓檔案數字化建設中的質量控制得到加強。

參考文獻

[1]林麗君.檔案數字化及安全保密控制[J].納稅，2017，（24）：81+84.

[2]王辰.城建檔案數字化過程中質量控制的重要性[J].經營管理者，2017，（01）：283.endprint