高職院校檔案工作信息化建設(shè)改進(jìn)對(duì)策分析

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校對(duì)于學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作也逐漸由人力資源紙質(zhì)化管理模式向信息化電子化過(guò)渡。信息化的檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)高職院校檔案管理的高效、便捷、精準(zhǔn)等管理目標(biāo)，是未來(lái)高職院校檔案管理的必然選擇。本文分析了當(dāng)前高職院校檔案管理信息化中存在的問(wèn)題，并就此探究促進(jìn)高職院校檔案信息化管理的有效措施。

1.高職院校檔案管理信息化中存在的主要問(wèn)題

1.1檔案管理缺乏規(guī)范指導(dǎo)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

高職院校存續(xù)時(shí)間較短，其檔案管理模式多脫胎于大學(xué)檔案管理與企業(yè)檔案管理，在短期內(nèi)很難形成具有鮮明特色的獨(dú)立系統(tǒng)。基礎(chǔ)設(shè)施落后是高職院校斷案管理存在的表面問(wèn)題，而管理規(guī)范化的缺失是其存在的內(nèi)在問(wèn)題。信息化技術(shù)的告高速發(fā)展為高職院校檔案管理趨于規(guī)范化提供有利時(shí)機(jī)，以信息化建設(shè)為中心，以基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)為推手，以規(guī)范化管理為動(dòng)力，全面推進(jìn)高職院校檔案管理的信息化進(jìn)程。當(dāng)前很多高職院校對(duì)于學(xué)生學(xué)籍檔案的管理重視度不足，導(dǎo)致檔案管理工作成效不佳。這主要是因?yàn)槟壳暗胤礁呗氃盒＿€沒(méi)有出臺(tái)專門(mén)針對(duì)檔案信息化管理的相關(guān)工作規(guī)范，造成高職院校檔案工作缺乏規(guī)范指導(dǎo)，管理科學(xué)性不足。此外，檔案信息化管理的前提是相關(guān)信息化管理設(shè)備的建設(shè)，而目前很多高職院校在檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上比較滯后。例如學(xué)校檔案庫(kù)房、電子閱檔室等場(chǎng)所建設(shè)因?yàn)橘Y金限制的原因，難以實(shí)現(xiàn)全面有效建設(shè)。

1.2缺乏專業(yè)的檔案管理人才，檔案信息錄入效率低下

目前，高職院校對(duì)于學(xué)生相關(guān)學(xué)籍檔案的管理主要是依靠人力進(jìn)行，在管理形式上也主要采用紙質(zhì)檔案的管理模式，由于高職院校檔案管理人員自身對(duì)于學(xué)籍檔案的認(rèn)識(shí)有限，缺乏專業(yè)的信息化操作能力，在學(xué)校檔案管理工作中容易出錯(cuò)，管理效率低下。在科研檔案管理中，一旦出現(xiàn)因錄入、存儲(chǔ)等方面造成的失誤，極易對(duì)后續(xù)科研工作開(kāi)展造成影響。高職院校檔案的管理落后，使檔案難以發(fā)揮出其本身價(jià)值，更不用談挖掘檔案的深層次價(jià)值。因?qū)I(yè)管理人才的缺失，高職院校檔案管理中，只把檔案單獨(dú)作為歸檔、儲(chǔ)存、記錄的工具，而忽略了檔案資料本身蘊(yùn)含的價(jià)值，使檔案資料不能更好地服務(wù)高職建設(shè)。檔案很多高職院校教師在學(xué)生入學(xué)時(shí)，對(duì)于學(xué)生信息采集和錄入的操作不熟練，采集的信息欠缺規(guī)范化，這些都導(dǎo)致高職院校檔案管理信息化水平低下。

2.高職院校檔案信息化管理的有效實(shí)現(xiàn)途徑

2.1建立檔案管理規(guī)范，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校要實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理工作目標(biāo)，必須從制度健全、管理規(guī)范、基礎(chǔ)設(shè)施完善等方面著手，促進(jìn)高職院校檔案信息化、規(guī)范化建設(shè)不斷深化。高職院校應(yīng)高度重視檔案管理的規(guī)范化工作，協(xié)同有關(guān)的檔案管理部門(mén)建設(shè)《檔案管理工作條例》，切實(shí)將檔案管理工作落到實(shí)處。為了提升檔案管理質(zhì)量，每年有計(jì)劃的對(duì)檔案管理工作者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，做到及時(shí)更新檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能。不斷加強(qiáng)學(xué)校檔案管理硬件設(shè)施的投入，充分將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，將檔案管理工作的規(guī)范化、精細(xì)化不斷推向深入。

2.2加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提升信息化應(yīng)用能力

在檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中，要定期舉辦培訓(xùn)以提高現(xiàn)有檔案管理工作人員整體素質(zhì)，信息化檔案管理作對(duì)管理人員綜合素質(zhì)有更高要求，其不僅要有專業(yè)的檔案管理技能，還要有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)。高職院校要提升檔案信息化管理水平，必須重視檔案管理培訓(xùn)工作。培訓(xùn)可以針對(duì)專業(yè)的檔案管理人員，還應(yīng)面向全體輔導(dǎo)員、班主任群體，對(duì)學(xué)生信息化管理和電子錄入工作進(jìn)行培訓(xùn)。從注冊(cè)表格的格式、內(nèi)容和信息填寫(xiě)的規(guī)范化，電子學(xué)籍卡和花名冊(cè)的填寫(xiě)要求上規(guī)范講解，特別是對(duì)教育部關(guān)于學(xué)生信息化管理的錄入問(wèn)題，內(nèi)容規(guī)范和時(shí)間要求提出明確的要求。強(qiáng)調(diào)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)的學(xué)生學(xué)籍信息一生一號(hào)終身制，班主任在采集和錄入學(xué)生學(xué)籍信息時(shí)，一定要有高度的責(zé)任心、細(xì)心和耐心，采集和錄入的學(xué)籍信息要做到真實(shí)、規(guī)范、詳細(xì)、有效。

2.3 提升檔案管理服務(wù)性，挖掘檔案資料價(jià)值

檔案管理服務(wù)性由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，是信息化檔案管理區(qū)別與傳統(tǒng)檔案管理的要素。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，破解傳統(tǒng)檔案管理被動(dòng)服務(wù)的桎梏，為檔案管理主動(dòng)服務(wù)提供便利條件。信息化技術(shù)支撐的檔案管理，可以將有用信息主動(dòng)推送給需要的群體，從而從根本上提高檔案資料價(jià)值。

3.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職院校檔案管理工作涉及教育教學(xué)的重要信息資源，做好相關(guān)檔案的信息化管理工作，能夠更好的服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)，對(duì)于高職院校自身的管理水平提升也有重要意義。高職院校要認(rèn)識(shí)到自身檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)采取措施規(guī)范檔案管理流程和操作，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，并不斷加強(qiáng)檔案管理等相關(guān)人員檔案管理信息化培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)高效檔案管理目標(biāo)。

（作者單位：寶雞職業(yè)技術(shù)學(xué)院）