試論圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流的轉(zhuǎn)化

物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化是一個(gè)生態(tài)流的過(guò)程，圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化有它的有利條件，我們可以利用這些條件，結(jié)合圖書館館藏、讀者利用需求反饋、圖書館采購(gòu)自動(dòng)化管理系統(tǒng)的整合，實(shí)現(xiàn)圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流的轉(zhuǎn)化。

1前言

物質(zhì)流是指物質(zhì)之間的相互轉(zhuǎn)換、傳遞及轉(zhuǎn)化的過(guò)程，物質(zhì)流是循環(huán)的。信息流是指存在于我們身邊的電磁信號(hào)以及我們對(duì)于人類知識(shí)文明的繼承、發(fā)散及流傳，信息是雙向傳遞的。圖書資料采購(gòu)管理系統(tǒng)功能是通過(guò)物質(zhì)流和信息流來(lái)完成的“生態(tài)流”，以物質(zhì)循環(huán)、人力作用和信息傳遞的運(yùn)行方式和過(guò)程，推動(dòng)整個(gè)圖書館“生態(tài)系統(tǒng)”的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、服務(wù)功能的有效發(fā)揮。

2圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化的有利條件

2.1協(xié)調(diào)采購(gòu)解決供需關(guān)系的矛盾

解決供需矛盾的關(guān)鍵是協(xié)調(diào)采購(gòu)方案的實(shí)施，它可以解決購(gòu)買重復(fù)、經(jīng)費(fèi)短缺與用戶矛盾。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展和不斷改善，網(wǎng)上采集已成為圖書采選的一種發(fā)展趨勢(shì)。具備一定實(shí)力的大型出版社和圖書供貨商都設(shè)有自己的網(wǎng)站；中國(guó)圖書進(jìn)出口總公司的中國(guó)海外圖書選書系統(tǒng)、“在線選購(gòu)”服務(wù)等。

2.2疏通信息傳遞渠道調(diào)和各種關(guān)系，開(kāi)展正常活動(dòng)

在圖書館中，由于物質(zhì)流和信息流的存在，使圖書資料、館員與讀者之間的關(guān)系錯(cuò)綜復(fù)雜，形成了一條價(jià)值鏈并導(dǎo)致其在價(jià)格鏈上的溝通。通過(guò)疏通信息傳遞渠道，一是能夠調(diào)和圖書館各部門之間、圖書館與資源之間、讀者與館員之間、資源與讀者之間的關(guān)系。二是能夠保證讀者對(duì)圖書館環(huán)境的識(shí)別、資源的獲取和利用等活動(dòng)將能夠正常進(jìn)行。三是網(wǎng)上書店提供的網(wǎng)絡(luò)書評(píng)對(duì)圖書館采購(gòu)意圖產(chǎn)生重大影響，對(duì)圖書館館藏發(fā)展與圖書流通推廣有所幫助。

3圖書資料采選“生態(tài)信息流”

圖書資料采選信息包括讀者需求信息、館藏信息和客戶（經(jīng)銷商、出版商）信息。圖書資料的采選是基于讀者需求的采選，而讀者的需求其有效性取決于兩個(gè)方面：一是館藏文獻(xiàn)資料信息；二是圖書館的財(cái)力。需求信息與館藏信息相匹配，決定了“購(gòu)買意愿”。意愿變?yōu)檎鎸?shí)行為，還需要與客戶信息進(jìn)行匹配，確定“向誰(shuí)購(gòu)買”。

現(xiàn)代圖書館圖書資料采選的業(yè)務(wù)流程發(fā)展在各個(gè)層次、各個(gè)環(huán)節(jié)上都要恰當(dāng)運(yùn)用信息化技術(shù)，使得圖書采購(gòu)供應(yīng)鏈更加緊湊高效，使圖書館對(duì)圖書市場(chǎng)反應(yīng)更加機(jī)敏，根據(jù)讀者需求和反饋情況提供圖書新書目和開(kāi)展采購(gòu)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮現(xiàn)代物質(zhì)流中信息資源共建共享作用。

4圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化的階段

4.1館藏現(xiàn)狀了解及讀者需求反饋分析階段

圖書館與讀者密切關(guān)系的發(fā)生，多源自于圖書館的藏書及其流通行為，如何根據(jù)館藏現(xiàn)狀和讀者需求情況制定采購(gòu)策略，確保圖書館服務(wù)品質(zhì)的提升，實(shí)現(xiàn)由物質(zhì)流向信息流的轉(zhuǎn)化是圖書館信息化管理的重要課題。

讀者參與反饋對(duì)圖書資料選購(gòu)和重購(gòu)意愿具有顯著影響，基于讀者反饋而有針對(duì)性地與讀者進(jìn)行后續(xù)溝通尤為必要。

4.2圖書資料采選自動(dòng)化管理系統(tǒng)的整合階段

圖書資料采選自動(dòng)化管理系統(tǒng)的建立是采用計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立和維護(hù)采訪文件及相應(yīng)索引、訂購(gòu)與訂購(gòu)審校、訂購(gòu)前書目查重、建立和維護(hù)國(guó)際交換文件、自動(dòng)打印訂單和個(gè)別登記記帳等。通過(guò)整合圖書資料采選自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了圖書采購(gòu)的集成化管理，將原來(lái)許多分離的工作在功能上進(jìn)行合并和重組，既改進(jìn)了工作程序，又提高了工作效率。

4.3圖書資料采選由物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)換階段

圖書資料采選物質(zhì)流向信息流轉(zhuǎn)化過(guò)程即是以圖書采購(gòu)為原點(diǎn)，向內(nèi)、向外輻射的過(guò)程。

向內(nèi)輻射，如圖書館館舍設(shè)計(jì)、館藏結(jié)構(gòu)需求與分配（查重查復(fù)）、藏書結(jié)構(gòu)調(diào)整與優(yōu)化、讀者需求調(diào)查、讀者意見(jiàn)反饋、讀者滿足率、館員專業(yè)技能、圖書采購(gòu)計(jì)劃與策略等等。向外輻射，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取大量的最新圖書的出版信息，現(xiàn)代化的高效采購(gòu)方法能將采訪人員從低效狀態(tài)中解放出來(lái)，使他們能將更多的精力放在了解、獲取和掌握文獻(xiàn)出版情況，了解讀者對(duì)文獻(xiàn)的需求上，圖書館采訪部門也因此能減輕大量選書和重復(fù)訂購(gòu)的負(fù)擔(dān)。

4.4信息流明晰化處理過(guò)程

在圖書資料采選信息流明晰處理過(guò)程中，存在幾種基本信息流向，即需求信息流、館藏信息流和客戶信息流。也存在一些節(jié)點(diǎn)，通過(guò)較高的品種滿足率、到貨準(zhǔn)確率以及個(gè)性化的加工服務(wù)構(gòu)建了供需信息對(duì)稱、圖書配送準(zhǔn)確迅速、售后服務(wù)保障有力的營(yíng)銷業(yè)務(wù)體系，形成了流程的本質(zhì)內(nèi)容。通過(guò)將其直觀化，可以使圖書資料采選流程的各個(gè)知識(shí)節(jié)點(diǎn)明晰化。

首先，需求信息流應(yīng)與館藏信息流相匹配，建立良好適度的圖書館藏結(jié)構(gòu)，保證圖書采購(gòu)“生態(tài)活動(dòng)”的正常進(jìn)行；其次，館藏信息流應(yīng)與客戶信息流相匹配，將圖書資料采選信息流動(dòng)的路徑、知識(shí)處理點(diǎn)和存儲(chǔ)點(diǎn)從圖書館的業(yè)務(wù)流程中抽取出來(lái)，使圖書資料采選更加便利；第三，是實(shí)現(xiàn)合作伙伴之間的信息雙向流動(dòng)，有效地解決每一個(gè)合作伙伴的需求和滿意度。

現(xiàn)代圖書館圖書資料采選的業(yè)務(wù)流程發(fā)展將最新圖書信息在出版社、新華書店、圖書館采訪人員與讀者之間傳遞，使得圖書采購(gòu)供應(yīng)鏈更加緊湊高效，使圖書館對(duì)圖書市場(chǎng)反應(yīng)更加機(jī)敏，根據(jù)讀者需求和反饋情況提供圖書新書目和開(kāi)展采購(gòu)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，發(fā)揮現(xiàn)代物質(zhì)流中信息資源共建共享作用。

（作者單位：湖南鐵路科技職業(yè)技術(shù)學(xué)院）