發揮作用優勢在辦公室業務中形成特色

田慧敏

摘 要：一個企業肯定包含各種類型的部門，比如：人事部門、財管部門、銷售部門等等，每個部門之間都是相互聯系、相互制約的，不可獨立存在，任何一個部門在工作上的疏漏都有可能導致企業工作不能正常進行，所以各個部門應該各司其職，明確本部門在該企業中的地位和作用，選擇部門經理，制定相關部門措施，更好的發揮作用，為企業帶來效益，企業辦公室必須時刻以服務大局為中心，全力保障各項規定的有效實施，體現自身價值，彰顯獨特的工作魅力。

關鍵詞：企業辦公室；服務大局；發揮作用優勢

企業辦公室在一個企業中可以說位于企業的中心地位，起著輔助領導的作用，是指揮、控制整個機關工作的中心部門，是各種信息的交匯地和集散地。企業辦公室是一個單位的總進出口，起著聯絡上下，溝通四面八方的作用，是一個企業的窗口。是保證機關工作正常運轉的樞紐。企業辦公室也是領導工作的助手，要充分彰顯自己的價值，協助領導處理各種事務，幫助領導做好各種交接工作。企業辦公室應充分發揮自己在企業中的作用，切實為企業帶來效益。

1 辦公文秘工作，體現一個“細”字，保證規范運行

從古至今都流傳著一句話：細節決定成敗。“辦文、辦會、辦事”是企業辦公室的核心工作，企業辦公室在企業日常管理中主要涉及這幾個方面的工作，是辦公室職能的直接體現。在處理這些工作時辦公室要做事嚴謹、不疏忽任何一個小細節，嚴格規范言行，做事有條理，提高辦事效率。

1.辦文嚴細化

辦公室在辦文環節，要嚴格把控好三觀，這三觀分別是：發文觀、質量觀、時效觀。只有在發文時把這三方面工作都處理好，才能保證發文工作的有效進行。提高發文環節的質量。發文觀：按照審核標準，嚴格對發行的文件進行審核，對于不該發、可發可不發的文件堅決不發，避免因為發文過多或者是發文沖突等造成的一系列不必要影響。質量觀：制定考核量化標準，完善量化體系，對文章的文字、格式、內容等方面進行量化考核，保證文章的字數充足，確保文字工作的質量和水平，嚴謹做事。時效觀：有些文件往往因為中間環節程序太多導致不能按時發行，辦公室應重點關注這方面的工作，在確保文件質量達標、數量達標的條件下，減少一些不必要的程序，做到：今日事今日畢。確保文件按時發行，不影響企業正常工作。

2.辦會精細化

辦會精細化要求辦公室做好會前、會中、會后三方面充分的準備工作。會前準備充分，考慮細節。例如：會議材料準備、會議時間通知、會議坐次安排、資料發放、接待工作以及會場布置等，充分做好會前準備工作，不疏漏任何環節，會前應制定備用方案，確保會議有條不紊的進行。會中服務，規范會議細節，包括：音響設備、會議匯報視頻等。安排相關工作人員端送飲料、發放一些季節性用品，準備筆、本，及時記錄會議內容，保證會場秩序，調動會場氛圍。會后根據會議情況對會議資料進行整理，安排會議人員依次退場，安排工作人員做好會后會場的清理工作。通過做好會前、會中、會后三個環節的工作，貫徹精細化的工作理念，充分體現辦公室的職能。

3.辦事明細化

辦公室在辦事環節應該充分處理好各項事務性工作，包括：考慮周密，提前布置，做好細節工作、分工明確、細化責任、安排人員做好接待、值班和費用管理等工作。接待方面，按照企業接待標準，控制接待規模，合理安排接待場地，安排合適的接待人數，選擇大方而不失華麗的接待儀式，安排住宿，要充分體現企業的熱情好客，同時也要本著勤儉節約的理念，在接待儀式開始前，安排相關人員先走個過場，確保接待任務順利無誤完成。值班方面，完善值班規章制度，嚴肅值班紀律，做好值班人員交接工作，避免出現因值班人員缺席造成的財產損失，費用管理方面，制定嚴格的資金使用政策，廉潔自律，確保各項開支秉承合理、實用的原則。

2 宣傳調研工作，強調一個“實”字，發揮助手作用

1.不斷加強和改進宣傳工作的方式方法

首先要提高理論知識水平和業務水平，潛心鉆研，更新知識結構，拓寬知識領域，堅持自學，確保學習的頻率和次數。培養參與經營的意識。其次，不斷培養對企業發展前景、措施的新思維，與員工密切交流，探索員工樂于接受的宣傳方式，確保方式的可行性，探索多元化的宣傳方式，更好的服務大眾。再次，向員工灌輸合作精神的重要性，塑造良好的企業精神，樹立關心人、尊重人、理解人、愛護人的“以人為本”的交往理念，營造一種和諧的企業氛圍，積極引導員工與企業一同成長，在工作中獲取經驗，豐富自己的知識，拓寬知識領域更新知識結構，在企業宣傳工作中體現自我價值，實現自我提升。把企業精神作為企業文化的靈魂，倡導員工積極傳播企業精神，弘揚企業精神，塑造符合企業的影響，堅定員工的信念，使員工樂于在這個崗位工作、付出，培養員工的團隊意識和合作精神，不斷提高員工的責任感和使命感，為領導分憂解難，提高企業工作的效率，提升企業的價值和影響力。

通過不斷加強和改善宣傳方式、方法和技巧，更好的塑造企業影響，弘揚企業精神，傳遞企業文化。

2.加強信息傳遞管理，深入開展調研工作

辦公室是傳遞信息的樞紐，辦公室人員要及時采集信息，上報信息，確保信息及時送達，不耽誤企業工作的進度。辦公室除了要按時匯報信息外，對信息的質量和價值也要親自調查研究。這就要求安排相關的辦公室人員去科研或者生產地點進行體驗，及時掌握第一手資料，提高理論和實際相結合的能力。提高信息的價值和真實性，利用信息更好的進行督察工作、攥寫報告，為企業經營提供重要的信息參考，根據實際科研和生產情況，進行企業相關工作進度的調整和相關人員的調動，使企業朝著高生產、高效率的目標不斷邁進。

要想提高信息的價值，提高信息的利用率，需要不斷加強調研動作，組建督察小組，完善相關的監管制度，確保獲得信息的途徑是科學的、嚴謹的、可靠的，安排專業的辦公室人員親自深入基層考察，定期對相關調查人員展開培訓，提高他們參謀信息、分辯信息、協調信息、整合信息的能力。對獲得的信息進行篩選，使匯報的信息更具概括性。提高信息的價值。

3 結束語

綜上所述，辦公室工作在具有一定的挑戰性的同時也具有很大的突破性，辦公室作為一個企業的核心樞紐，要時刻與領導保持一致，關心員工的工作狀態，更好的調動企業的氛圍，辦公室工作要肩負起帶頭的作用，身體力行，潛心鉆研業務，更新知識結構，能輕松應對棘手問題和各種嚴峻考驗，塑造積極、健康向上的辦公形象，提高企業工作效率。

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