如何實現畢業生檔案管理信息化

劉小紅

【摘要】畢業生檔案是學校、組織和個人在招考報考過程中直接或間接形成的具有保存價值和保存的必要性的文字、圖表、圖像等其他各種形式和載體的真實記錄。為了實現畢業生檔案管理的信息化，本文通過畢業生檔案信息化建設策略、當前學校畢業生檔案工作普遍存在的問題與解決辦法來闡述實現畢業生檔案管理信息化。

【關鍵詞】畢業生檔案 信息化

畢業生檔案是原始信息的一種資源，是原始信息和信息載體的統一體。然而，許多高校的招生檔案存在數量冗余、保管條件較差、查詢和利用效率較低、管理人員知識結構老化、單一的問題。這些問題嚴重的影響著高校招生檔案管理工作的質量和實效，因此要解決這些問題最好的辦法就是實現招生檔案管理的信息化。

一、畢業生檔案信息化的內涵

所謂畢業生檔案管理信息化就是使有現實利用價值的檔案內容數字化、網絡化、信息化，不僅要發揮畢業生檔案的憑證作用，更要注重發揮畢業生檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實施綱要》提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。畢業生檔案信息化建設更具有特殊意義，因此，不能簡單地把畢業生檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于一般的檔案信息化建設，而應從多方面入手來加強畢業生檔案管理信息化建設。

二、實現畢業生檔案信息化建設策略

（1）提高畢業生檔案工作者的素質，特別是加強畢業生檔案信息化人才隊伍建設，建設復合型的畢業生檔案管理隊伍。畢業生檔案人員不應單純是檔案的保管員，還應具備高校學生管理工作的專業特性，熟悉畢業生工作，明白畢業生檔案對于高校招生就業工作的重要性。一個檔案管理者，特別是畢業生檔案的管理者必須有較好的基礎知識、較高的專業知識及廣泛的相關學科知識素養。只有具備一定的適應計算機技術和網絡技術發展需要的基本技能，才能處理好檔案信息的數字化和網絡化，做好網絡環境下的畢業生檔案信息資源的開發。

（2）提高高校畢業生檔案標準化、規范化水平就要推進畢業生檔案管理信息化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。檔案信息是一個內容十分豐富，形式極其復雜的信息源。要保證畢業生檔案管理的規范性和人們輕松、快捷的在網上查檔，就必須遵循一定標準。否則，就會影響利用者快速、準確的查閱檔案。

（3）抓好學校檔案數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

（4）搭建學校檔案信息化建設平臺，提高認識，加強領導，強化檔案管理意識，建立健全檔案管理制度。提高和增強學校全體師生對檔案工作特別是畢業生檔案工作的重要性的認識，是搞好學校檔案工作的先決條件。

（5）加強橫向聯合，實現信息資源共享。學校部門多，人員復雜，學生流動性強。因此，對于畢業生檔案管理也是復雜多樣的。建立一個完整的校園信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使招生檔案的利用率提高，避免不必要的重復和浪費。

三、當前學校畢業生檔案工作普遍存在的問題與解決辦法

（一）存在的問題

（1）檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性;另一方面，在學校教學過程中，有很多教師對畢業生檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

（2）檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

（二）解決辦法

（1）加強檔案部門網上辦公先進設備的配置，加快檔案信息化建設。檔案管理信息化，需要購入設施設備。我們要爭取學校領導的對招生檔案管理的重視，加大對招生檔案信息化的投入，盡可能地創造條件，推進招生檔案信息化建設的發展。

（2）加強信息人文管理。所謂信息人文管理是從人與社會的角度對招生檔案信息進行管理，其主要管理手段是檔案制度化、信息政策話，大力推崇檔案信息文化。在推進檔案信息社會化中，應當重視相應的信息法律、信息政策和信息文化的建立，沒有這種人文管理提供支撐，要想充分實現學校招生檔案信息的流動性、共享性和價值性是不可想象的，只靠信息技術是難以實現檔案信息社會化的目的的。

（3）采取切實可行的信息保護措施。加強使用電子檔案的法律、制度的制定，用法律和制度來保障招生檔案這一特殊資源的齊全完整。將紙質招生檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，必須配備統一的管理設備。

實現計算機在檔案部門的全覆蓋。要為學校的招生就業工作發展提供快、準、全的檔案信息，計算機給我們提供了一個強有力的工具。利用開發計算機招生檔案管理系統可實現：檔案自動編目和檢索、檔案自動全文存儲與檢索、檔案業務工作管理、計算機輔助立卷、檔案自動標引，以及文檔一體化管理等。采用高容量的存儲載體。隨著畢業生人數的變化，畢業生檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的檔案室壓力，以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體。利用計算機的移動存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題，同時解決畢業生檔案管理人員的工作量，并能提高檔案工作效率。