淺談檔案管理如何為經濟建設服務

在市場經濟體制下，一切活動都圍繞價值展開，以實現經濟利益最大化為目標。醫院檔案管理是醫院管理工作的主要組成部分，加強檔案的管理和利用，對于提高醫院整體管理水平具有重要意義。檔案就是醫院內部的主要信息，關乎到醫院主要合同和醫護人員的個人信息，檔案管理工作受到越來越多的關注。隨著新醫改的推行，以往的管理方式已經和現在的情形不相適應，新醫改對醫院檔案管理工作提出了更高的要求，因此，醫院檔案管理部門要采取積極措施，結合醫院的實際情況，狠抓薄弱環節，推動檔案管理事業的發展和創新，使其更好的為醫院各項工作服務，促進醫院的進一步發展。本文就當下醫院檔案管理工作中存在的問題進行分析研究，以不斷完善檔案管理方法，為醫院經濟建設服務。

隨著新醫改方案的不斷推行，政府日益深化醫療改革制度，新醫改對醫院檔案管理提出了新的要求。醫院檔案作為一種特殊的資源，包括與醫院活動相關的各種歷史記錄，主要有文件、影像、磁盤等，形式多樣，內容龐雜。這些信息材料，不僅可以為臨床醫學提供參考，而且也是醫院的特殊資源，記載了醫院發展的歷史。加強醫院檔案管理，實現其管理的科學化和規范化，糾正檔案管理當中的問題，是促進依醫院發展的主要途徑。

一、醫院檔案管理當中存在的問題

1.檔案管理制度不健全

現在醫院檔案管理部門當中存在的主要問題是檔案管理制度不健全以及操作不規范。檔案管理工作涉及到職能科室、使用科室、檔案室，但是，這三個科室常常發生因為分工不明確而造成的工作失誤，各個科室工作不協調沒有發揮出各個科室的職能作用。此外，各個科室檔案有不同的檔案管理人員進行分工管理，這就使信息的完整性和連續性難移保證，不但造成了信息資料的浪費，而且增加了信息查找的困難，管理工作混亂。

2.缺乏專業的管理人才

由于有些醫院對檔案管理工作不夠重視，認為檔案管理管理是一項十分簡單的工作，任何人員都可以勝任，這種錯誤的認知造成當下檔案管理部門的管理人員并非職業出身，多半是非專業人員，管理人員是從行政、護理或是其他部門轉行從事這項工作。這就使檔案管理部門的管理人員文化水平參差不齊，而且人員的流動性比較大。檔案管理部門缺乏專業性人才，兼職人員工作業務不熟練，而且這些管理人員對檔案的重視度不夠，致使檔案管理工作發展緩慢，不利于醫院的發展。

3.現代化管理水平低

當前醫院檔案管理機構的設置比較混亂，而且管理人員缺乏專業素養，檔案管理信息化程度比較低，難以適應當下社會發展的需求。傳統檔案管理還采用人工管理的落后階段，出錯的概率比較大，而且經常出現資料丟失的現象，無法適應新醫改的發展趨勢。

二、改善醫院檔案管理的策略

1.對檔案管理制度及模式的健全與規范

對于醫院檔案管理制度的健全應該基于多方面考慮并執行，比如說在檔案的保管與利用工作完善方面，就應該為檔案保管制定“保質期”，并同時制定與其相匹配的考核與獎懲制度，有效調動醫院內部各個科室的檔案管理人員工作積極態度。另外，醫院也要根據自身具體的醫療服務狀況來制定相應的醫療檔案管理制度，專門選擇那些擁有一定管理經驗且擅長醫療檔案管理經驗的人來組成檔案管理小組。另外檔案管理小組也應該對醫院內部醫療人員進行培訓，在臨床醫療服務活動中廣泛收集各方意見，最終總結臨床科室的各項醫療服務要求，再結合檔案管理經驗來制定適合于醫院本身切實可行的醫療制度。基于此，醫院醫療服務工作就可以做到有據可循，有法可依，最終實現規范化管理進程，同時確保檔案資料管理的有效性、連續性與完整性。

2.在醫院檔案管理工作實踐中，檔案管理人員的思想認識水平和業務能力對醫療檔案管理工作能力產生著關鍵性影響，所以新時期要想探索醫院檔案管理工作的規范化、制度化和科學化發展，就必須深化檔案管理人員的檔案管理意識，借助有效的培訓和指導促進檔案管理人員業務水平的逐步提高。因此針對當前我國醫院檔案管理人員綜合素質普遍偏低的情況，醫院應該結合信息時代檔案管理工作的具體需求對管理人員實施有效的教育和培訓，在提供專業指導的同時也有意識的強化檔案管理人員的信息化素養，保證檔案管理人員能夠借助信息技術探索信息化管理，促進管理效率和效果的進一步提高。同時，為了進一步激發檔案管理人員參與檔案管理工作的積極性，也可以制定相應的績效考核制度對管理人員實施有效督促，亦或是構建健全的獎懲制度，促進檔案管理人員工作積極性的激發，進而促使醫院檔案管理工作呈現出新的發展狀態，為檔案資源的有效利用提供堅實的保障。

3.引進先進的檔案管理技術

利用計算機技術管理醫院檔案，不僅可以減少檔案占用的空間，而且易于保存，節省了大量的人力、物力和財力，同時也提高了醫院檔案管理的工作效率。檔案管理的信息化，是醫院檔案館工作發展的必然趨勢。信息化管理實現了檔案信息的數字化，所有檔案可以用電子文件的形式進行保管，這從一定程度上擴大了存儲的內容，延長了存儲時間。不過，電子文件形式的檔案也存在一些不足，當遇到斷電或者黑客攻擊時，容易造成數據丟失。因此檔案管理部門要結合實際，對一些主要的檔案信息打印成紙質版進行備份，同時使用紙質版和電子版兩種檔案，實現信息的安全管理，為醫院事業的發展而服務。

三、結語

綜上所述，在新形勢下，醫院要正視檔案管理的重要性，為了適應社會發展需求，促進醫院事業的發展，檔案管理部門要健全檔案管理制度，提高管理人員素質，采用先進的管理技術，完善檔案管理工作，推動醫院的進一步發展。（作者單位為濰坊市婦幼保健院）