新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

文書檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)得以開展及其建立、變更、注銷的記錄載體，同時(shí)，也是事業(yè)單位的各項(xiàng)管理工作得以順利實(shí)施的重要原始資料保障。也可以作為上級(jí)檢查時(shí)的憑證與依據(jù)使用。新的形勢(shì)下，事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨著新的問題與新的挑戰(zhàn)，如何做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作，是我國(guó)現(xiàn)階段存在的一個(gè)重點(diǎn)問題。本文中，筆者主要探討了事業(yè)單位文書檔案管理工作的意義及其現(xiàn)階段存在的問題，并針對(duì)新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作這一問題提出了幾點(diǎn)建議，以供參考。

事業(yè)單位文書檔案管理工作是登記管理工作中的重要組成部分之一，主要任務(wù)是對(duì)登記管理活動(dòng)實(shí)施中形成的相關(guān)檔案進(jìn)行收集、整理、保管以及利用，并對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)管理。事業(yè)單位文書檔案工作，應(yīng)當(dāng)貫徹落實(shí)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定與要求，通過加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理、登記管理及其他相關(guān)管理服務(wù)，從而為事業(yè)單位的日常工作及社會(huì)公眾提供更好的服務(wù)。

一、事業(yè)單位文書檔案管理工作的意義

（一）有利于填補(bǔ)國(guó)家檔案在事業(yè)單位發(fā)展情況上的空白

對(duì)國(guó)家全部檔案進(jìn)行集中、統(tǒng)一的管理，維護(hù)檔案的安全性、完整性，以為黨和國(guó)家各項(xiàng)相關(guān)工作的有效開展奠定良好的資料基礎(chǔ)，這是我國(guó)檔案工作的主要目的及基本原則。然而，在我國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)、文化事業(yè)的發(fā)展過程中，事業(yè)單位均發(fā)揮著非常重要的作用，事業(yè)單位的文書檔案，真實(shí)記錄著我國(guó)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況、發(fā)展變化情況，因此，其是國(guó)家檔案中的一項(xiàng)重要組成部分，具有不可替代的地位。事業(yè)單位文書檔案管理工作的主要職責(zé)是將事業(yè)單位的全部文書檔案保管好，這就為國(guó)家保存了重要的歷史資料，有利于填補(bǔ)國(guó)家檔案在事業(yè)單位發(fā)展情況上的空白。

（二）具有法律效力，能夠作為重要憑證

在事業(yè)單位之中，文書檔案是其各項(xiàng)活動(dòng)得以開展及其建立、變更、注銷的記錄載體，真實(shí)地記錄了事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)登記管理工作的實(shí)際情況，也是對(duì)登記管理整個(gè)過程的有效反映。因此，在有關(guān)部門或者是登記管理機(jī)關(guān)對(duì)違紀(jì)行為、違法行為進(jìn)行查處的時(shí)候，事業(yè)單位文書檔案可以作為原始材料，為其提供有效的法律依據(jù)，在涉及有關(guān)訴訟的時(shí)候，也可以當(dāng)作憑證使用。

（三）可以為社會(huì)有關(guān)方面提供信息查詢服務(wù)

在我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展、市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷完善的背景下，作為市場(chǎng)主體的事業(yè)單位，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)生活中勢(shì)必會(huì)起到越來越重要的作用。文書檔案中，記錄著事業(yè)單位的法定代表人、住所、資金、銀行賬號(hào)、印章式樣、業(yè)務(wù)范圍、年度報(bào)告以及分支機(jī)構(gòu)的各種相關(guān)材料等。根據(jù)有關(guān)規(guī)定的要求，對(duì)上述資料進(jìn)行合理開發(fā)、利用，便可以為社會(huì)有關(guān)方面提供良好的信息查詢服務(wù)。

二、事業(yè)單位文書檔案管理工作現(xiàn)階段存在的問題

（一）缺乏依法歸檔意識(shí)

目前，由于缺乏對(duì)檔案工作的正確認(rèn)識(shí)與重視，部分領(lǐng)導(dǎo)還無法解決、甚至沒有意識(shí)到需要解決檔案收集過程中存在的實(shí)際問題，在檔案收集方式上，依然采用依靠有關(guān)部門主動(dòng)移交、檔案管理部門主動(dòng)索取的方法，由于這種方法的可操作性較差，導(dǎo)致檔案移交工作很長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)無法落到實(shí)處，進(jìn)而產(chǎn)生了材料收集不全的問題，給檔案管理工作帶來了很大的影響。

（二）對(duì)文書檔案管理的重視程度不夠

在長(zhǎng)期以來的發(fā)展過程中，部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)文書檔案管理工作不夠重視，究其原因在于，其沒有正確認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位文書檔案管理工作的重要性，甚至是認(rèn)為文書檔案管理便是抄抄寫寫、將資料保存下來即可，并不是事業(yè)單位必不可少的工作，無法為事業(yè)單位帶來效益，因此，只要確保事業(yè)單位文書檔案不丟失、不泄密，可以應(yīng)付查檔、外調(diào)即可。這種行為的存在，嚴(yán)重限制著事業(yè)單位文書檔案管理工作的有效開展，嚴(yán)重違背了文書檔案的價(jià)值屬性。

（三）文書檔案管理水平較低

就現(xiàn)階段來說，我國(guó)事業(yè)單位中，仍有一些檔案管理人員沒有進(jìn)行專業(yè)、系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，因此，對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)不夠了解，包括檔案材料的收集、歸檔、整理、裝訂以及管檔要求、檔案的重要性等，這就導(dǎo)致了文書檔案管理水平較低。與此同時(shí)，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，因此，對(duì)于檔案管理工作無法投入過多的經(jīng)歷，只是將材料放入檔案盒，而沒有及時(shí)整理、歸檔，對(duì)于歸檔的材料，也不夠準(zhǔn)確、真實(shí)，這就給檔案管理水平帶來了嚴(yán)重的影響。

三、新形勢(shì)下如何做好事業(yè)單位文書檔案管理工作

（一）積極探索文書檔案管理新模式

就我國(guó)檔案工作的實(shí)際發(fā)展情況來看，事業(yè)單位文書檔案管理工作，應(yīng)實(shí)現(xiàn)由封閉性模式朝著社會(huì)性模式的轉(zhuǎn)變。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展、完善的當(dāng)今時(shí)代背景下，多種經(jīng)濟(jì)組織形式并存，文書管理已經(jīng)成為了一種社會(huì)化性質(zhì)的活動(dòng)，文書檔案管理工作作為文書管理中的重要組成部分之一，必然會(huì)存在這一社會(huì)化性質(zhì)。基于這樣的原因，事業(yè)單位文書檔案管理工作，也要積極探索適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求、事業(yè)單位文書檔案實(shí)際情況的管理新模式。

（二）積極開展目標(biāo)管理活動(dòng)

文書檔案的目標(biāo)管理活動(dòng)指的是，根據(jù)黨和國(guó)家的勞動(dòng)工作政策、組織路線、方針政策、法律法規(guī)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合文書檔案的近期發(fā)展規(guī)劃及其發(fā)展現(xiàn)狀，綜合考慮文書檔案管理工作的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、基本內(nèi)容，并遵循規(guī)定程序、方法，開展等級(jí)考評(píng)，確定對(duì)應(yīng)等級(jí)。目標(biāo)管理活動(dòng)是文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化管理的有效途徑。就現(xiàn)階段來說，我國(guó)檔案部門已經(jīng)在目標(biāo)管理活動(dòng)上做出了諸多實(shí)踐，并取得了一定的成功。加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位文書檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，充分發(fā)揮檔案的作用，提高服務(wù)質(zhì)量，具有非常重要的意義。基于這樣的原因，事業(yè)單位文書檔案管理工作，應(yīng)積極開展目標(biāo)管理活動(dòng)，并借鑒相關(guān)成功經(jīng)驗(yàn)，以更好地促進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展進(jìn)程。

（三）加快干部隊(duì)伍建設(shè)

為促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，必須建立一支德才兼?zhèn)洹⒄嗡刭|(zhì)高的干部隊(duì)伍，不僅要知識(shí)面寬，還要具備良好的業(yè)務(wù)能力。新的歷史條件下，加快干部隊(duì)伍建設(shè)，是推動(dòng)事業(yè)單位文書檔案管理規(guī)范化發(fā)展的重要保證與客觀要求。干部隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：第一，對(duì)文書檔案管理人員，加強(qiáng)繼續(xù)教育與培訓(xùn)力度，主要包括業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、政治強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)管理人員業(yè)務(wù)水平、思想政治水平的提高；第二，積極充實(shí)干部隊(duì)伍，將一些有豐富組織文書工作經(jīng)驗(yàn)、良好檔案專業(yè)知識(shí)、政治素質(zhì)好的干部同時(shí)，調(diào)到文書檔案管理工作崗位上，以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理水平的提高。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新的形勢(shì)下，事業(yè)單位文書檔案管理工作面臨著新的問題與新的挑戰(zhàn)，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案管理水平的提高，必須正視、重視現(xiàn)階段我國(guó)事業(yè)單位文書檔案管理中存在的問題，并要結(jié)合時(shí)代發(fā)展要求、實(shí)際情況，采取有效的措施予以解決，才能切實(shí)做好事業(yè)單位文書檔案管理工作。（作者單位為洛陽(yáng)市糧食局直屬分局 ）